У одбрани Месси Деск

Сваког дана се све више информација баца на вас. Нова пошта, извештаји разних одбора, фактуре, предлози и још много тога су погодили ваш рад неколико пута дневно. Превише си заузет да би се одмах суочио са њим, тако да се само почиње нагомилавати. Ваша радна површина почиње да изгледа као ратна зона.

Проблем није у томе што је ваш сто неуредан; проблем је што се важне ствари губе. Или ће га покопати нови материјал који долази, или је у новом материјалу, али није примећен. Као резултат тога, трошите превише времена на ствари које су једноставно хитне, а не на оне које су важне.

Када ваш шеф жели да зна колико брзо може имати тај извештај за потпредседника, не желите да јој кажете да нисте приметили меморандум који вам је послао да тражите извештај. Нити ће ваш шеф бити одушевљен да чује да је распоред за нову линију производа закаснио јер сте га оставили на страну и покрили и заборавили сте на то.

Неки људи ће вам рећи да је најбољи начин да се реши овај проблем чисти сто. Други кажу да је неред у реду. Ко је у праву?

Цлуттеред Деск, Цлуттеред Минд

Не тако давно, постојао је популаран израз 'затрпан стол је знак претрпаног ума'. Тај израз је створио читаву индустрију осмишљену да помогне пословним руководиоцима да очисте своје рачунаре као знак њихове менталне оштрине.

Нема сумње да сте видјели филмове у којима шеф сједи у свом уреду на врху небодера у центру града. Он седи иза стакленог стола без фиока. Једини украси су импресивна оловка за потписивање важних докумената и телефон или интерфон како би он могао да издаје наређења.

С друге стране…

Многи људи не виде ништа лоше у гомилама папира који покривају радну површину, па чак и прелазе на столице и канцеларијски под. Они цитирају изјаве као што је 'претрпан стол је знак генија' и 'неуредан стол је само знак неуредног стола.'

Сви знамо некога чији је стол тако. Не видите како се може рећи да ли је радна површина метал или дрво. Ипак, када их питате за нешто, они иду право на гомилу, прелиставају 2 или 3 листа и извлаче оно што сте тражили.

Шта ради за вас

Обе стране су тачне. Питање није оно што је тачно. Питање је које ће вас учинити ефикаснијим. Постоји неколико основних смјерница које се примјењују на оба приступа, али кључно је радити на начин који вам омогућује да будете најучинковитији. Скоро сватко треба да се отараси неких од нереда који се налазе на њиховом столу, али да немате више од једне ставке на вашем столу у једном тренутку неће радити за многе од нас.

Многи људи раде на неколико пројеката у исто вријеме (или скоро у исто вријеме). Креативни типови осећају потребу да имају инспирацију која их окружује. Појединцима оријентисаним према појединцима потребни су волумни референтног материјала. Неки људи сматрају да их гомиле посла чине заузетим и тако их чувају у време отпуштања. Други осећају да је чист сто показује колико су ефикасни у обављању посла. Оно што је важно је да радите оно што вам одговара.

Како укротити чудовиште

Било да идете на стерилну стаклену радну површину, или једноставно желите да донесете мало више поруџбине каосу радне површине, постоји неколико основних смерница:

• Стварно желите да побољшате: Не препоручујемо озбиљан приступ који неки раде. Нажалост, то оставља изговоре превише лаким за себе. Овај покушај да ваш стол учини мање затрпаном и ефикаснијом зависи од тога да ви уложите озбиљан напор.
• Задржи, Избаци или Премести: Нађи три контејнера. Означите најмањи "задржите". Означите највећи "бацање". Ставите други контејнер са ознаком "премјести". Стварно виталне ствари ће ићи у ваш контејнер да би се касније разврстале. Све што желите да однесете кући или одате одлази у контејнер за "кретање". Све остало иде у контејнер за бацање.

• Почните са најстаријим: Може се рећи да их гледа која је гомила најстарија. Обично је најдаље од ваше столице. Биће најлакше бацити предмете из ове гомиле.
• Оцените сваки комад само једном: Погледајте сваку ставку у гомили. Одлучите у који ће контејнер ући. Не можете га вратити на ваш сто касније, морате одлучити сада. Ставите све у један од три контејнера. Не постоји друга опција.
• Питајте се ово: Прво питање је "да ли то имам негде другде, или могу да га добијем од некога?" Ако имате копију у е-поруци, или у извјештају, или на столу особе која је припремила анализу тржишта, итд., Не морате чувати другу копију. Баци. Онда питајте "зашто ми је ово потребно?" Ако је одговор а) да предузмете акцију на том пољу, б) да урадите нешто са њом када добијем више информација од некога, или ц) да га назовем као што радим други посао, ставим га у хрпу за чување. (Након што се ослободите нереда поново ћете разврстати вашу групу за држање за те три категорије, тако да сада можете слободно да их одвојите. То ће уштедети време касније.) Ако је ваш одговор био нешто друго, баците ту ставку.

• Буди немилосрдан и храбар: Како напредујете кроз сваку гомилу, приближавајући се и приближавајући се стварима које су тек стигле, будите немилосрдни у својим одлукама. Не узимај затворенике. Ако ти стварно не треба, баци га. И буди храбар. Не држите се нечега само зато што би вас неко питао нешто о томе једног дана. Немојте градити тврђаву од папира да се заштитите.

Управљајте проблемом

Ваша радна површина не мора бити стерилна и потпуно лишена папира, иако може бити ако вам то помаже. Ваш циљ је да организујете вашу радну површину тако да она максимално повећа вашу ефикасност. Ако то значи још неколико гомила на вашем столу од особе која се налази у сусједству, то је у реду - под увјетом да све што сте задржали помаже вам да испуните свој циљ повећане ефикасности.