Како водити пројекат када нисте шеф тима

Повратак у школу, групни пројекат није увек био позитивно искуство. Неизбежно, у свакој групи, неки су радили јаче од других, док се други никада нису појавили. Као резултат тога, могло би бити фрустрирајуће ако сте један од чланова тима који носе већи део терета.

Нешто се разликује у пословном свијету, јер сваки пројект има пројектног менаџера и та особа може дати стварне посљедице ако чланови тима не заврше своје задатке. Чак и ако руководилац пројекта нема дисциплинску власт над својим тимом, сваки лош учинак члана може се вратити свом шефу и негативно се одразити на њихову каријеру.

Вероватно пројектни менаџер неће моћи да изабере чланове тима за пројекат и неће имати овлашћење да уклони члана због лошег учинка. Како управљате пројектом када вам чланови тима не пријављују?

Ево шест савета о томе како да водите пројекат када вам чланови тима не извештавају.

Разјасните границе са шефом

Пре него што чак имате и први састанак тима, седите са особом која вас је доделила овом пројекту и разговарајте о очекивањима менаџмента. Ово је најједноставније, наравно, ако ви и сви чланови тима пријавите исту особу, али чак и ако не, желите да водите овај разговор.

Ово су питања која желите да поставите:

• Да ли имате моћ да уклоните и замените људе у тиму ако не раде?
• Да ли овај пројекат има приоритет над другим пројектима? Ако не, онда где ваш пројекат седи у хијерархији. Другим речима, можете ли рећи члановима вашег тима да морају да престану да раде другачији пројекат како би испунили рок?
• Ако имате проблема са перформансама члана тима, да ли ће вас шеф дисциплински овластити, или се сматрате равноправним члановима тима?
• Ако то већ нисте учинили, питајте који су циљеви пројекта и очекивани временски оквир до завршетка.

Ако сте поставили ограничења пре него што пројекат почне, знаћете колико далеко можете ићи и шта можете тражити од чланова вашег тима. Шеф који каже: "Овај пројекат је главни приоритет", али вас неће подржати, исти је као што шеф каже: "Ово није главни приоритет."

Међутим, добијање буи-ин-а од вашег шефа о томе да ли је пројекат главни приоритет може вам помоћи да наговорите чланове да раде што је могуће више. И немојте се плашити да будете директни са својим шефом тако што ћете поменути да желите да знате ниво важности пројекта како бисте ту поруку могли да пренесете тиму. Желите да саопштите да свако има исти циљ, да се пројекат заврши на прави начин и на време.

Такође, можете контактирати свог шефа путем е-маила тражећи да потврдите да је пројекат главни приоритет. Када добијете потврду коју сте послали е-поштом, можете је послати тиму ако је потребно.

Важно је запамтити да чланови тима могу имати и друге одговорности поред пројекта. Као резултат тога, они можда неће узети у обзир ваш пројекат као приоритет за њих на почетку, али то није нужно зато што им није стало или они желе да избегну рад. Врло је вероватно да они једноставно имају друге задатке и одговорности које морају да испуне свакодневно. Ово је посебно тачно када радите са колегама из различитих одељења.

Разговарајте са шефом како бисте појаснили важност пројекта, циљеве и временску скалу, и преношење информација са тимом у раној фази може помоћи да се процес помакне глатко и буде мање стресан.

Разговарајте са својим тимом пре прављења задатака

Када имате вишеструки организациони тим, лако је направити задатке. Јане из маркетинга ће се бавити маркетиншким задацима. Карен из финансија ће се бавити финансијама. Али чак и када су одговорности јасне, прво разговарајте са члановима вашег тима.

Можда ћете сазнати да су и Карен и Јане тражили да буду у овом тиму како би сазнали више о другим областима компаније, па када их додијелите њиховим подручјима стручности, они могу постати фрустрирани.

Овај разговор је пресудан за одличан тимски однос.Иако сте одговорни за крајњи исход пројекта, нећете постићи велике резултате без чланова тима који су на броду. Укратко, оснажите своје чланове тима тражећи њихов допринос и њихове бриге. Када је пројекат комплетан и успешан, цео тим може бити поносан знајући да је сваки од њих играо активну улогу у његовом успеху.

Доубле Цхецк Витх тхе Босс

Ако, након разговора са члановима вашег тима, утврдите да је једини начин да остварите овај задатак да дате задатке које ће један или више људи наћи непријатним, разговарајте са својим шефом прије него извршите задатке.

Зашто? Желите да будете сигурни да имате резервну копију која вам је потребна и да нисте занемарили опцију која ће учинити задатке испуњенијим за чланове тима.

Таке ат Леаст Оне Лоуси Таск Иоурселф

Свако може да зна да сте изабрани да водите овај тим због вашег успеха, али је такође важно да завучете рукаве и уђете у мешавину ствари.

Узимање нечег тешког или неугодног шаље поруку да сте дио тима и да вам је стало до ваших суиграча. Додељивање непријатних задатака шаље поруку да мислите да сте бољи од ваших колега.

То не значи да морате да радите све лоше задатке. Али будите сигурни да су подељени међу члановима тима. Оно што је непријатно варира од тима до тима, али сваки пројекат има нешто што нико не жели. Често постоје бројни задаци које би сви жељели избјећи. Побрините се да су праведно подијељени и да узмете свој дио.

Гиве Промпт Феедбацк

Запамтите да је повратна информација више од изговарања, "одличног посла" или "лошег посла", "то је био одличан посао, јер …" и "то није испало тако добро, јер …" Без, јер фразе нико не учи. И док год желите да пружите повратне информације, уверите се да прихваћате повратне информације од чланова вашег тима.

Опет, оснажујете их да изврше одличан посао и подсетите их да је њихов успех ваш успех и да сте сви у томе заједно. Пружајући повратне информације и учећи их како да раде задатак, посебно ако имате више искуства, створит ћете позитивно радно окружење.

Кееп Еверионе Информед

Као вођа тима, извештавате о напретку руководиоцима ваше организације и вишим руководиоцима. Побрините се да информације од тих састанака вратите свом тиму. Поред тога, нека ваша група зна шта ћете рећи на овим састанцима.

Такође, свакоме дајте признање, посебно када је у питању похвала. Да ли пројекат иде добро јер сте фантастични? Па, наравно, али не говори то. Рецимо да пројекат иде добро јер је тим фантастичан. Сви ће знати да сте део тима.

Али шта ако пројекат иде ужасно? Да ли делите кривицу? Да, али само приватно. Идете индивидуално на чланове тима и радите на томе да промените њихов правац или допринос. Ако то не успије, идите код свог шефа и ријешите проблеме.

Ако имате моћ да уклоните људе из тима, сада је вријеме да то учините, али ако то не учините, можете разговарати с особом која то чини. Али шта год да радите, немојте почети да оговарате или жалите своје чланове тима. То ће уништити њихов морал и све учинити још горе.

Запамтите да успјешно вођен тимски пројект може повећати вашу каријеру, унаприједити вашу професионалну репутацију и учинити ваш рад видљивим у вашој организацији. Резултат могу бити додатни задаци или промоција.

-------------------------------------------------

Сузан Луцас је слободни писац који је провео 10 година у корпоративним људским ресурсима, где је ангажовао, отпустио, управљао бројевима и двоструко проверио са адвокатима.