Записи о запосленима које послодавци треба да воде

Желите ли знати које податке о запосленима треба да задржите као послодавца? Послодавац има четири евиденције о запосленима за сваког запосленог. Поред тога, послодавац одржава друге евиденције о запосленима за све запослене.

Кадровски досијеи запослених

За сваког запосленог води се досије особља. Ови досијеи особља садрже повјерљиве документе и њима управља и одржава особље за људске ресурсе. Досијеи особља су главни записи запосленика које користе послодавац, запосленик и руководилац запосленог у неким компанијама.

У другима - а ово је препоручени приступ - приступ досијеу запослених је ограничен на ХР и запосленике под надзором.

Типични документи у кадровском досијеу обухватају пријаву за запошљавање, формулар за контакт у случају нужде у породици, документовану повијест дисциплинских мјера, животопис, пријаву запосленика у приручнику за запосленике, потпис на листи послодавца, периодичну процјену, процјену посла или учинак план развоја, сертификати обуке и докази о присуству и тренутне личне контакт информације о сваком запосленом.

Сви досијеи особља не садрже исте документе, али сваки досије особља има неке документе који су исти. Документација о учинку запосленог не спада у досије особља, осим ако није оправдана дисциплинска мјера, награда или неки други знак изузетног постигнућа. Такве свакодневне напомене о перформансама припадају датотеци коју менаџери воде да прате перформансе, циљеве и доприносе својих запослених.

Платни спискови запослених

Платни спискови такође воде евиденцију запослених. Датотеке са платним списком садрже историју послова, одељења запослених, промене надокнаде, прилоге, зајмове и друге информације неопходне за плаћање запосленог и чување копије историје надокнаде запосленог.

Датотека са платним списком ће такође садржати историју владиних образаца као што су В-2, В-4 и документи о задржавању у социјалном осигурању које попуњава запосленик. Датотека ће такође садржавати информације о бенефицијама запослених и дозволу за повлачење уплата од радника.

Медицински подаци о евиденцији запослених

Медицински досије запосленика такође води послодавац. Записи о запосленима у медицинском досијеу нису доступни никоме осим особља именованог од стране људских ресурса и запосленог чије се евиденције чувају у досијеу. Медицински досијеи садрже лекарске белешке, документацију за примену ФМЛА, информације о тестовима на дрогу, потребне физичке информације и другу такву документацију која се односи на здравствено стање члана службе или члана његове породице.

Медицински досијеи, због поверљивости евиденције запослених, добијају највиши степен безбедног складиштења и поверљивости. Препоручује се да се медицински досијеи чувају у закључаним фиокама које су закључане у просторији која није доступна запосленима који нису запослени од стране ХР.

И-9 Датотеке Записника Запосленика

И-9 Датотеке чувају записе о запосленима који се воде за све запослене у једној датотеци која је одвојена од других евиденција запослених. Послодавци чувају евиденцију о запосленима одвојено од других евиденција запослених како би задржали повјерљивост запослених од стране државних службеника и других субјеката који су овлаштени да преиспитају запослене И-9.

Одржавање И-9 на посебној локацији ће осигурати да, ако сте изабрани за преглед Федералне И-9 датотеке, државни службеници неће имати приступ било којој другој евиденцији о запосленом или њеном запослењу у вашој организацији, изузев стварног И-9 образац. Ове истраге се повећавају сваке године, тако да будите сигурни да су ваши запосленици правилно попунили обрасце И-9 или можете бити кажњени и потенцијално затворски.

Приступ евиденцијама запослених од стране запослених

Запослени могу прегледати евиденцију својих запослених тако што ће се обратити особљу за људске ресурсе током редовног радног времена. Ниједан запосленик не може измијенити или уклонити било који документ у својим записима који се морају прегледати у присуству особља за људске ресурсе.

Морате имати политику гледања особља запосленог у приручнику за запослене и пратити је без обзира на захтјеве запосленика да прегледају њихове датотеке.

Ако запослени пошаље писмени захтев за копију своје кадровске евиденције након што напусти посао, од вас се тражи да им пошаљете копију.

Повремено ћете наићи на запосленика који је сумњичав о томе какве записе запосленика задржава одјел за људске ресурсе. То су запослени који ће највјероватније тражити копију својих досијеа запосленика. Поново, без дискриминације, направите копију датотеке и пошаљите је. (Вероватно ћете добити повратну информацију да је запослени био изненађен колико је мало документације задржало особље ХР-а.)

У неким јурисдикцијама, законито је наплатити запосленом трошкове умножавања и слања датотеке.