Како направити попис обавеза: Савјети за управљање

Сви смо урадили листе задатака. Некако изгледа да нема довољно сати у дану да би се оствариле све ствари на вашем попису задатака. Ово је систем који ради - и може радити и за вас.

Листа није довољна

Није довољно направити листу ствари које треба урадити. Морате их рангирати. Морате знати који су задаци важнији како бисте се могли фокусирати на њих. Онда морате да алоцирате ресурсе за те ставке, измерите свој напредак и наградите себе за своје успехе.

Рангирање

Наведите све ставке задатака у табели, мада их можете и на папиру. Можете их ставити на рачунар или паметни телефон, записати их у календар или их унијети у софтвер за управљање временом.

Први корак је да наведете све што треба да урадите. Затим им доделите ранг тако да се можете фокусирати на важне ставке.

Користите А, Б, Ц ранг. А-листа је оно што морам данас да обавим пре него што одем. Б-листа је оно што треба урадити, али не нужно данас. Коначно, Ц-листа је оно што треба да нађете ускоро.

Врло брзо можете сазнати да се ствари на Ц-листи, па чак и Б-листи, никада не заврше. У једној позицији Операционог менаџера прије неколико година, нашао сам се све више и више фрустриран својим А-листом. Не само да нисам пролазила кроз њега сваки дан, као што сам увек имала, али је А-листа стално расла. Тада сам схватио шта морам да урадим да би мој списак послова био за мене, и развио сам систем који је рад.

Управљање временом

Није било довољно знати шта је важно; шта је направило А-листу. Такође сам морао да знам колико дуго ће трајати ствари и колико времена морам посветити њима. Додао сам колону у листу обавеза са процењеним временом сваког задатка и суседном колоном са кумулативним укупним бројем.

Онда сам урадио проучавање времена. Док сам радила сваки задатак, записала сам шта сам урадила и почетно и завршно време. Пратила сам цео дан. Онда сам то поновио неколико недеља касније, на неки други дан. То није била исцрпна анкета на било који начин, али ми је дала неки увид. Као руководилац операција, већи део мог дана био је захваћен прекидима - бављењем догађајима који су се десили, кризама које су се појавиле или проблемима које је требало ријешити. У просјеку, ови прекиди конзумирају се четири сата дневно. Пошто обично радим на десет сати дневно, то ми је оставило шест сати дневно за ствари са листе обавеза.

Сваке ноћи, пре него што сам напустио канцеларију, ажурирао бих листу обавеза. Ја бих избрисао ствари које сам довршио, делегирао или смањио, додао нове ствари које су се појавиле, преуредио приоритете како бих добио најважније задатке на врху и додао предвиђено вријеме сваком од њих. Онда бих се спустио низ листу до ознаке од шест сати и нацртао линију. То је постало моја мета за следећи дан.

Наградите се

Најчешће је та линија пала негдје на мојој А-листи. Ретко је било близу дна. Међутим, то је био мој циљ. Ако сам погодио или прешао линију, отишао сам кући осјећајући да је то био продуктиван и успјешан дан. Уместо да се пребијем над стварима до којих нисам успео да дођем, признао сам свој успех што сам срео или пребио свој циљ. Сутрадан сам морао почети изнова и посегнути за новим циљем, али то сам учинио из перспективе изградње претходног успјеха, а не из фрустрације да стално имам више посла него што сам имао времена да постигнем.

Потребан вам је систем

Да бисте били успешни, морате да развијете систем за управљање временом како бисте могли да урадите више у времену које имате. Ако је ваша циљна линија на листи задатака увек близу врха, ваш шеф ће почети да тражи неког другог ко може да ради мало даље низ листу сваки дан. Испод погледајте неколико ресурса који ће вам помоћи да боље управљате временом.

Управљајте овим питањем

Наведите задатке које морате да обавите. Дајте приоритет онима који су важни, а не само хитни. Имајте план за оно што ћете постићи сваки дан. Радите на том плану. Наградите се када се сретнете или победите свој циљ.