Како написати план управљања пројектом

План управљања пројектом је документ који одређује како ће тим радити на пројекту. Описује животни циклус пројекта и покрива како ће се рад извршити, пратити, контролисати и затим формално затворити.

План управљања пројектом је заправо генерички термин за све под-планове које ћете производити за пројекат. План управљања пројектом можемо дефинирати као све што је обухваћено овим плановима:

• План управљања захтевима
• План управљања опсегом
• Закажите план управљања
• План управљања квалитетом, ако га имате
• План управљања трошковима
• План управљања ризицима (који треба да упућује на дневник ризика)
• План управљања променама
• План управљања набавком, ако вам је потребан пројекат
• План управљања конфигурацијом, опет, само ако планирате да га напишете: можда не мислите да је то неопходно за ваш пројекат
• План управљања људским ресурсима

План управљања пројектом такође садржи важне информације о основним линијама пројекта, посебно у погледу обима и распореда. Ово вам даје линију у песку на коју можете да се вратите, тако да можете лако да видите шта се променило када сте коначно затворили пројекат и упоредили планирани са стварним перформансама.

С обзиром на то, план управљања пројектом постоји као документ сам по себи. Ево шта да укључите и како да наведете те друге секције.

Писање документа плана управљања пројектом

Започните свој документ са именом пројекта и датумом. Користите шаблон из вашег Пројецт Манагемент Оффице-а ако га имате, да бисте уштедели да почнете од нуле.

Затим укључите ове секције:

Прагови и полазне вриједности: Наведите како ће се управљати основама за распоред, опсег, трошкове и области квалитета пројекта. Одредите које ће прихватљиве варијанте бити планиране (на примјер, +/- 10 посто) и што ћете учинити ако изгледа да ће оне бити прекршене. Можда сте то већ документовали у Повељи пројекта.

Управљање: Одредите које прегледе пројеката, рецензије колега и друге мјере управљања ћете примијенити док пролазите кроз животни циклус управљања пројектима. Као минимум, треба да укључите формални потпис на крају сваке фазе. То је једна од улога спонзора пројекта. Можете и да подесите детаље прегледа квалитета које ћете имати ако је то прикладно за ваш пројекат.

Методолошке одлуке: Ово је добро мјесто за уписивање дијелова ваше методологије за управљање пројектима које сте одлучили да не радите јер то није релевантно. На пример, овде можете напоменути да нећете направити план управљања набавком, јер за ваш пројекат није потребна набавка.

Још нешто: Не ограничавајте се на ове наслове. Укључите све остало што мислите да би могло бити релевантно за планирање пројекта, као што су везе с другим пројектима у компанији, вањски фактори који могу утјецати на планирање које желите привући нечију пажњу и тако даље.

Допунски планови

Ако спојите све пројектне документе у једну, то ће бити огроман план управљања пројектом. Најбоље је да у овај документ укључите линкове (или барем опис места где се документ може наћи). Онда, ако неко жели да оде и прочита га, они га могу наћи, без да ваш план управљања пројектом постане толико дуго да га нико не гледа.

Не заборавите да повежете и са основним линијама. За базну линију пројектног распореда, сачувајте верзију плана и везу на то. За основицу трошкова, сачувајте верзију свог буџетског планирања од данас и повежите се са тим. Ови документи су живи документи и мењају се како се пројекат наставља, али ће те оригиналне датотеке чувати тако да се можете осврнути на њих и извршити поређење.

Коначно, додајте контролу верзије на план управљања пројектом тако да ако желите да га ажурирате, лако ћете моћи да видите да ли радите на најновијој копији.