Како написати професионалну е-пошту - 7 питања која требате питати прије него што пошаљете хит

Већ дуги низ година људи предвиђају смрт е-поште. Иако је истина да користимо друге облике комуникације, као што су текстуални и друштвени медији, да "разговарамо" са нашим пријатељима или да пошаљемо брзе поруке нашим колегама, још увијек користимо е-пошту, посебно за комуникацију везану за посао. То је такође примарно средство контакта када се пријављујете за посао. Важно је као и увек знати како писати професионалну е-пошту.

Е-пошта може бити ваша почетна тачка контакта са неким и због тога је ваша прва прилика да оставите утисак. Водите рачуна да саставите поруке. Пре него што кренете послати одговор, одговорите на ова 7 питања.

1. Да ли је моја порука без грешке?

Провера грешака е-поште је најважнија ствар коју можете да урадите пре него што је пошаљете. Неисправан правопис и лоша граматика чине да изгледате безбрижно. То се противи утиску који покушавате направити, поготово ако се пријављујете за посао.

Прочитајте док не будете сигурни да сте ухватили све правописне и граматичке грешке, као и грешке у писању. Граммарли.цом има бесплатне алате, укључујући проширење за Цхроме прегледач, који вам могу помоћи у томе.

2. Шта моја е-адреса говори о мени?

Ваша пословна адреса е-поште - која, успут, никада не би требало да користите за тражење посла - вероватно је веома једноставна. Вероватно је то нека варијанта вашег имена. Можда сте изабрали мање пословну адресу коју ћете користити за е-пошту. Адреса која је сугестивна, дјетињаста или слатка је у реду ако је користите само за слање порука пријатељима и обитељи, али ако требате написати професионалну е-пошту, пријавите се за нови рачун који преноси професионализам.

Поставите адресу е-поште која користи ваше стварно име. Пробајте своје име и презиме; Ваше име, средње име и презиме; или неке од њих. Никада не шаљите своју професионалну е-пошту од цхицкибабе@мимаил.цом.

3. Да ли су име и адреса е-поште у пољу "Да" исправни?

Када почнете да уносите име примаоца у поље "То", већина клијената е-поште ће попунити остатак имена са једним из ваших контаката. Могли бисте лако да завршите са погрешним именом у том пољу, тако да водите рачуна о томе.

Замислите који проблем може настати ако случајно пошаљете е-маил погрешном примаоцу. Рецимо да тражите посао док сте још запослени. Менаџер запошљавања код потенцијалног послодавца може имати име које почиње истим словом као и име вашег тренутног шефа. Колико би било непријатно ако би послали шефу поруку за тог менаџера за запошљавање? Не само да желите да будете сигурни да ваша порука стигне до жељене дестинације, већ желите да будете сигурни да она не достигне неочекивану.

4. Да ли сам користио право име за адресирање примаоца?

Ако сте већ на првом имену са особом коју шаљете е-поштом, у реду је да се на тај начин обратите њима у својој поруци. Међутим, ако је ово ваш први пут да комуницирате са неким, или нисте сигурни на који начин желе да им се обратите, пожељно је да користите званични наслов као што су г., Гђа, госпођа или др. име.

Увек грешите на страни опреза. Не може да штети да буде формално. Да бисте сазнали како неко с ким већ имате успостављену везу жели да буде адресиран, осврните се на претходне поруке да бисте видели како су потписани. То ће вам помоћи да одлучите шта да радите.

5. Да ли мој тон добро преноси моју поруку?

Као што изрека каже: "Није оно што ви кажете, него како то кажете." Када разговарате са неким лицем у лице, можете се ослонити на интонацију, говор тела и израз лица како бисте својим речима дали додатно значење.

Када покушате да пренесете исту поруку у писаном облику, има више простора за неспоразуме јер читатељ не може видјети ваше лице, прочитати ваш говор тијела или чути ваш глас. Побрините се да ваша порука буде љубазна и пријатељска, и да је ваше жељено значење јасно.

6. Да ли је моја порука једноставна, али не и загонетна?

Чување ваших порука кратким и слатким ће их учинити лакшим за разумевање. У исто време, не би требало да изоставите ништа важно. Не желите приморати приматеља ваше е-поште да погоди шта покушавате рећи. Ваша порука треба да буде што прецизнија, али да садржи све потребне информације.

7. Да ли сам укључио нежељене прилоге?

Многи људи одбијају да отварају привитке е-поште које не очекују. Они су у праву да то не раде. Рачунарски вируси се често преносе у тим прилозима. Ако желите да пошаљете датотеку некоме, на пример вашем резимеу, прво питајте свог примаоца за његову дозволу. Пошаљи га само ако каже да је у реду.