Како водити ефективне састанке тима

Ефикасни састанци су занимљиви, високоенергетски догађаји у којима чланови тима раде заједно на доношењу одлука или рјешавању проблема. Нажалост, превише састанака на којима смо присутни изгледа да су управо супротни. Најгори састанци доносе време пузању остављајући све ментално и емоционално исцрпљене и више него мало фрустриране. Разлика је у томе како се састанци планирају и воде.

Најбољи менаџери разумију важност ових догађаја и они схватају да је за стварање великог састанка потребно планирање и намјерни напор. Овај чланак нуди десет савјета који ће вам помоћи да искористите предности овог драгоценог времена сарадње са својим тимом. Ево савета о томе како да ојачате састанке вашег тима.

Имајте позитиван став о састанцима

То је најважнија ствар коју менаџер може да уради као вођа како би побољшао тимске састанке. Изненађујуће је колико многи менаџери су поносни што проглашавају своје непријатељство према састанцима, али постижу значајне резултате, решавају проблеме, доносе одлуке, информишу, инспиришу, сарађују и мотивишу менаџере да раде са људима.

То значи да повремено доводе те људе у собу или на конференцијски позив и разговарају са њима. Управљање се не односи на седење у канцеларији са затвореним вратима и слање е-порука. Као вођа, покушајте гледати на састанке као на манифестацију лидерства. Време вођства показује време, а не нешто што би се плашило као пут зубару.

Запамтите, Ви поседујете састанак

Не делегирајте планирање дневног реда административном асистенту или другом члану тима. Као вођа, то је иоур састанак ради планирања и вођења. Да бисте се ставили у прави оквир ума, питајте и одговорите на следеће питање: "Након овог састанка, шта желим да људи науче, постигну или реше?"

Увек припремите дневни ред

Све што ћете икада прочитати о учинковитим састанцима на радном мјесту укључује савјете о припреми дневног реда. Ипак, сви смо се појавили на састанку на којем не постоји план. Чин планирања дневног реда помаже да се фокусирају и идентификују приоритетне теме састанка.

Питајте за улазак у дневни ред

Иако је главна одговорност руководиоца да развије дневни ред, чланови тима могу бити позвани да допринесу ставкама дневног реда. Пошаљите позив за идеје неколико дана пре састанка.

Спице Ит Уп

Ставите мало разноликости у формат. Ево неколико ствари које можете урадити да бисте зачинили састанке својих тимова:

• Позовите гостујуће говорнике
• Прославите нешто
• Проводите “округли сто за учење” - чланови тима имају прилику да нешто науче једни другима
• Погледајте Тед Талк који је релевантан за дневни ред састанка
• Покрените активности за изградњу тима
• Промените локације (размислите о састанку изван локације)
• Донесите забаву или занимљиву храну
• Састанак са „појединачним дневним редом“
• Питајте за муњевито ажурирање
• Укључите тим у браинсторминг
• Замените столице или промените било шта да разбије монотонију

Дозволите нешто “белог простора” за спонтану креативност и ангажовање

Немојте гомилати толико ствари на дневном реду да се борите да их довршите. Уместо тога, оставите простор на крају за спонтану дискусију. Ако се састанак заврши рано, онда нека сви иду рано. Сви цени и време.

Користите састанке тима за сарадњу

Уместо да само делите информације, покушајте да решите проблем или радите са групом на доношењу одлуке. Да, то је изазовно и може бити неуредно, али то је мјесто гдје добијамо највећу вриједност од састанака.

Разведрити

Бити вођа састанка није у томе да се хвали власт или злоупотребљава моћ. Примјер за то је кажњавање некога због кашњења пред тимом. Задржи смисао за хумор и своју понизност.

Пратити

Пратите радње и будите сигурни да људи раде оно што кажу да ће урадити. То је фрустрирајуће појавити се на следећем састанку и сазнати да половина тима није радила оно што су се обавезали на прошлом састанку. Наставите прије састанка и држите појединце одговорним за своје обавезе.

Будите вођа модела улога

Састанци тимова нису време да се спустите и одбијете са својим тимом. Држите себе и свој тим према највишим стандардима понашања, што значи без шала у боји, бирања чланова тима, цинизма и сарказма, или ударања других одјела или управе. Размислите о врсти вође за коју желите да будете познати, а затим се појавите на сваком састанку биће тог лидера.

Доња граница

Прилика за сусрет и рад са својим тимом је ужасна ствар за губљење. Неопходно је да развијете дисциплину како бисте планирали и водили састанке које људи вреднују и покрећу напоре.