Како успешно управљате пројектом?

Честитам! Управо сте били задужени за важан нови пројекат. Јасно, ваш шеф нуди ову прилику као глас повјерења у ваше вјештине. И док сте узбуђени, ово је први пут да сте одговорни за укупан пројекат и то је помало застрашујуће

Бројна питања пролазе кроз ваш ум:

• Како да почнем?
• Који су кораци неопходни за померање пројекта од иницијације до затварања?
• Како да направим пројектни тим високих перформанси?
• Кога тражим за помоћ у овом процесу? Да ли постоји извршни спонзор?

Ови савети се фокусирају на пружање помоћи свима који су нови у вођењу пројекта, одбора или тимске иницијативе за активност која је јединствена за организацију. Било да организујете празничну забаву или водите иницијативе за развој нових производа, постоје алати и процеси управљања пројектима како би ваша вероватноћа успеха била много већа.

5 Фазе процеса пројекта:

1. Иницијација: покренуо пројекат.
2. Планирање: планирање свих радова на пројекту.
3. Извршење: заправо обављање посла.
4. Управљање и контрола: све што радите током пројекта за праћење напретка.
5. Завршни: комплетирање и достављање пројекта и прекидање рада тима.

Ови кораци су идентични за сваки пројекат.

13 основних корака за новајлије пројекта:

1. Дефинишите опсег:Први и најважнији корак у сваком пројекту је дефинисање обима пројекта. Шта треба да постигнете или створите? Који је циљ пројекта? Једнако је важно дефинисати оно што није укључено у опсег вашег пројекта. Ако не добијете довољно дефиниције од свог шефа, разјасните опсег и пошаљите га натраг горе на потврду. Иако је овај пример мало ван пословне теме, сви се можемо односити на вјенчање. У планирању вјенчања, можда ћете имати као свој циљ: припремити свадбени пријем за 100 гостију заједно с вечером, отвореним баром, свадбеном тортом и ливе бендом за плес до одређеног датума по цијени која не прелази 20.000 долара.

1. Одредите расположиве ресурсе:Које људе, опрему и новац ћете имати на располагању за постизање циљева пројекта? Као пројектни менаџер, обично нећете имати директну контролу над тим ресурсима, већ ћете морати да управљате њима кроз управљање матрицом.
2. Разумевање временске линије:Када пројекат треба да буде завршен? Док развијате свој пројектни план, можда ћете имати одређену флексибилност у начину на који ћете користити вријеме током пројекта, али рокови су обично фиксни, као у случају вјенчања. Ако одлучите да користите прековремени рад да бисте испунили распоред, морате да га одмјерите у односу на ограничења вашег буџета.

1. Саставите пројектни тим:Повежите људе из вашег тима и покрените дијалог. Они су технички стручњаци. Зато их је њихов функционални супервизор додијелио пројекту. Ваш посао је да управљате тимом.
2. Детаљан приказ дела, део 1:Који су главни делови или компоненте које је потребно креирати да би се завршио пројекат? На пример, пријем на венчању захтева на високом нивоу: салу за пријем, храну, пиће, торту, госте и забаву. Наравно, сваки од тих већих предмета може се подијелити на многе додатне ставке. То је следећи корак.

1. Детаљан приказ дела, други део: У нашем примеру вјенчања, вјеројатно имате тим или особу задужену за различите компоненте. Радите са члановима вашег тима да наведете детаље неопходне за постизање сваке главне ставке. Особа задужена за храну мора разумјети опције, ограничења трошкова и направити одабир који подржава постизање циља. Наведите мање кораке у сваком већем кораку. Колико дубоко ступате у све детаљније кораке зависи од величине и сложености вашег пројекта.

1. Израдите прелиминарни план:Окупите све своје кораке у план. Добар начин да то урадите је да користите табелу приоритета која идентификује које ставке морају претходити другим ставкама. Формалне праксе управљања пројектима захтевају развој онога што се назива мрежни дијаграм и идентификовање критичног пута. Иако ово може бити изнад ваших потреба или нивоа знања, основно питање је да се активности подударају у правом редоследу, а затим да се додијеле ресурси за активности. Питања која треба поставити су: Шта се дешава прво? Шта је следећи корак? Који се кораци могу одвијати истовремено са различитим ресурсима? Ко ће учинити сваки корак? Колико ће ово трајати? Доступни су бројни одлични софтверски пакети који могу аутоматизовати многе детаље за вас. Питајте друге на сличним позицијама шта користе.

1. Креирајте свој основни план:Добијте повратну информацију о свом прелиминарном плану од вашег тима и других заинтересованих страна. Прилагодите своје временске рокове и радне распореде како би се пројекат уклопио у расположиво вријеме. Направите неопходна прилагођавања прелиминарном плану за израду основног плана.
2. Захтевајте прилагођавање пројекта:Скоро никада не постоји довољно времена, новца или талента за пројекат.Ваш посао је да учините више са ограниченим ресурсима него што људи очекују. Међутим, често постоје ограничења везана за пројекат који је једноставно нереалан. Требате направити свој случај и предочити га шефу и затражити да се промијене ови нереални лимити. Тражите промјене на почетку пројекта. Немојте чекати док не буде у невољи питати за промјене које су вам потребне. Међутим, ако ваш пројекат укључује вјенчање, немојте очекивати да ћете бити успјешни тражећи многе значајне промјене!

1. Радите свој план, али не умрите за њега:Израда плана је важна, али план се може промијенити. Имате план за вожњу сваког јутра. Ако је једна раскрсница блокирана несрећом, промијените свој план и идите другачије. Урадите исто са својим пројектним плановима. Промијените их по потреби, али увијек имајте на уму опсег и ресурсе.
2. Пратите напредак свог тима:На почетку пројекта ћете остварити мали напредак, али онда почните да пратите шта сви раде. То ће олакшати хватање проблема прије него што постану проблеми.
3. Доцумент Еверитхинг:Водити евиденцију. Сваки пут када промијените основни план, напишите шта је промјена и зашто је то било потребно. Сваки пут када се нови захтјев дода пројекту, напишите одакле је дошао захтјев и како је временски оквир или буџет прилагођен због тога. Не можете све запамтити, па их запишите како бисте их могли прегледати на крају прегледа пројекта и учити од њих.
4. Обавести све:Обавештавајте све заинтересоване стране о напретку. Обавестите их о свом успеху док завршавате сваку прекретницу, али и информишете их о проблемима чим се појаве. Такође, обавештавајте свој тим. Ако се разматрају промјене, реците тиму о њима што даље можете. Побрините се да сви у тиму буду свјесни шта сви други раде.

Доња граница

Не морате бити формални пројектни менаџер за вођење пројектне иницијативе. Међутим, требали бисте примијенити алате и логику управљања пројектима на рад на разјашњавању ваших циљева, детаљно описати рад, изградити тим и извршити и пратити рад. Најбоље од успеха!