Можете побољшати стопе учешћа у интервјуима за излаз

Екит интервјуи су један од најбољих начина да добијете истините и искрене повратне информације од запослених. Лоша страна је да је потребно неко вријеме да се изгради значајна количина података из излазних интервјуа. Повећање стопе учешћа, међутим, може вам помоћи да добијете већу количину информација које се могу предузети брже од ваших излазних интервјуа.

Шта се сматра добром стопом партиципације за интервјуе за излазак

Истраживања показују да је просечна стопа одговора на интервјуе за излазак папира и оловака око 30-35 процената. То значи да ће компанија са 2000 запослених и стопом флуктуације од 15% очекивати да ће годишње добити око 100 завршених интервјуа за излазак. На овом нивоу учешћа, организација добија повратну информацију о излазу од само 5% укупне популације запослених.

Уз мало додатног напора, требали бисте бити у стању да удвостручите стопу одговора. 65% или боље је добар циљ за учешће у излазном интервјуу. То можете постићи интервјуима за излазак папира и оловака, онлине интервјуима за излазак из интернета и интервјуима за излазак из телефона.

Мерење вашег учешћа у интервјуу за излазак

Да бисте измјерили стопу одговора, подијелите број завршених интервјуа за излазак с бројем запосленика од којих сте затражили излазни интервју. У идеалном случају, други број би требао бити једнак укупном броју прекида, али из практичних разлога, то обично није случај.

На пример, ако имате 125 завршених интервјуа за излазак од 300 људи које сте тражили да завршите интервју за излазак, ваша стопа учешћа је 125/300 што је једнако.416 или 41.6 процената.

Важно је осигурати да имате добар метод за праћење ове врсте учешћа. У најмању руку, желите да пратите стопу учешћа на почетку пројекта побољшања, а затим периодично након тога.

Идеалан сценарио је да одржите просечну вредност која се може редовно односити. Овај број у реалном времену одмах вас упозорава на пад (или повећање) учешћа запослених у интервјуима за излазак. Систем за управљање интервентним интервјуом треба да уради то аутоматски за вас.

Велике компаније можда желе да прате стопе учешћа посебно за подружнице, велике подјеле или географске регије. Мала и средња предузећа генерално могу имати користи од укупне стопе учешћа за организацију.

Ако одлучите да ваша стопа учешћа на интервјуима за излазак може да буде побољшана, следећи корак је да анализирате ваш тренутни процес излазног интервјуа. Два најважнија подручја за разматрање су:

1. Зашто запослени одлучују да не заврше излазни интервју?
2. Да ли постоје логистички проблеми који спречавају људске ресурсе да благовремено и ефикасно дођу до информација запосленима?

Запослени не завршавају свој интервју за излазак

Неки од разлога због којих запослени одлуче да не заврше интервјуе за излазак су:

• Излазни интервју је предуг.
• Питања о излазном интервјуу су збуњујућа или лично инвазивна.
• Запослени не вјерује да ће излазни интервју бити прочитан или направити разлику.
• Запосленик се боји реперкусија.
• Запослени је љут на компанију.
• Запослени одлаже или заборавља.
• Процес је тежак или неугодан.

Ако користите анкету за излазни интервју са оцијењеним питањима, 35-60 питања се односи на праву дужину истраживања. Више од 60 питања се почиње осјећати дуго и неугодно за запосленика. Ако пређете 70 питања, требало би да будете спремни за већи број недовршених интервјуа.

Прегледајте питања из вашег интервјуа ради једноставности. Ставите се у обућу запосленика и запитајте се како бисте се осјећали одговарањем на питања. Избегавајте многа питања из интервјуа који траже осећања и емоције.

Многи запослени нису у складу са својим осећањима (или ако нису, можда неће желети да их поделе са вама). Много је лакше за запосленог да оцени ефикасност процеса, а не како се они осећају у вези са процесом.

Повратна информација за излаз из интервјуа занемарена

Запослени неће завршити своје интервјуе за излазак ако сматрају да повратне информације које пружају неће бити прочитане или ће се одмах игнорисати. Важно је да запосленици обавесте да вреднујете њихове повратне информације. Када направите побољшања на основу сугестија из интервјуа за излазак, немојте се плашити да кажете запосленима одакле је дошла идеја.

Временом ће запослени научити да слушате. Када то постане део корпоративне културе, можете бити сигурни у многе отворене и искрене идеје, предлоге и критике.

