Планирајте пројекат са основним алатима за управљање пројектима

Наш свет рада је све више свет пројеката. Пројекти су како развијамо нове производе, извршавамо стратешке иницијативе и радимо све што је ново у организацији.

По дефиницији, пројекти су привремене и јединствене иницијативе, за разлику од активности редовног пословања. Мада се многе фирме ослањају на обучене, цертифициране пројектне менаџере да предводе своје иницијативе, пројектне вјештине су све више потребне за све професионалце. Овај чланак нуди увод у планирање пројекта за сваког професионалца заинтересованог за усвајање пракси које добро раде за професионалне пројектне менаџере.

Узмите си времена да истински дефинишете и испланирате свој пројекат

Руководиоци пројекта схватају да се велики део укупног трајања пројекта троши на планирање. Многи од нас имају тенденцију да пожуривају да започну посао, који је у свету пројеката сличан прескакању читања упутстава о том новом комаду намештаја који сте купили од једног од оних "сами саставите" продаваца. Шансе су да журба да се уради без читања инструкција, у неком тренутку у вашем подухвату ствара неке озбиљне проблеме.

Умјесто да журите равно у посао, важно је да се забије неколико критичних питања:

1. Шта тачно стварате? Будите што конкретнији.
2. Када мора да се заврши?
3. Којим ресурсима (људима, опреми и буџету) имате приступ, да бисте довршили пројекат?

Горе наведена три елемента су основне компоненте изјаве о опсегу. Сваки руководилац пројекта ради на разјашњавању опсега прије почетка рада.

Обухватање иницијативе за забаву у компанији

Примјер изјаве о опсегу за странку за одмор може гласити како слиједи:

Наш циљ је да планирамо и испоручимо забаву за 100 запослених и њихове значајне друге прије краја децембра, по цијени која не прелази 10.000 долара. Наше планирање и координација ће се састојати од 4 члана одбора који ће бити под надзором генералног директора.Забава ће укључивати отворени бар, посуђе, десерт и забаву.

Само узимање времена за израду те једноставне, али важне изјаве нуди моћне смјернице за тим који је укључен у пројект. Свако разуме природу пројекта, временски оквир, ресурсе и буџет.

Сломите опсег у дискретне блокове рада

Менаџери пројеката креирају нешто што се назива структура структуре рада како би се јасно и дјелотворно описали сви радови пројекта који мора бити завршен од стране некога у одређеном временском оквиру. У вашој ситуацији, прекид рада може укључивати:

• Идентифицирајте локацију.
• Потврдите доступност собе и закључајте је депозитом.
• Изаберите опције хране.
• Потврдите шанк и шта бар укључује.
• Идентификујте опције десерта.
• Креирајте и дистрибуирајте позивнице са избором хране.
• Завршите избор хране на основу враћених позива.
• Одлучите о врсти забаве.
• Прегледајте опције за забаву и изаберите.
• Потврдите поставу за трпезарију.
• Купите столне поклоне за госте.
• Координирајте и изведите догађај.

Руководиоци пројекта ће развити ову анализу рада пројекта без разматрања ресурса или времена, али више у формату браинсторминга. Након што је идентификован сав посао који је потребан за постизање опсега пројекта, вријеме је да се он уреди, додијели одговорности и затраже процјене времена и трошкова од чланова тима.

Креирање плана пројекта из рада

Након што сте завршили једноставну анализу рада која је идентификована на претходној страници, морате сада:

• Потврдите да су идентификоване све главне ставке за постизање опсега пројекта.
• Потврдите ко ће руковати радним ставкама и створити матрицу одговорности у којој ће бити описани главни задаци рада одговорне стране.
• Захтевајте од сваког члана тима да прегледа своје задатке, утврди процене времена и трошкова, забележи рокове, сумира потребе за ресурсима и осигура да су они темељно проценили посао за који морају бити одговорни.

Када се горе наведени кораци заврше, пројектни тим треба да ради заједно како би се догађаји уредили у одговарајућем редоследу, уз напомену да постоје било какви конфликти за ресурсе или потенцијалне изазове у планирању. Менаџер пројекта би завршио овај корак тако што би развио мрежни дијаграм, израчунао критични пут и затим распоредио ресурсе, често уз помоћ компјутерског софтвера.

За ваш мањи пројекат користећи неформалне методе, једноставан приступ пост-нот ноте типа постављања ставки у низу може бити све што је потребно. Овај процес ће вам омогућити да развијете комплетну слику корака и рокова за планирање и испоруку велике забаве!

Нека посао започне

Сада када сте узели времена да правилно спроведете пројекат, идентификујете главне задатке, редослед задатака и процените време и потребе за ресурсима, спремни сте да ставите тим у рад на њиховим додељеним одговорностима. Ваша улога неформалног руководиоца пројекта је да надгледате рад, подржавате чланове тима и помажете у идентификовању и решавању изазова који се појаве. Добар руководилац пројекта редовно се састаје са члановима тима како би процијенио напредак и идентификовао ризике који се појављују.

Доња граница

Исти горе наведени приступи могу се примијенити на сваку пројектну ситуацију у вашем одјелу или пословној јединици. Развити јасан опсег, идентифицирати рад, додијелити ресурсе, развити процјене и распоред, а затим пратити и контролирати рад. Ваше праксе ће бити препознате и цијењене од стране професионалних пројектних менаџера на вашем радном мјесту, а ваши резултати ће бити много бољи од једноставног скакања у посао без размишљања.