План управљања заинтересованим странама у управљању пројектима

У управљању пројектима, план управљања заинтересираним странама је формални документ у којем се описује како ће се заинтересиране стране укључити у пројект. Учесник је особа или група која има интерес у пројекту. Размишљајући о томе када и како ће заинтересоване стране бити укључене, пројектни тим може максимизирати позитиван утицај заинтересованих страна на пројекат.

Шта су заинтересоване стране?

Заинтересоване стране могу бити интерне и изван организације. Примјери унутарњих дионика укључују руководитеље и пословне јединице као што су рачуноводство и информацијска технологија.Пословне јединице обично имају представнике у пројектном тиму. Вањски дионици могу бити интересне групе, подузећа и грађанске организације. Ретко је да екстерни актери буду представљени у пројектном тиму. За агенције које имају регулаторна овлашћења, индустрије које регулишу су обично најважнија спољна група заинтересованих страна за сваки пројекат.

Ако је пројектни тим идентификовао заинтересовану страну, та заинтересирана страна би требала бити разматрана у плану управљања дионицима.

Непрактично је да се пројектни тим састоји од чланова који представљају сваку групу дионика. У многим случајевима то је немогуће. Међутим, пројектном тиму су потребни инпути и интереси заинтересованих страна за успех пројекта. На примјер, владина организација жели потпуно обновити и модернизирати свој најраширенији програм власничког софтвера. Скоро сви у организацији користе програм на неки начин. Сваки тип корисника не може бити директно заступљен у пројектном тиму, тако да тим осмишљава начине за прикупљање информација од заинтересованих страна и одлучује о начинима информисања заинтересованих страна о статусу пројекта.

Ови начини прикупљања улазних и комуникационих стратегија су документовани у плану управљања заинтересованим странама.

Стакехолдер вс Цоммуницатион План

Може доћи до значајног крварења између плана управљања заинтересованим странама пројекта и плана комуникације. Њихове функције су веома сличне. План управљања заинтересованим странама је шири по томе што олакшава улаз у пројекат, као и скице резултата. План управљања заинтересованим странама је ужи у томе што се односи само на оне са стеченим интересима, док план комуникације може обухватити ширу публику.

Еволутион

План управљања заинтересованим странама обично чува руководилац пројекта. Како пројекат напредује, руководилац пројекта прегледава план управљања заинтересованим странама и повремено га враћа пројектном тиму да размотри ажурирања. