Управљање променама на радним пројектима

Пројектни менаџери троше много времена на израду планова и успостављање тимских циљева. Спонзори, актери и тимови тада троше доста времена на измјене у опсегу посла и процесу увођења. Постојање јасног, једноставног процеса управљања промјенама и стабилног погледа на ширу слику, чак и када се неки детаљи помјерају, дуг је пут ка одржавању пројекта који се креће напријед и омогућава вам да задржите хладноћу.

Прихватите ту промену

Промене се дешавају практично у свакој тачки животног циклуса управљања пројектом. Препознавање да су промјене неизбјежне - у ствари, често корисне - дијелови процеса, омогућавају најбољим пројектним менаџерима да усвоје агилније приступе планирању и извршењу. Постојање стратегија за ефикасно суочавање са промјенама које се дешавају је најбржи начин да се сви гледају у награду, чак и кад се чини да се понекад чини константним смјенама у правцу.

Дефинисани, структурирани процес управљања промјенама је ваша изведбена плаибоок; ваша стратегија 'библија'. Он ће за вас дефинисати како најбоље одговорити као лидер на сугестије - чак и захтјеве - за промјеном унутар развојног процеса. Помоћи ће вам да се грациозно и поуздано крећете кроз спорне пејзаже сарадње у постизању крајњих циљева свих страна.

Процес управљања промјенама

Процес управљања промјенама изгледа овако:

• Примање захтјева / захтјева за промјеном у процесу на пројекту
• Проценити захтев / захтев за променом са фокусом на буџет пројекта у вези са:
• материјала
• све релевантне захтјеве за дозволу
• часови рада
• изгубљено / стечено време
• Припремити и представити пројектним акционарима / повезати ваше препоруке о томе како поступити у односу на захтјев (е)
• Прихватите одобрење или деклинацију за одлуке акционара

Погледајмо сваки од тих корака:

Примајте захтев / захтев за промену у процесу на пројекту

Добит ћете захтјев за промјену пројекта на стотине различитих начина: на састанку, путем е-поште, телефоном, у ходнику док журите из уреда у вечерњим сатима.У идеалном случају, добићете информације о обрасцу захтјева за промјеном, али бисте требали знати да у стварном животу многи важни дионици мисле да је комплетирање ове врсте папирологије посао водитеља пројекта - иу вашој компанији може бити.

Шаблон захтјева за промјену пројекта (више о томе у минути) треба точно и језгровито обухватити све детаље захтјева, без обзира на то што они неформално долазе до вас. Када осјетите да су сви детаљи точно забиљежени, покрените образац поред иницијатора за провјеру да ли су све точке адресиране у потпуности.

Запамтите да би промјене могле бити и одузимање посла. Немојте увијек претпостављати да ће се промјене односити на стављање посла. Процес је исти без обзира на то да ли повећавате или смањујете опсег пројекта.

Извршите процену промена

Погледајте детаљно захтев за промену. Процењућете утицај на:

• Распоред
• Документација
• Досадашњи посао и посао који још треба да се уради
• Буџет
• Мере квалитета
• Обим
• Расположивост ресурса

На пример, промена софтвера може бити процењена на 5 дана. Ово не би само додало 5 дана распореду, јер би то потиснуло још један задатак и померило га у временском оквиру у којем је кључни ресурс на одмору. Тај задатак би такође требало да се помери, тако да би укупна промена додала 8 дана распореду. То би коштало $ 5к, а додатних 8 дана нас гурало у још један месец са уговором са добављачем, тако да има и трошкова за разматрање и тамо. Квалитета остаје иста, али промене у обиму укључују нову промену.

Потребно је ажурирати сву релевантну документацију, укључујући план пројекта и приручнике за обуку, који су већ започети.

Дакле, у широкој слици, једноставна петодневна промена има јаке ефекте. Важно је узети у обзир све релевантне факторе прије доношења одлуке о имплементацији, будући да цјеловита слика може промијенити исход.

Припремите и представите препоруке

Наоружани са разумевањем пуног утицаја тражене промене или промене, представите своје препоруке у погледу одрживости смене.

У неким случајевима промјене неће бити имплементиране јер ће перципирана корист бити мања од цијене. У другим случајевима, може се наћи довољно користи за надокнаду трошкова обављања додатног посла. Други случајеви, ипак, ће доказати да су промјене неизбјежне и изван ваше контроле, без обзира на негативан ефекат, који је посљедица регулаторних питања или питања усклађености, или унутрашњих питања као што су организациона реструктурирања.

Одлука

За мале измене које спадају у границе ваше ауторизације, одлука о томе да ли ћете прихватити или одбацити измене остаје на вама (са правим уносом из тима). Све веће треба одобрити спонзор пројекта или пројектни одбор. Увјети за оно што спада под категорију су углавном јасно дефинисани на почетку било којег пројекта.

Без обзира на исход, важно је да се упознају сви који су укључени у процес. Чланови тима отуђивања у било ком тренутку развоја могу коштати интегритет читавог пројекта, као и будуће сарадње.

