Како одабрати информационе технологије за људске ресурсе

Информациони систем људских ресурса (ХРИС) је од суштинског значаја за компаније да управљају својим плановима бенефиција и информацијама о запосленима. Технологија управљања предностима није више лијепо имати, већ нужност да се помогне ХР-у да управља и морем информација и новцем који се троши на планове накнада, јер се ХР суочава са ограниченим ресурсима и стално мијења податке.

Али како ХР и други руководиоци знају да бирају најбољу ХР информациону технологију да би управљали свим детаљима, и да ће решење које одаберу издржати тест времена?

Слиједе кључна питања која треба поставити и одговорити у процесу одабира информационе технологије људских ресурса.

Који је степен флексибилности и скалабилности коју пружа ХР софтвер за информациону технологију?

Професионалци за људске ресурсе треба да утврде да ли софтвер може да увози податке из вишеструких Екцел табела, база података и папирних докумената и ниво са којим може да се повезује са свим врстама других система и потребних података.

Софтвер треба да буде у стању да преузима и филтрира информације из више извора. У идеалном случају, овај процес би такође требало да буде аутоматизован. Многа онлине решења за упис захтевају да се подаци ручно манипулишу пре него што пређу на оператера да ажурирају своје системе. Аутоматизација формата ажурирања, распореда преноса и начина испоруке може помоћи да се елиминишу проблеми везани за фактурисање и подобност.

Да ли ће софтвер бити у могућности да прихвати правила компаније и њихових носилаца?

Уистину способан механизам за упис ће процијенити сваку активност уписа и примијенити било коју потребну комбинацију правила, порука, упита и опција које су посебно дизајниране да задовоље жељене жељене увјете. Софтвер треба да садржи сва правила о подобности која имају компанија и превозници.

Да ли ће информациона технологија за људске ресурсе моћи да расте и да се повећа са организацијом?

ХР треба да процени способност технологије да расте како компанија запошљава нове запослене, канцеларије, промене бенефиција и правила. ХР би требало да пита о праговима за сваки од ових елемената.

Да ли технолошки софтвер може да се интегрише са другим системима?

Плаће и друге функције често дијеле много истих информација као и управљање бенефицијама. ХР може добити већу ефикасност када се подаци и други подаци о запосленима који се уносе у један систем деле са другим системом. Праћење регрутовања запослених је још једна неопходна функција.

Ко је одговоран за имплементацију или изградњу решења?

Који ниво обуке је укључен? Нека решења захтевају од клијента да буде веома укључен у иницијалну имплементацију, што може бити превелико за већ заузете ХР администраторе.

ХР треба да има јасно разумевање нивоа обуке и техничке експертизе која ће бити потребна и колико ће се времена очекивати. Испитивање провајдера решења на ову тему може да пружи увид у суптилна подручја која се у почетку могу чинити једноставна, али укључују значајну технолошку експертизу. ХР онда може одредити специфичне задатке који могу бити тако тешки да реално ометају завршетак, потенцијално смањујући вриједност и РОИ информационе технологије за људске ресурсе.

Постоји ли наплата ако је обука укључена?

Трошкове обуке такође треба процијенити - укључујући вријеме одсуства и путне трошкове за путовање изван локације. Људски ресурси морају да постану свесни свих тврдих и меких трошкова везаних за усвајање информационе технологије за људске ресурсе.

Ко ће поседовати податке?

Одговор на ово питање треба да буде организација за људске ресурсе. Компаније би требале бити у могућности да преносе своје податке било којем пружатељу апликацијских услуга (АСП). Ако се подаци налазе на власничком послужитељу оператера, компанији се понекад може наплаћивати додатна накнада ако промијени пријевознике.

Које врсте одржавања и одржавања су потребне? Када се софтвер инсталира на радним станицама или серверима на локацији компаније, често се захтевају редовна ажурирања те технологије и могу бити тешка за планирање и управљање. Ажурирања информационе технологије за људске ресурсе често се врше аутоматски уз помоћ софтвера доступног на мрежи преко АСП (Апплицатион Сервице Провидер) или софтвера као услуге (СааС).

Које мере безбедности су изграђене у ХР информационој технологији?

Ако је софтвер доступан онлине, преко АСП или СааС модела, провајдер треба да понуди свакодневне резервне копије, резервне сервере и додатне заштитне слојеве. Потребно је успоставити додатне системе и процедуре за заштиту информација од губитка или приступа неовлаштеног особља. ХР, у консултацији са другим руководиоцима, треба да има искључиво овлашћење да одлучује коме ће бити дозвољен приступ информационој технологији за људске ресурсе иу којој мери.

Да ли ће запослени бити у могућности да се упишу у планове накнада и изврше промене у реалном времену на њихове личне податке и планирају изборе?

Приступ запослених треба да буде дан, с обзиром на широко распрострањен, општи приступ рачунарима.

Већина запослене популације има приступ интернету код куће. Самопослуживање запослених пружа огроман потенцијал за уштеду времена и новца. Добар самоуслужни систем ће водити запослене глатко кроз унос информација о себи и члановима њихових обитељи.

Систем треба јасно да представи расположиве планове и омогући запосленима да изврше селекцију у њиховој удобности, поједностављујући ове поступке током целог процеса помоћу чаробњака. Запослени би такође требали бити у могућности да додају уздржаване чланове и по потреби мењају информације, 24 сата дневно, седам дана у недељи, током целе године.

