Начини да се нервирате ваше заинтересоване стране пројекта

Као пројектни менаџер, део вашег посла је да осигурате да заинтересоване стране - то је ваш пројектни тим и кључни купци и добављачи - добију оно што им је потребно из пројекта. Ваши актери би требали бити ваши кључни шампиони. Они би требали да вас подржавају, помажући вам да постигнете циљеве пројекта и да осигурате да се сви повлаче у истом правцу.

Али лако их је нервирати. А када се то догоди, они се могу претворити у људе који више не желе да имају ништа са вашим пројектом. То представља огроман ризик за менаџера пројекта, јер вам је потребна њихова помоћ и подршка да бисте били успјешни. Без њиховог доприноса, можда нећете моћи да доставите свој пројекат. Ево начина на које можете сметати вашим заинтересованим странама на пројекту и шта бисте требали радити умјесто тога.

Неуспех комуникације

Комуникација би требала бити око 80% онога што радите као менаџер пројекта. Када не кажете свом тиму, добављачима или купцима шта се дешава, они ће се брзо изнервирати. Што је још горе, они имају тенденцију да попуне празнине својим објашњењем онога што се дешава, што вероватно није тачно и може бити потпуно штетно за репутацију пројекта.

Уместо тога, саставите јасне извештаје о пројекту. Упознајте их појединачно иу групама и информишите их на сваком кораку. Саставите план комуникације пројекта и проведите анализу дионика тако да можете ријешити тко треба чути што и када треба чути.

Не постављајући њихово мишљење

Комуникација је једна ствар, али то се обично односи на ажурирање статуса и праћење пројекта. Морате учинити више од тога да бисте их ангажовали у пројекту. То може ометати људе када су стручњаци за одређену област у одређеној области и не тражите њихов допринос о нечему што су високо квалификовани да коментаришу. Руководиоци пројеката могу пасти у замку вјеровати да морају учинити све и сами донијети све одлуке, али то уопће није случај.

Уместо тога, питајте њихово мишљење о томе како да се баве пројектним питањима када се појаве. Узмите у обзир њихова гледишта. Не морате да радите оно што предлажу, али помаже да изградите односе ако их слушате. То можете урадити кроз састанке пројекта и бити на располагању за слушање када дођу до вас са сугестијама. Ако је то ваш тим, побрините се да имају адекватну могућност да прикажу своје погледе.

Вјеровање у своје квалификације даје вам супер моћи

Бити ПМП® вас не чини најбољим пројектним менаџером на свету (иако би то могло да помогне мало). Одржавање сертификата ПРИНЦЕ2® Працтитионер, или АПМП или било које друге ознаке за управљање пројектом не чини вас неприкладним.

Говорити о својим квалификацијама све време и како књиге раде ствари је сигуран начин да се нервирате ваше заинтересоване стране. Они не желе да чују о вашим великим резултатима на испиту или како примењујете методологију на њихов пројекат. Заправо, све што они желе је да пројекат иде добро. Не маре много како ћете стићи тамо, већину времена.

Немојте претпостављати да зато што имате квалификацију и знате како да управљате ризицима, на пример, да нећете бити ухваћени од ризика пројекта. То се догађа најбољима од нас. Зато је боље бити понизан и посвећен, стављајући своје вештине на практичан начин, а да не верујете да су вас поставили изнад својих вршњака.

Уместо тога, ваше квалификације би требало да вам пруже самопоуздање да обавите свој посао најбоље што можете, али видећете да многи људи који раде као пројектни менаџери поседују сертификате. У ствари, многи људи који раде у специјализованим индустријама поседују сертификате, а за многе компаније, акредитације у вашој области стручности, било да је то архитектура, рачуноводство или управљање пројектима, једноставно су хигијенски фактор.

Не очекујте од ваших заинтересованих страна да буду импресионирани и не причајте о њима све време. Покажите своје вјештине тако што ћете добро провести пројект и показати како примјењујете знање које сте научили у учионици.

Промена рока

Када су се сви пријавили за пројектне догађаје и знају шта се дешава када сви можете да радите складно као један тим. Када промијените рокове и никоме не кажете, то је онда када се људи почну љутити.

Промена датума има огроман утицај на рад других људи. Они су можда резервисали време одмора око свог критичког рада на пројекту. Они су можда морали да попуне ресурсе у другим тимовима зато што је неко потребан за пројекат у одређено време. Ако промијените датуме без разумијевања ове позадине, онда можете угрозити пројект.

Ваш спонзор пројекта ће уместо тога разумети ако не можете да постигнете договорене циљеве. Ствари се мењају. У опсег вашег пројекта додају се нове ставке или се ствари уклањају. Али није ваш посао да се договорите само о промјенама рокова. Радите са пројектним тимом да бисте разумели утицај промена. Затим предложите решење спонзору пројекта, објашњавајући разлоге за промену датума.

Побрините се да су сви актери свјесни промјене и како она може утјецати на њихов рад. Затим, уз сагласност свих, извршите измене и ажурирајте пројектну документацију. Никада не би требало да правите промене на датуме, а да остатак тима не зна први.

Вастинг тхеир тиме

Састанци би требало да буду ефикасни, добро управљани и веома корисни за сва времена. Али то није увек случај. Много пута заинтересоване стране се жале да су губиле време на састанцима. Није било дневног реда, или одлука коју су очекивали да се донесе није направљена зато што су у соби били погрешни људи.

Имате и друге прилике да губите време - то нису само састанци. Немојте претрпати њихову пристиглу пошту тако што ћете их ставити у копију е-поште када не морају бити. Уместо тога, заинтересоване стране на пројектима имају и други посао који треба да ураде, тако да морају мудро да користе своје време. Побрините се да ваши састанци имају дневни ред. Планирајте их, позовите праве људе и постарајте се да их пратите.

Шаљите само е-поруке релевантним особама. Ако требате некога уписати, побрините се да схвате зашто је то важно за њих да буду свјесни, и избјегавајте застрашујуће „све одговоре“ колико год можете. Само будите свесни чињенице да су други људи заузети и да ваш пројекат није њихов приоритет све време (ако је у било ком тренутку).