Алати за управљање променама

Развијени су бројни алати за управљање промјенама како би овај процес био лакши и једноставнији. Централни део сваке алатке за управљање променама треба да буде:

• Контролна листа или процесна мапа учесника у шетњи кроз одговарајуће кораке за подизање промене у опсегу пројекта
• Образац захтева за промену шаблона (Белешка: Ако ваши пројекти раде на мрежи са аутоматизованим радним процесом, одлична је идеја да овај образац буде укључен у листу докумената.

Израда обрасца захтјева за промјену пројекта

Образац захтева за промену пројекта треба да садржи:

• Име особе која тражи промену ("подносилац захтева").
• Јединствени идентификатор, као број промене (можете га додати касније на себе јер је мало вероватно да ће било ко од људи који поднесе захтев и употребити форму знати шта да унесе овде).
• Опис предложене промене, са што је могуће више детаља.
• Категорија промјене. У идеалном случају, подносиоци захтјева требали би бити у могућности да бирају из претходно написаног одјељка, тако да морају само означити квадратић. Ово је добро мјесто за забиљежити да ли је захтјев за промјеном у односу на регулативу или интерну усклађеност - ако је (истински), можете заобићи много корака планирања и процјене и једноставно наставити с њим.
• "Зашто" промене. Које је оправдање за његово спровођење? Зашто га тражилац жели?
• Потенцијални утицај предложене промене на различите елементе пројекта, укључујући време, трошкове, квалитет, обим. Подносилац захтјева можда неће имати све детаље, тако да може захтијевати да ваша помоћ попуни те празнине кроз корак процјене промјене. Минимално што тражите у овом тренутку је појашњење да ли може повећати, смањити или промијенити постојеће параметре пројекта.

Обрасци за захтев за променом треба да буду заокружени са простором за детаље које треба да попуните, јер се о томе даље дискутује. Предложак треба да садржи и простор за:

• Промени одлуку: Прихвати, Одбаци или Одложи
• Име особе која доноси одлуку (или групу) плус датум када је одлука донесена и додатне коментаре.

Промене и управљање пројектним делом

Управљање опсегом пројекта је процес који филтрира и усавршава разлике између онога што је потребно за успјешно извршење пројекта и онога што није. Када се добију захтјеви за промјену пројекта, потребно је размотрити како те промјене могу утјецати на пројект у цјелини. Ваш процес управљања промјенама помаже вам да побољшате и дефинирате у контексту зашто је промјена практична или потребна.

Водич за знање о управљању пројектима (ПМБОК водич) - Управљање промјенама пројекта петог издања вриједно је споменути јер није тако интуитивно као што можда мислите. "ПМБОК Гуиде" укључује одличне стартер смернице у облику процеса под називом „Контролни опсег“ у секцији Управљање пројектним делом. Међутим, процес управљања промјенама на пројектима мора се рјешавати на интегриранији начин, а то се одражава у тексту. Корисници "ПМБОК Водича" такође треба да се позову на процес Извршите интегрисану контролу промена, јер јасно показује како се све повезује у ширем пејзажу.

Како би постали ПМП, важно је разумети како "ПМБОК Гуиде" покрива управљање промјенама, јер ће то бити дио вашег прегледа. Али имајте на уму да процес управљања промјенама који ћете заиста користити на пројектима мора бити интегрисан, једноставан за праћење и практичан.

Водећи свој тим кроз процес промена

Пројектни тим је критичан за успјех било којег пројекта, тако да помаже да се они активно укључе у управљање промјенама у процесу.

Ево 5 начина на које можете помоћи вашем тиму да се брзо помири са процесом управљања промјенама пројекта:

1. Будите отворени за промене. Нека ваш тим зна да се очекује промјена на пројектима.

2. Будите отворени за процес. Процес управљања промјенама који се овдје разматра није свима природан. Већина чланова тима не зна шта се од њих очекује док се не обавесте. Припремите брифинг да прођете кроз процес са њима и нека свако зна шта је његова или њена улога у његовом извршењу.

3. Олакшајте. Промена пројекта често је, у најбољем случају, контролисани хаос. Кораци које предузмете да бисте се успешно кретали њиме, дефинишу вас као водитеља пројекта. Ваш тим може да пронађе промене које су узнемиравајуће - нарочито оне велике или оне које преокрећу одлуке за које се дуго мислило да ће бити решене, а препреке које се сматрају дуго очишћеним. Распоред је погрешан, буџет може бити другачији, захтеви су свакако различити.

Ваш тим изгледа да вас води и стабилизује. Направите процес што лакшим за њих.

4. Будите ту да помогнете. Новом начину рада треба времена да се успјешно интегрише. Ако сте претходно управљали промјенама пројекта на неформалан начин (или уопће не), онда би промјена формалног процеса могла потрајати да постане "начин на који радимо ствари овдје". Дозволите тиму да зна да сте ту да им помогнете ако треба да прођу поред вас.

5. Не плашите се да кажете не. Нису све измене разумни предлози. Дозволите свом тиму да зна да ако се осећа снажно у вези промене која није права ствар за пројекат у овом тренутку, ви ћете стати уз њих у том разговору са подносиоцем захтева за промену.

Неуспех у ефективном управљању променама главни је међу начинима на које се пројекат може потпуно избацити из колосека, зато пазите. Наоружани правим информацијама и процесима, пројектне промјене се могу ријешити на контролиран, паметан и користан начин за све укључене.