Значај документације у људским ресурсима

Документација је писана и задржана евиденција о радним догађајима. Ови записи су састављени од владиних и законски прописаних елемената, докумената који се захтијевају политиком и праксом компаније, докумената предложених најбољом праксом људских ресурса, те формалног и неформалног вођења евиденције о догађајима у вези са запошљавањем.

Документација о евиденцији о раду

Записник запосленог о документацији је писмени извештај о његовим или њеним поступцима, дискусијама, инцидентима тренирања перформанси, присуству кршења правила, дисциплинским мерама, позитивним доприносима, наградама и признањима, истрагама, неиспуњавању захтева и циљева, процени учинка и још много тога.

Одржавање ове евиденције омогућава послодавцу и запосленом да сачува писану историју догађаја и расправа које су се догодиле око одређеног догађаја. Документација о радном односу даје писани запис који може бити неопходан за подршку таквим активностима као што су унапређење запосленика, повећање плаћа запосленика и дисциплинске мјере - укључујући и престанак радног односа.

Документација о запосленима, када је то потребно, углавном је позитивна и негативна. То је чињенично, а не осуђујуће. Он описује догађаје који се дешавају, а не на основу мишљења и мисли посматрача о догађају. Документација такође описује радње које су предузете у значајним случајевима, као што је формално признавање запосленика или предузимање дисциплинских мјера.

Запамтите, потребно је да направите документацију што је могуће ближе тренутку када се инцидент догоди како би документи били благовремени, детаљни и тачни.

У правном поступку, документација о претходном радном учинку запосленог је често од критичног значаја за исход који послодавац искуси из догађаја. Постизање праве слике о учинку запосленика без фокусирања искључиво на негативне догађаје је циљ.

Врсте документације

Политике, процедуре, приручник за запослене и планови развоја учинка су и облици документације у којима се биљеже очекивано понашање запосленика и захтјеви на радном мјесту за одржавање уредног, праведног радног мјеста у којем запосленици знају шта се од њих очекује.

Евиденције су и писмене изјаве оптуженог, оптуженог и свједока о непријатељским догађајима на радном мјесту које укључују недолично понашање запосленика као што је сексуално узнемиравање.

Ова документација укључује и сталне записе као што су потписана пријава за запошљавање, писана упутства за запошљавање, материјали за пријаву као што су биографије и пропратна писма, као и провјере. Поред досијеа запослених, остаје и друга папирологија као што је образац И-9 (који потврђује да запосленик има право да ради у САД), као и медицинска документација, записи ФМЛА и тако даље.

Документација може бити и неформална као што је то записано у записнику менаџера о његовим или њеним разговорима са запосленим током године. Важно је да руководиоци одржавају ову документацију на свим својим члановима. Ниједан радник не треба бити издвојен због учинка. То се касније може протумачити као дискриминација.

Документација може бити формална и задржана у досијеу запослених. Од запосленика се очекује да потпишу ову документацију како би потврдили да су примили копију, те да су прегледали садржај у цијелости. Напомена: Потпис не означава сагласност са изјавама у документацији.

Употреба документације

Документација о критичним инцидентима, било позитивним или негативним, такође се препоручује, тако да менаџери имају евиденцију о учинку запослених у одређеном временском периоду.

Организације могу користити документацију коју чувају на друге начине. Оне могу укључивати процедуре, радне инструкције и упутства за компјутерски софтвер да наведемо само неке, али у сврху функције људских ресурса, то су уобичајене употребе документације. Сљедећи одјељак даје упуте о томе како исправно документирати.

Узорци за документацију перформанси

Документација о учинку запосленог ће вам омогућити да дисциплинујете, укинете или поштено промовишете, наградите и препознајете запослене. Без документације, прављење случаја за било коју од ових радњи је тешко и потенцијално ризично за послодавца.

Послодавац мора избјегавати било какву потенцијалну оптужбу о дискриминаторном поступању према запосленима. Без обзира на све законитости, добри послодавци желе да створе радно окружење које је поштено, доследно и подржава циљеве запослених и планове каријере.

Ова околина је подржана од стране менаџерске професионалне документације о учинку запослених - и хвалевредно понашање и акције којима је потребна корекција или побољшање. Како је документовано, било је раније детаљно објашњено. Следеће ситуације дају вам више примера одговарајуће документације.

Документовање закашњења и одсуствовања са посла

Погрешно:

Марк обично касни на посао. Марк пропушта превише посла.

Јел тако:

1. април: Марк је позвао болесника и пропустио осам сати рада.

4. април: Марк је стигао на посао у 10 сати ујутро, два сата закашњења од заказаног почетка.

6. април: Марк је заказао лекарски преглед, а затим је остао код куће како би имао нову пећ.

12. април: Марк је позвао болесника и пропустио осам сати рада.

Доцументинг Перформанце

Погрешно:

Марија је непоуздана. Једва да икада ради оно што се обавезала.

Јел тако:

2. мај: Марија је обећала да ће први нацрт приједлога производа бити доступан за преглед на данашњем седмичном састанку. Марија није израдила нацрт документа како се очекивало. Рекла је да је била превише заузета и људи којима је помоћ била потребна није јој се вратила.

Менаџер је одговорио: Коју помоћ сте требали? Информације? Ко вам се није вратио и шта вам је требало?

Царл и Мицхаел су морали да обавесте Мари о њиховом напретку.

Шта вас чини толико заузетим да нисте имали времена да наставите са својим ангажовањем? Превише преузима обавезе са ограниченим временом да их испуни.

Шта могу да урадим да вам помогнем?

Када ћете учинити нацрт документа доступним за преглед?

Ови узорци дају преглед онога како изгледа ефективна документација насупрот документацији која је погрешно написана. Следите ове савете да бисте ефикасно и легално документовали политике, перформансе и догађаје на вашем радном месту.

Дисцлаимер

Пружене информације, иако мјеродавне, нису зајамчене за тачност и законитост. Сајт се чита широм света, а закони и прописи о запошљавању варирају од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас да потражите правну помоћ, или помоћ од државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе као смернице, идеје и помоћ.