Вођење тешких дискусија на радном мјесту

Изазовни разговори су основа побољшања перформанси и решавања проблема за менаџере на свим нивоима. Нажалост, превише менаџера одлаже вођење ових разговора из страха од одмазде или зато што вјерују да ће разговор угрозити њихов однос с другом страном. Неопходно је стећи контролу над тим емоцијама, а најбољи начин за развијање повјерења за испоруку тешких разговора је слиједити структурирани процес.

10 савјета за побољшање удобности с тешким разговорима

1. Радите планирање: Вашно посматрање понашања у питању и ваша способност да повежете та понашања са бизнисом су од суштинског значаја. Знаш где желиш да разговарамо. Прави мајстори повратне спреге развијају дисциплину да напишу и практикују своје планиране разговоре. Претходно планирање спречава лоше перформансе!
2. Правовременост је битна: Ако сте икада добијали годишњу ревизију перформанси која је укључивала критику о нечему што сте наводно урадили или нисте урадили прије неколико мјесеци, знате колико је безвриједна повратна информација. Ваш је посао да као менаџер осигурате да повратне информације буду понашајне, усредоточене на пословање и правовремено. Мој партнер за писање прве књиге, Практичне лекције у руковођењу, сугерисао је да се вредност конструктивних повратних информација смањује за 50% сваки дан када одложите давање.

   Ако су емоције вруће, пустите да се ствари мало охладе. Док сам вас управо завршио, молим вас да нам пружите правовремену повратну информацију - што је могуће ближе инциденту - ако се ствари загреју, потребно је дан да се мало охладе. Само не дозволите да се задржи предуго.

1. Изаберите поставку: Ако је ваша тешка тема потенцијално неугодна или ако очекујете емоционални одговор, избјегавајте поставке отвореног уреда или конференцијске собе са стакленим прозорима. Не гријешите с друге стране одабиром поставке која ће вас застрашити. Неутрално, приватно окружење је најбоље за теже разговоре. Ако се плашите физичких посљедица, посавјетујте се са својим Х.Р. представником који може одлучити да буде присутан с вама.
2. Припремите свој став: Неопходно је ући у ове разговоре са осећајем самопоуздања и понашањем које показује да сте мирни и посвећени позитивном исходу. Ваш тон гласа, говор тела и контакт очима су важни. Запамтите, овај разговор је важан за ваше пословање, ваш тим и појединца који сједи насупрот вама. Управљајте собом како бисте приказали прави ниво одлучности са одговарајућим нивоом бриге за добробит друге стране.

1. Користите опцију отварања која сте припремили на сесији планирања: Добар отварач идентификује понашање, повезује га са пословним утицајем и указује на потребу за променом. Немојте се осећати примораним да га замотате у похвалу. Док неки практичари који се баве повратним информацијама цијене позитивне “конструктивне повратне информације”, многи сматрају да то једноставно збуњује поруку. И, наравно, треба да дајете позитивне повратне информације - када сте зарађени - рано и често.
2. Немојте изгубити контролу над разговором: Више од неколико добронамерних менаџера нашло се наопако у овим разговорима. Ако учесник одговори на вашу уводну изјаву са нечим као што је: „Па, ја бих то учинио да сте бољи менаџер“, не постаните дефанзивни и пустите да се разговор претвори у расправу око вашег наступа. Разуман одговор би могао бити: "Џоне, овај разговор је о понашању које сам описао и утицају који он има на наше пословање, а не на моје перформансе."

1. Не бјежи са стране водоводом: И мушкарци и жене ће плакати повремено, и иако је неугодно, често је начин на који појединац реагује на стрес. Припремите се за ткиво. Дајте им времена да компонују. Ако је потребно, направите кратку паузу. Можете бити суосјећајни са ситуацијом, само немојте допустити да вам сузе искоче из фокусирања како бисте дошли до праве резолуције.
2. Промоција дијалога: Најбоље повратне информације и разговори усмјерени на понашање су дискусије, а не монолози. Друга страна ће вам дати отварање да бисте креирали дискусију гдје је то прикладно. Испитајте да бисте потврдили разумијевање и затражили идеје о јачању или промјени дотичног понашања. Ви знате да то ради када странка која прима информације нуди идеје о својим побољшањима.

1. Запамтите да радите према планираном правцу за разговор: Ако је понашање везано за вјештину или знање, припремите се са идејама за обуку. Ако је подучавање да подстакне самопоуздање или подстакне појединца да предузме следећи корак, ставите свој шешир за тренирање. Ако је тема фокусирана на неприхватљиво понашање, поновите пословни ефекат понашања и понудите јасно савјетовање о избјегавању тога у будућности. Када се ради о најтежим темама извођења или понашања, морају постојати импликације за неусклађеност.

1. Заједно изградите акциони план: Након што сте стекли јасноћу о овом питању, радите заједно како бисте дефинисали пут напријед. Договорити се о акционом плану и одредити јасан датум за праћење и расправу о напретку.

Доња граница

Већина менаџера зауставља се на спровођењу онога што сматрају да ће бити тежак разговор. Друга тајна је да већина људи жели повратне информације и жели да се побољша. У анкети након анкете у мојим радионицама, појединци изричито изражавају да желе да им менаџери дају више повратних информација - и конструктивних и позитивних. Уместо одлагања ових дискусија о перформансама, каријери и пословном унапређењу, планирајте успех и користите горе наведене процесе и савете како би вам помогли да ојачате свој рад помоћу овог кључног алата за управљање.