Реперкусије поштене повратне информације

Такође, будите јасни са запосленима да искрене повратне информације неће резултирати реперкусијама. Изјаве дате у интервјуу за излазак никада не треба користити за спречавање будућег права на поновно запошљавање.

Постоје многи претпостављени стручњаци који кажу запосленицима да не буду искрени на свом обрасцу за интервјуе или да уопште не попуне један. Они тврде да компаније користе ове информације против запослених. Стручњаци за људске ресурсе знају да је то глупост, међутим, они и даље морају да се боре против ове неосноване перцепције.

Ангри Емплоиее Феедбацк

Запослени који су љути на компанију могу осећати да не желе да помогну учешћем у излазном интервјуу. Можете охрабрити ове запослене да искажу свој бес на излазном интервјуу. Многи од ових љутих запосленика су одушевљени шансом да се њихов глас чује - посебно ако знају да ће га чути виши менаџмент.

Чист и поједностављен процес је такође важан. Било да се ради о вебу или папиру и оловци, образац за излазни интервју треба лепо да се постави са интуитивним и лако разумљивим упитником.

Логистички проблеми су друга главна област за разматрање у вашем процесу излазног интервјуа. Углавном постоје слабе везе у било којем процесу и излазни интервјуи нису изузетак. Ваш преглед треба да обухвати читав ланац догађаја који почиње када запосленик обавести и заврши када запослени поднесе излазни интервју.

Проверите свој процес изласка из разговора

Можете почети са ревизијом вашег процеса излазног интервјуа тако што ћете пронаћи следеће информације.

• На који начин запослени обично дају обавијест о својој намјери да прекину?
• Ко је прва особа о којој је обавијештено и колико се обично даје обавијест?
• Ко говори о подјели људских ресурса и како? Колико брзо, након што запослени пошаље обавештење, ХР обавештава? Ко је у ХР први обавештен?
• Ко је одговоран за покретање излазног интервјуа? Када је та особа (е) обавијештена о престанку радног односа?
• Како је запосленик обавештен о излазном интервјуу? Од кога? Који метод? Када?
• Да ли постоји јасно власништво над људским ресурсима у процесу излазног интервјуа? Да ли они који су укључени у процес разумеју важност и хитност излазних интервјуа?
• Шта је запосленик рекао за излазни интервју? На који начин се они охрабрују да заврше излазни интервју? Да ли запослени говоре више од једног пута и на више начина?
• Да ли је излазни интервју лако завршити?
• Када и где ће запослени завршити излазни интервју? Да ли постоји лак приступ потребним ресурсима?
• Да ли запослени има приватност са којом може завршити излазни интервју ако га заврши на послу?
• Да ли супервизори и менаџери подржавају процес излазног интервјуа? Да ли се плаше да добију негативне повратне информације од запослених? Да ли се ослањате на застрашујуће супервизоре да пренесете информације о излазном интервјуу запосленима?
• Да ли је запосленима лако да поднесу своје интервјуе за излазак?

Прегледајте сва горенаведена питања ревизије и погледајте ваш процес излазног интервјуа. Одредите шта можете учинити да побољшате сваку од ових области. Након што завршите са прегледом, можете одмах почети са побољшањима.

Поново измерите процес изласка из разговора

Неке од промена које направите ће омогућити приметно побољшање у стопама учешћа веома брзо. Другима ће бити потребно више времена да ефикасно прожимају културу компаније.

Поновно измјерите стопу учешћа на три мјесеца, шест мјесеци, девет мјесеци и дванаест мјесеци. До дванаестомјесечне оцјене, требали бисте очекивати драматичан напредак у стопама учешћа у интервјуима. То значи да ћете имати више података који се могу користити за ограничавање промета и повећање задржавања запослених.

Закључак

Можете значајно повећати вриједност ваших излазних интервјуа повећањем броја завршених запосленика који учествују у процесу излазног интервјуа. Прегледом и побољшањем садржаја и структуре излазног интервјуа, заједно са вашим интерним процесима, можете остварити значајно повећање стопе учешћа.

На крају, размотрите могућност да стварни интервју са особом за људске ресурсе не само да побољша вашу стопу учешћа него и пружи боље информације. Не можете подцијенити вриједност накнадног испитивања.

--------------------------------------------

Бетх Царвин је извршни директор Нобсцот корпорације са искуством у бизнису, предузетништву, људским ресурсима, регрутовању, продаји и развоју пословања.