Основне вјештине управљања почетницима

Ниво 1 Пирамиде менаџерских вештина показује основне вештине које сваки менаџер мора да савлада. То је темељ пирамиде управљачких вјештина, која показује вјештине које менаџер мора свладати како би био успјешан и показује како се те вјештине управљања надовезују на успјех.

Основне вјештине управљања

Постоје четири основне вјештине управљања које сватко мора овладати да би имао успјеха у послу управљања. То су четири основне вештинепланирати, организирати, усмјерити и контролирати и детаљно се детаљно разматрају у наставку.

План

Планирање је први и најважнији корак у сваком задатку управљања. Такође је и најчешће превиђен или намерно прескочен корак. Иако ће количина планираних и детаљних детаља варирати од задатка до задатка, прескакање овог задатка је позивање на сигурну катастрофу осим на срећу. То је оно што нам говори о планирању 6 П (или 7 П у зависности од тога колико рачунате).

Иако већина људи повезује термин планирања са општим пословним планирањем, постоје и различити нивои планирања:

• Стратешко планирање
• Тацтицал Планнинг
• Оперативно планирање

Постоје различите врсте планирања:

• Планирање катастрофа
• Планирање сукцесије
• Кризно планирање
• Планирање компензације

Организуј

Менаџер мора бити у стању да организује тимове, задатке и пројекте како би се тимски рад обавио на најефикаснији и најефикаснији начин. Као менаџер на почетку, можда организујете мали радни тим или пројектни тим. Ове исте вештине ће бити потребне касније у вашој каријери када морате да организујете одељење или нови одсек компаније.

Јасно је да постоји много преклапања између планирања рада и организовања. Када се планирање фокусира на оно што треба да се уради, организација је операционалнија и више је усредсређена на то како најбоље обавити посао.

Када организујете посао, морате:

• одредити потребне улоге
• доделите задатке улогама
• одредити најбољи ресурс (људе или опрему) за улогу
• добити ресурсе и додијелити их улогама
• додијелити ресурсе улогама и делегирати им овласти и одговорности.

Без обзира да ли вам је додељен мали тим или пројекат за управљање, менаџери за почетак морају такође бити у стању да организују канцеларије и системе података.

Можда нећете бити у могућности да физички померате људе да би ваш тим био заједно, али то треба да размотрите. С друге стране, можда ћете морати да преместите неколико људи у мали простор и морате организовати ствари како би тим могао ефикасно да ради у том простору. Касније у својој каријери, можда ћете морати да организујете канцеларију за смештај тимова из неколико различитих одељења и њихових специфичних потреба.

Такође ћете морати да организујете све системе који ће обрадити податке које ваш тим треба да прикупи или дистрибуира. Данас су то вероватно компјутерски системи. Морате одлучити да ли, на пример, треба да подесите дељене веб странице на интранету компаније или само дељену фасциклу на серверу датотека. Како ћете организовати системе тако да свако коме су потребне информације имају приступ до њега (и да није доступан онима који то не би требало да виде, као што су ваши конкуренти)? Ако ваш тим треба или производи нешто друго осим информација, морате се организовати тако да ваш тим добије оно што им је потребно, када им је потребно, и могу да излазе другима оно што ваш тим производи у правом тренутку.

Не заборавите да се организујете. Ући ћемо у ово на виши ниво у нивоу 3 пирамиде менаџерских вештина, али чак и као менаџер на почетку морате бити у стању да организујете себе, своје време и свој простор како бисте били најефикаснији.

Коначно, запамтите, да је ријетко довољно организирати ствари једном. Са сталним променама у ресурсима, циљевима и спољним факторима обично ћете морати да се реорганизујете како бисте се прилагодили њима.

Директан

Режирање је корак акције. Планирали сте и организовали рад. Сада морате упутити свој тим на обављање посла. Почните тако што ћете бити сигурни да је циљ јасан свима у тиму. Да ли сви знају шта је циљ? Да ли сви знају која је њихова улога у постизању циља тима? Да ли имају све што им је потребно (ресурси, ауторитет, вријеме, итд.) Да учине свој дио?

Повуци, не гурај

Ви ћете бити ефикаснији у усмеравању тима према свом циљу ако их повучете (водите), а не гурате (седите и дајете наређења). Желите да мотивишете људе у свом тиму и да им помогнете и да их инспиришете на циљеве тима.

Контрола

Неки писци покушавају да "ублаже" ову вјештину тако што ће је назвати "координирати" или сличним изразима.Више волим јачи термин, контролу, јер је неопходно да менаџер контролише активности тима.

У горе наведеним корацима, планирали сте рад, организовали ресурсе да би се то постигло најефикасније, и упутили тим да почне са радом. У контролном кораку пратите обављени посао. Упоредите стварни напредак са планом. Потврђујете да организација ради онако како сте је дизајнирали.

Ако све иде добро, не морате ништа радити осим пратити. Међутим, то се ретко дешава. Неко се разболи, сортирање базе података траје дуже од сваке пројекције, кључни конкурент снижава цијене, пожар уништава зграду у сусједству и мораш се евакуирати на неколико дана, или неки други фактор утјече на твој план. Контролни корак сада диктира да морате да предузмете мере како бисте умањили утицај и што брже вратите ствари на жељени циљ.

Често то значи повратак на фазу планирања и прилагођавање планова. Понекад то може захтијевати промјену у организацији. и мораћете поново да усмерите све према новим циљевима и да их инспиришете. Онда, наравно, ви контролирате нови план и прилагодите га ако је потребно. Овај циклус се наставља док не завршите задатак.

Управљачки алати за управљање

У контролном кораку постављате стандарде за перформансе и квалитет, а затим пратите да ли су испуњени. На располагању вам је онолико алата колико има ствари које треба пратити.

• Алати за распоређивање - велики број софтверских алата вам омогућава да унесете свој распоред и редовно ажурирате прогрес. Програм ће истакнути промјене у распореду тако да можете идентифицирати корективне мјере које треба подузети.
• Финансијске контроле - као менаџер, обично имате буџет. Извештаји Одељења за финансије ће вам рећи како ваша потрошња (на људе и друге ресурсе) одговара плану.
• Људи контролишу - морате се побринути да сви људи у вашем тиму раде како је планирано. Ако нису, морате пронаћи и поправити узрок. Зар не разумеју циљ? Зар они немају неки ресурс или вјештину која им је потребна? Да ли је задатак превелик за њих и треба да буде модификован или додељен другом ресурсу? Ваш посао менаџера значи давање повратних информација члановима вашег тима о томе како њихов рад испуњава план. Када се то не догоди, морате предузети корективне акције.