Ово су додатна питања на која треба да одговорите док процењујете потребе за информацијском технологијом ваше организације.

Да ли ће технологија обезбедити људске ресурсе ауторитету да одлучи коме ће се дозволити приступ и на који степен?

У истом смислу, омогућавање приступа запосленима, технологија би требала дати ХР коначну ријеч. ХР би требало да има овлашћење да одобри све податке пре него што се пренесе носиоцима, и такође треба да одреди у којој мери запослени и други имају приступ.

Које врсте могућности извјештавања су доступне из информацијске технологије Хр?

Технологија извештавања треба да понуди вишеструке приказе и формате (табеле, ПДФ, ХТМЛ), процену велике слике и способност да се анализира како би се побољшало доношење одлука. Људски ресурси треба да буду у стању да у било ком тренутку процене упис у специфичне планове, изванредне акције и промене у демографским подацима запослених у односу на бенефиције и друге податке о запосленима.

Да ли софтвер нуди посебне функције које помажу уштеду времена?

У зависности од сопствених потреба одељења, ХР би желела да се распита о способности технологије да обрађује информације у групама, да управља обавештењима и наплати за ЦОБРА политике, обезбеђује алате за само-фактурисање и усклађивање рачуна и специфично извештавање.

Да ли софтвер нуди специфичне функције које помажу ХР да боље комуницира са запосленима?

Неки програми дају ХР флексибилност да комуницирају са запосленима на више нивоа - путем масовне е-поште, електронских огласних табли, и по посебним критеријумима филтера (као што су локација, одељење, планови осигурања, статус уписа, статус пензионисања и друго) кроз ХР информациони систем. Имати више средстава за комуникацију може даље аутоматизирати процесе и помоћи ХР-у да боље циља поруке.

Да ли софтвер нуди специфичне функције које помажу ХР да боље комуницира са запосленима?

Поред омогућавања ХР-а да одобрава трансакције, многи ХР информациони системи такође пружају могућност да ХР служи као вратар у ревизији фактурисања превозника како би се уверио да се слажу са подацима у систему. Ово може:

• осигурати тачност фактура носиоца
• уштедите време и новац
• помоћи у правовременом достављању уписа запослених, и
• повећати потврду прихватљивости када запослени иду на негу.

Како ће се информације размјењивати с пријевозницима?

И ко ће бити одговоран за ову интеракцију? Интеграцију система информационих технологија у ХР треба судити не само по броју носилаца са којима софтвер има везе, већ и по врсти везе коју омогућава. Обезбеђивање успешне интеракције са оператерима путем софтвера за управљање погодностима захтева много корака, укључујући:

• прикупљање података о почетним подацима о имплементацији;
• успостављање иницијалне интеграције за текућу размјену информација;
• координирање дневне или седмичне интеракције како би се осигурало да су подаци примљени и тачно примијењени;
• преглед текућих ажурирања;
• осигуравање испуњавања захтјева носиоца за упис у складу са регулаторима; и
• подстицање проактивног односа са сваким носиоцем да би се побољшао однос размене података.

Знајући ко је одговоран за сваки задатак, неопходно је разумети понуду производа у потпуности. Сваки понуђач софтвера ће понудити другачији ниво интеграције у обезбјеђивању неких од горе наведених задатака. Људски ресурси би требали тражити да раде са добављачима који показују јаке, континуиране, беспријекорне односе с одабраним пријевозницима компаније.

Многи провајдери омогућавају пренос генеричке АНСИ 834 датотеке, коју преносилац може прихватити или не мора да прихвати, фактор на који често утиче величина групе.

Менаџери би требало да траже провајдере који нуде чисте, валидиране трансфере (обезбеђивање подобности трансакције), прилагођени потребама сваког превозника да би се избегли проблеми. Они би такође требали тражити од провајдера који имају наменско ЕДИ (Елецтрониц Дата Интерцханге) одељење за интеракцију са сопственим, специфичним језиком преноса.

Који ниво корисничког сервиса је обезбеђен?

Постоји ли додатна накнада за услугу? ХР би требало да одреди ниво приступа помоћи која се пружа и шта представља службу за кориснике - помоћ на мрежи преко базе података, онлајн ћаскање, подршка путем е-поште, разговори са живом особом или њихова комбинација. Имајући у виду осјетљивост накнада и других информација о људским ресурсима, менаџери требају очекивати одговор на упите у року од 24 сата од директног контакта који може помоћи.

Колико кошта систем информационе технологије за људске ресурсе и да ли превазилази користи?

ХР би требало да процени комплетне трошкове информационог система за људске ресурсе, укључујући све годишње, месечне и једнократне трошкове, заједно са обезбеђеним накнадама. Нешто скупљи систем може више него платити разлику са функцијама које омогућавају запосленицима да одржавају властите евиденције и нуде већу практичност, уштеду времена и прецизност. Ове факторе треба размотрити и узети у обзир приликом одабира ХР информационог система.

Потреба за ХР системима информационе технологије се повећава. Са кадровским особљем које проналази широку лепезу опција у ХР информационим системима, све је важније анализирати и проценити све доступне опције.

Избор информационог система за људске ресурсе треба посматрати као инвестицију која ће расти са одељењем и потребама компаније. Ова питања ће вас довести до одговарајућег ХР информационог система за вашу компанију.