Списак вјештина уредског помоћника с примјерима

Функције помоћника у канцеларији могу се наћи у свим индустријама и дијеле прилично велики скуп вјештина. Канцеларијски асистенти се понекад називају секретарима или административним помоћницима, али оно што они раде је да помогну у функционисању једне канцеларије. Да ли канцеларија припада адвокатској фирми, медицинској пракси, образовној институцији или корпорацији, потребе су сличне; неко мора да снима документе, одржава распоред и води рачуна о рутинској комуникацији у име људи који користе канцеларију.

Тај неко би могао бити ти.

Одговорности канцеларијског помоћника за посао

Док су позиције помоћника у канцеларији углавном сличне једна другој, посао је и даље променљив - он се разликује од дана до дана, а не од канцеларије до канцеларије. Данас можете да радите као рецепционарка, сутра ће можда бити потребна поправка штампача, а дан после тога, мораћете да донесете читав кабинет за архивирање у 21. век. Требаће вам веома широк скуп вештина да бисте успели.

Канцеларијски асистенти спадају међу велике непознате хероје пословног свијета, јер када добро обављате свој посао, нико не примјећује - чини се да уред функционира сам. Али неки људи уживају у брзом и флексибилном раду, осјећају да су у срцу свега. И добар секретар још увијек може наћи посао готово било гдје, у било којој организацији.

Како користити листе вјештина

Ове листе вештина можете користити током процеса тражења посла. Прво, имена ових вештина функционишу као кључне речи, тако да користите што више можете када пишете свој животопис. Немојте се ослањати на унајмљивање супервизора да бисте схватили да имате оно што желе, реците им директно.

Друго, можете користити те исте кључне ријечи у попратном писму. Посебно се усредсредите на оне о којима највише брине ваш будући послодавац. Мораћете да урадите своје истраживање, јер док су послови помоћника у канцеларији често слични, надзорници за запошљавање се разликују по приоритетима. Опис посла ће вероватно укључивати списак потребних вештина. Обратите пажњу на то.

Коначно, можете искористити ову дискусију за планирање интервјуа. Побрините се да имате барем један примјер за неко вријеме које сте показали вјештине из сваке од овдје наведених категорија.

Такође може помоћи да прегледате наше листе вештина које су наведене по послу и врсти вештина.

Топ Оффице Ассистант Скиллс

Вештине о вербалној комуникацији: Комуникација је критична вјештина за помоћника у уреду. Мораћете да ступите у интеракцију са својим надређеним, колегама у канцеларији, стручњацима које помажете, а можда и са клијентима или људима у другим канцеларијама исте организације. Сви радите као тим, а ви сте главни комуникацијски центар. Сваког дана морате бити весели, корисни, добро информисани, артикулисани и добар слушалац.

• Ансвер Пхонес
• Односи са клијентима
• Комуникација
• Прослеђивање телефонских позива
• Мессаге Такинг
• Усмјеравање телефонских позива
• Свитцхбоард
• Телепхоне
• Вербална комуникација

Вештине писане комуникације: Већина уредских помоћника много пише. Они могу писати дописе, испуњавати обрасце или нацртати писма или е-поруке. Неки креирају садржај за веб сајт компаније или уређују текст за друге. Јасна, професионална писана комуникација је обавезна.

• Преписка
• Емаил
• Пошта
• Маилингс
• Типинг
• Обрада речи
• Писана комуникација

Пријатељство: Помоћник у канцеларији може бити прва особа коју клијент види приликом уласка у канцеларију. Ако примарни корисник канцеларије тренутно не ради, уредски помоћник може бити једина особа с којом посјетитељ комуницира. Морате бити спремни да поздравите сваког посјетиоца са осмјехом и љубазном ријечју и да им помогнете у свему што вам је потребно до сада. Дакле, добре интерперсоналне вештине су неопходне.

• Кориснички сервис
• Дирецтинг Виситорс
• Флексибилан
• Фриендли
• Греет Гуестс
• Интерперсонал
• Позитиван став
• Поузданост
• Велцоме Виситорс

Технолошке вјештине: У старим данима, секретари су много писали. Времена су се променила, као и технологија, али канцеларијски помоћници и даље могу очекивати да ће провести доста времена испред тастатуре. Уместо писаће машине, мораћете да знате свој пут око разних софтверских апликација. Знати како направити неку лакшу техничку подршку и како поправити непоправљив штампач такође не боли.

• рачунар
• Екцел
• Интернет
• Мајкрософт Офис
• Мицрософт Ворд
• КуицкБоокс
• Технологија

Организација: Канцеларијски асистенти морају бити изузетно организовани да ефикасно манипулишу својим задацима.Мораћете да помогнете да се и други људи организују, од одржавања календара до одржавања уредности канцеларије.

• Административну подршку
• Именовања
• Наплате
• Календари
• Цлерицал
• Унос података
• Испорука поште
• Елецтрониц Филинг
• Извештаји о трошковима
• Филинг
• Фронт Деск Оператионс
• Монеи Хандлинг
• Оффице Дутиес
• Канцеларијска опрема
• Канцеларијски инвентар
• Канцеларијски материјал
• Оффице Суппорт
• Организација
• Паперворк
• поштарина

Вештине решавања проблема: Рјешавање проблема, или вјештине критичког мишљења, важне су за сваког уредског асистента, јер ћете често бити особа с којом се други сусрећу с питањима или питањима.

• Координирати активности Уреда
• Састанци
• Вештине решавања проблема
• Одговорите на упите
• Заказивање
• Приказивање и режирање позива
• Спреадсхеетс
• Тимски рад
• Управљање временом
• Туристички аранжмани