Како створити поруку о одсуству из службе за породиљско одсуство

Стварање правог одговора ван канцеларије је важно, посебно када се нађете на породиљском одсуству. Порука ствара личну границу која упозорава пошиљаоца да ћете бити недоступни током вашег одсуства и да их информишете о томе кога могу контактирати током вашег одсуства. Рано постављање ове функције може вам омогућити да направите сврсисходну ноту. На тај начин ћете се осећати самопоуздано у својој поруци, а ваши сарадници и клијенти ће се осећати брижним.

Ево објашњења које ће вам помоћи да схватите важност ваше поруке и зашто бисте требали планирати вријеме за рад на њој.

Он поставља очекивања за све

Родиљни допуст који узимате након рођења бебе је приватан и веома посебан. Тренуци са вашим новорођенчетом се никада не могу поново ухватити. Зато је важно заштитити овај период у вашем животу.

Знате како се осећате да добијете радну е-пошту док сте на одмору, зар не? Осећаш се приморан да пошаљеш брзи одговор. Али док сте на одмору, немате времена за то. Такође, брзи одговор може да се претвори у већи проблем.

Поздрављате новог члана у вашој породици. Ово време везивања ће бити испуњено непроспаваним ноћима, непредвидивим распоредом, опоравком, лекарским прегледима, посетиоцима и још много тога. Такодје, постоји добра промена коју ћете желети да управљате. Писање е-порука под овим условима неће произвести ваш најбољи рад.

Ваша порука "ван уреда" ће вас заштитити од прекида рада, као и лоше осмишљене поруке е-поште.

Постављање граница је важно за то вријеме. Да би се ваш радни живот ставио на чекање, установите да је ваше новорођенче и све што долази са свежњем радости главни приоритет. Када креирате праве поруке о одсуству, људи ће разумети који је ваш тренутни приоритет и поштоваће границе које поставља.

Како онда створити сјајну поруку која ће вам помоћи да заштитите тако посебно вријеме?

Дајте вашој поруци која се не налази у канцеларији

Када сте трудни око 26 недеља, почните да радите на поруци ван канцеларије. Ако добијете опцију да сачувате наслов за ово, назовите га "Одлазак са породиљског одсуства - ван канцеларије".

Припрема поруке испред времена даје вам већу контролу над оним што ће вам рећи ваша порука.

Ви сте онај који зна како да обавите свој посао, који ће преузети ваше дужности и када се вратите у канцеларију. Одлучите да ли желите да укључите одређени датум повратка на посао или недељу, или размислите да не помињете датум ако нисте сигурни. Ако не наведете одређену особу коју пошиљалац може контактирати, одлучите да ли желите да наведете е-пошту свог менаџера и / или број телефона.

Стварање поруке рано штеди вас, вашег послодавца и време контаката. Можда ћете морати да напустите канцеларију неочекивано (да бисте испоручили бебу); као резултат тога, добијање припремљене поруке даје вашој ИТ администрацији или менаџеру поруку коју треба користити. Да ли желите да ИТ или ваш менаџер одреде тон ове поруке? Враг не! Штавише, порука коју је креирао ваш послодавац можда неће одражавати језик или поруку коју желите да пренесете вашим контактима. Такође може да изазове забуну или неспоразуме са клијентима, посебно када је у питању дуже време.

Обавестите свог менаџера када се ваша порука заврши. Волеће да чују да сте спремни за свој излазак, а постоји још једна ствар коју ће морати учинити да вас подрже.

Ствари које треба укључити у вашу поруку

Испод је узорак поруке која се не користи у уреду коју можете користити. Када омогућите поруку у софтверу за е-пошту, она ће аутоматски одговорити на све поруке које вам се шаљу током одређеног времена.

На вама је да информишете примаоце где се налазите. Можете једноставно да кажете да сте ван канцеларије, или можете да објавите да сте на породиљском одсуству. Можете користити и варијанту ове поруке е-поште за продужене одморе или пословна путовања.

Гдје видите (заграде), уметните одговарајуће ријечи или фразе за ваше околности.

Примјер е-поруке о одсуству из канцеларије за породиљско одсуство (текстуална верзија)

Хвала на емаил. Изван канцеларије сам на породиљском одсуству док (датум који очекујете да се вратите).

Ако вам је потребна хитна помоћ, молимо вас да контактирате (име колеге који вам покрива, са контакт подацима, е-маилом вашег менаџера или телефонским бројем).

(Ако имате одређене пројекте, покривајте име пројекта и особу која вас покрива).

Ако ваша ствар није хитна, одговорит ћу на вашу е-пошту након повратка.

Срдачан поздрав, (Твоје име)