Како развити ефикасан дневни ред састанка

Дневни ред састанка је списак ставки које се учесници надају остварити на састанку. Дневни ред треба да се подели пре састанка, минимално 24 сата унапред како би учесници имали прилику да се припреме за састанак. По могућности, ако је могуће, дневни ред би требао бити доступан неколико дана прије састанка.

Израда дневног реда састанка

Прво, утврдите да ли су други запослени потребни за планирање састанка. Затим, одлучите шта ћете остварити одржавањем састанка и утврдите оствариве циљеве за ваш састанак. Циљеви које поставите ће успоставити оквир за ефикасан план састанка. Побрините се да нисте планирали више него што је разумно оствариво у временском оквиру вашег састанка.

Као што је Степхен Цовеи рекао у "7 навика високо ефективних људи", "Започните са циљем на уму." Сврха састанка ће одредити фокус састанка, дневни ред састанка и учеснике састанка.

Затим размотрите колико времена очекујете за сваку тачку дневног реда. Ако састанак траје један сат и имате пет тачака дневног реда, то вам даје општу идеју о временском оквиру са којим радите. То не значи да свака тачка дневног реда мора да буде тачно 12 минута, али пет комбинованих очигледно не може просечно више времена од тога.

Одлуке које треба донети

Након одређивања вашег укупног циља, ви или ваш тим морате донети одређене одлуке. Поред сврхе или циља састанка, такође укључите у свој дневни ред:

• Датум, време и локација састанка
• Учесници су били потребни на састанку
• Ставке за дискусију
• Количина времена коју очекујете од групе ће морати да дискутује о свакој ставци
• Пред-рад за састанак. Ово ће укључивати свако читање, документацију, податке, записнике са састанака са претходног састанка или било коју другу припрему која ће ваш стварни састанак учинити успјешним. Релевантне документе треба приложити уз обавештење о састанку и дневни ред када их дистрибуирате позваним учесницима.

Идентифиинг Партиципантс

Када одлучите да је састанак неопходан да би остварили свој циљ, морате развити листу учесника. Не може сваки запослени да учествује на сваком састанку, али позивање правих учесника ће повећати вашу вероватноћу успеха. Одредите своје учеснике постављајући себи нека питања:

• Ко мора да поседује решење које група развија?
• Ко је власник процеса о којем група расправља?
• Ко треба да зна информације које дистрибуирате?
• Ко може пружити податке и чињенице за доношење одлука?
• Ко има искуства или стручност да подели са групом?
• Ко мора подржавати имплементацију било којих рјешења или задатака?
• Ко мора дати дозволу или средства за постизање резултата састанка?
• Ко би могао да се супротстави примени било ког решења или правца?

Редовно заказани састанци

Није сваком састанку потребан прилагођени програм. Већина запослених има редовне састанке за своје одјеле или радне групе. Такође имате тимове и пројекте у којима учествујете.

Пројекат који је у току можда неће захтијевати новоразвијени програм за сваки састанак, али ће ваш тим бити добро послужен усвајањем стандардног приступа вашем састанку.

Редовни састанак запосленика је подијељен у три сегмента за које сваки има стандардне ставке дневног реда:

1. Информативне ставке: Напишите све тачке дневног реда које су информативне за сваки састанак. На пример, менаџер ажурира групу о резултатима састанка вишег руководства.
2. Ставке акције: Ставите на дневни ред све ставке које очекујете да ће група желети да прегледа на сваком редовном састанку. На пример, учинак према буџету за временски период и идентификација уштеда трошкова и сталних побољшања које група планира да постигне.
3. Форвард Планнинг: Ставите на дневни ред све ставке које група жели да планира или припреми унапријед. На пример, краткорочни циљеви за следећи месец или потреба за помоћ сарадника на предстојећим задацима.

Ако пратите ове смернице када развијате дневни ред састанка, повећавате вероватноћу да ће ваш састанак бити продуктивнији.

Шта укључити

Дневни ред за редовно заказани састанак може помоћи у постизању резултата које тражите тако што ћете укључити неке основне ставке:

• Загревање и поздраве. Размотрите кратак ледоломац у зависности од тога колико често се група састаје.
• Прегледајте сврху састанка, дневни ред и очекиване резултате и производ.
• Прегледајте, исправите (ако је потребно) и одобрите записник са претходног састанка.
• Обезбедите одговарајуће одељење и информације о компанији које тим треба.
• Прегледати напредак у вези са акционим ставкама, акционим плановима и обавезама. Прегледајте напредак групе по циљевима.
• Разговарајте и доносите одлуке о тачкама дневног реда за овај састанак.
• Идентификујте следеће кораке.

• Идентификујте сврху, исход и дневни ред наредног састанка.
• На крају састанка, записничар треба да размотри обавезе које су људи преузели током састанка.
• Идентификујте сваку помоћ која је потребна од људи који нису у групи и доделите учесницима контакт.
• Одредите ко изван учесника треба да зна шта и како ћете остварити комуникацију.
• Подијелите минуте у року од 24 сата од састанка или одмах, ако их је записничар узео електронским путем.