Најбоље праксе за досијее особља

Добра је идеја да послодавац одржава досије особља за сваког запосленог. Документација историје о запослењу, евиденција доприноса и постигнућа, дисциплинска обавештења, промоције, планови за развој учинка и још много тога, спадају у досије особља. Паметни послодавци имају и више од једног кадровског досијеа.

Послодавац има добре разлоге да задржи неколико кадровских досијеа - неке правне и неке за најбоље праксе у запошљавању. Потребна је документација како би послодавац имао тачан увид у историју запослености запосленог. Документација подржава одлуке послодавца и може заштитити послодавца у парници - исправно сачуваној.

Садржај кадровске документације пружа историјски преглед важних догађаја током каријере запосленика. Они подржавају одлуке које се доносе о запосленом и његовој каријери. Они показују послодавчево образложење везано за запошљавање, унапређење, трансфер, награђивање и признавање и одлуке о отпуштању.

Различите смернице су повезане са различитим типовима датотека особља

Пошто се препоручује неколико типова кадровских досијеа, различита правила и смернице су повезани са сваком врстом досијеа особља.

• Сваки тип кадровског досијеа има другачији разлог за постојеће и различите садржаје, на основу тог разлога.
• Сваки тип кадровске датотеке се складишти различито.
• Приступ досијеу особља је ограничен на одређене запослене у већини организација. Многе организације ограничавају приступ досијеима особља само кадровском особљу. Различити типови датотека особља имају различите смјернице за приступ.
• Приступ запосленика његовом или њеном кадровском досјеу је дозвољен, али већина послодаваца поставља смјернице за приступ запосленика политиком приступа кадровским датотекама у приручнику за запослене. (Различите државе и јурисдикције имају различита правила, тако да останите уп-то-дате за своју локацију.)

  Већина организација не дозвољава менаџеру запосленог да приступи укупном досијеу особља. Они очекују да менаџери чувају релевантну документацију у сопственом досијеу запослених који није званични досије особља.

• Одељење за људске ресурсе поседује и одговорно је за досијее запослених.

Препоручене датотеке особља

Овде се налазе типови препоручених кадровских досијеа и оно што треба да знате о раду са њима.

Датотека особља

Ово је главни досије особља које послодавац одржава за сваког запосленог. Записник особља чува историју запослености сваког запосленог. То је оно што треба да знате о досијеу запослених.

Медицал Филе

Медицински досије запосленика има озбиљна законска ограничења која послодавац мора знати и обратити пажњу. Ево шта треба да знате о поверљивости и садржају медицинског досијеа запослених.

Паиролл Филе

Приступ запосленика до досијеа запослених је мање рестриктиван него приступ медицинском или кадровском досијеу. Датотека са платним списком садржи информације о плати, одабиру накнада, промјенама у стопи плаћа, намирницама и другим правним документима који утичу на плаћу запосленог. Различити службеници за рачуноводство и кадрове приступају информацијама у платном спису.

И-9 Формс Филе за запослене

Због права приступа разним владиним агенцијама, пратите најбољу праксу тако што одржавате засебну датотеку за све обрасце И-9 запослених. Сазнајте више о чувању И-9 образаца.

Политика приступа персоналним датотекама за запослене

Желите да омогућите сваком запосленом да сазна шта је у његовом или њеном кадровском досијеу, али морате да контролишете интегритет, потпуност и темељност датотеке. Одржавање повјерљивости запосленика и послодавца и ограниченог приступа осигурани су политиком приступа документацији за особље.

Шта не треба укључити у досије особља

Тражите смјернице о садржају који никада не би требао бити укључен у досје особља? Ево мојих најбољих препорука о садржају који желите да одржавате или на засебној, неформалној локацији или уопште не задржавате. Задржавање непотребне документације може бити повријеђено.

Документација

Да ли знате која је документација? Ријеч, документација, често се појављује у свијету запошљавања и људских ресурса. Али, смисао документације и зашто бисте желели да документујете одређене догађаје у вези са запошљавањем детаљно је обрађена, "Важност документације у људским ресурсима". Погледајте, јер је исправна документација од суштинског значаја за тачне досијее о запошљавању.

Дисцлаимер: Имајте на уму да достављене информације, иако су ауторитативне, нису гарантоване за тачност и законитост. Сајт се чита широм света, а закони и прописи о запошљавању варирају од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас да потражите правну помоћ, или помоћ од државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе као смернице, идеје и помоћ.