Савети за управљање буџетом за нове менаџере

Шансе су, када се неко промовише у своју прву менаџерску улогу, то ће бити први пут да управљају буџетом одељења.

Већина нових руководилаца добија мало или никакву формалну обуку о томе како да развије буџетску прогнозу, прати њихове трошкове, или како да изврши средњу годину прилагођавања. Често им се предаје табела или извештај од свог менаџера, или одељења за финансије, и од њих се очекује да знају како то да ураде, или да уче методом покушаја и грешке.

Иако “суђење и грешка” може бити ефикасан начин да се научи нова вјештина, било би боље да нови менаџер не мора правити превише болних грешака. Ево неколико савјета.

Уложите време да научите од самог почетка

Нема бољег времена да поставите "глупа" питања него када сте потпуно нови у нечему и никада то нисте учинили. Боље је питати и проводити вријеме унапријед учећи, него чекати док неко не укаже на ваше грешке. Затражите време од свог менаџера (или претходника ако можете) да прегледате основну филозофију, свеобухватне циљеве, формат и сваку ставку ретка. Ако ваша организација има особу за финансије, замолите ту особу да проводи и вријеме са вама. Већина ће бити поласкана и вољна да подели своју стручност.

На крају крајева, ако вас могу унапријед научити како да радите ствари према њиховим спецификацијама, касније ћете за њих бити мање главобоља.

Крените на курс “Финансије и буџетирање за нефинансијске менаџере”

Проверите са својим локалним универзитетским пословним школама, под "Екецутиве Едуцатион". Већина пословних школа нуди један до три дана, не-кредитне курсеве. Током или након курса, узмите времена да прегледате годишњи извештај ваше компаније и разумете различите финансијске показатеље и извештаје.

Управљајте својим одељењем Буџет као што је Ваш сопствени посао

Када радимо за велике организације, тежимо да третирамо новац компаније као да расте на дрвећу. То није, и сада је ваш посао као менаџера да преузмете лично власништво над ресурсима вашег одељења.

Будите тимски играч

Ако је могуће, прегледајте буџет вашег менаџера. Иако је важно преузети власништво над буџетом, ваша јединица је дио већег ентитета. Замолите свог менаџера да вам покаже где се ваш буџет уклапа и подржава велику слику, као и међузависности са вашим колегама. Може бити тренутака када другом одјељењу треба новац за циљеве који су виши од вашег. Немојте чекати да вам се постави питање или да га одузмете - будите проактивни и нудите помоћ свом вршњачком менаџеру. Ви ћете бити виђени као стратешки и колаборативни.

Не играјте Ступид Гамес

Само зато што "сви то раде" не значи да није глупо и лоше за компанију. Пример типичне глупе игре за буџетирање коју играчи играју је "искористите или изгубите потрошњу". То је када се приближавате крају године, а ваш буџет се покреће под вашом прогнозом. У претходним годинама, када сте потрошили, буџет за наредну годину је постављен на основу стварне године. Дакле, да не бисте поново смањили буџет, идете у куповину - купујете ствари које вам не требају или се складиштите само у случају да вам затреба.

Пратите своје месечне трошкове и направите проактивне корекције

Немојте претпостављати да ће вам “неко” рећи када будете буџет. У ствари, можда ћете чак морати да тражите месечне извештаје или да пратите сами себе. Немојте чекати до краја године, када је то изненађење (вама и вашем шефу). До тада је прекасно да се истражи и изврши исправка. Будите одговорни, мерите себе и проактивно обавестите свог менаџера.

Будите транспарентни и укључите свој тим

Подијелите свој буџет са својим тимом, можда чак и укључите их у постављање прогнозе. Укључивање вашег тима и помоћ у разумевању буџетског процеса ствара осећај заједничког власништва и охрабрује ваше запослене да пронађу креативне начине управљања трошковима.

Бе Стратегиц

Не узимајте само прошлогодишње податке и додајте десет процената прогнози за следећу годину. Почните са развијањем стратегије и циљева, а затим одредите ресурсе потребне за постизање тих циљева. Ако вам је потребно више од прошле године, онда припремите пословни случај како бисте оправдали свој захтев за додатно финансирање.

Немојте претјерати

Док је управљање буџетом важна улога менаџера, никада не губите из вида најважнија средства: своје људе! Побрините се да потрошите најмање пет пута више времена од развијања вашег тима да крцкате бројеве.