Правила за Етикуетте на радном мјесту

Иако не можете да користите е-пошту за друштвено комуницирање онолико колико сте некада радили, вероватно је и даље користите за професионалну кореспонденцију. Ако на овај начин ступите у интеракцију са својим колегама, шефом, клијентима, клијентима и потенцијалним послодавцима, будите сигурни да слиједите ових шест правила за правилну етикету е-поште.

1. Минд Иоур Маннерс

Чак иу свету у којем журимо да се ствари ураде што је брже могуће како би прешли на следећи задатак, узмите времена да користите добре манире у својој е-пошти. Не занемарите да кажете "молим вас" и "хвала".

Када се обраћате људима које не познајете добро или уопште, или са којима имате само формални однос, обратите им се по њиховом имену и презимену, осим ако вас нису замолили да поступите другачије. На пример, реците "Драги господине Бели" или "Драга госпођо Греи." Ако одговарате на е-пошту и пошиљалац оригиналне поруке га је потписао само са својим именом, онда можете сигурно претпоставити да је у реду да их адресирате на исти начин.

2. Пази на свој тон

Тон је како ви, као писац, можете изразити свој став у поруци е-поште. То утиче на то како се прима. Обично желите да будете сигурни да ћете се обратити примаоцу као поштено, пријатељско и приступачно. Не желиш да звучиш укочено или захтевно. Прочитајте поруку неколико пута пре него што притиснете тастер.

Када пишете некоме с ким сте раније комуницирали, почните са изговарањем нечег пријатељског као што је "Надам се да сте добро." Док емојије могу да вам помогну да лакше пренесете тон, уздржите се од тога да их користите у професионалној електронској пошти, осим ако не пишете некоме са ким имате веома неформалан однос. Никада их немојте користити приликом писања потенцијалном послодавцу.

Увек се сматра да је лоша етикета е-поште да пишете е-маил или део једног у свим великим словима. Изгледаће као да вићете.

3. Будите концизни

Заузети људи немају ни времена ни склоности да потроше више од једног минута на читање појединачне е-поште. Ако желите да дозволите свом примаоцу да брзо прочита вашу поруку - а да је и даље разуме - морате је држати кратко.

Међутим, немојте изоставити релевантне детаље. Побрините се да ваша порука јасно пренесе ваш разлог за писање. Нико не штеди време ако завршите тако што ћете покушати да објасните детаље које сте изоставили.

4. Избегавајте коришћење текстуалних скраћеница

Иако желите да уштедите време, у професионалној е-пошти не би требало да користите текстуалне скраћенице. Ако пуно пишете, као што то чине многи људи, можда сте навикли да користите неку врсту стенографије да бисте разговарали са својим пријатељима.

На пример, можете да користите "у", "ур," и "плз" уместо "ви", "ваш" и "молим вас." Ове скраћенице немају мјеста у пословној кореспонденцији, осим ако је прималац особа с којом имате повремену везу.

5. Користите професионалну е-адресу

За поруке које се односе на ваш тренутни посао, увијек користите адресу е-поште коју вам је додијелио послодавац. Међутим, никада не смете да га користите за слање порука које нису везане за ваш посао, на пример, ако тражите нову. Уместо тога користите лични налог е-поште.

Ако немате лични рачун, на пример, онај који вам је пружао Интернет провајдер када сте се пријавили за услугу, добијте бесплатан налог е-поште. Користите Гмаил или неку другу услугу да бисте поставили адресу која звучи професионално. Не користите ништа глупо или сугестивно. Ваше прво име и презиме или ваше пуно име су одговарајући избори.

6. Не заборавите правопис и бројање граматике

Важно је да пажљиво прочитате е-пошту. Никада не занемарите овај критични корак, без обзира колико сте заузети. Ствари на које желите да будете пажљиви су исправан правопис и одговарајућа граматика. Поред исправног писања уобичајених речи, такође желите да спелујете имена људи, укључујући име вашег примаоца и име његове или њене компаније.

Пазите да се превише ослањате на провјеру правописа. Могуће је да не примећују погрешно написане ријечи када се погрешно користе. На пример, провјера правописа неће означити ријеч "до" у реченици, "морам да вам постављам питања", иако би у овом контексту требало да буде "два". Двоструко проверите правопис који нисте сигурни помоћу бесплатног онлине речника као што је Мерриам-Вебстер.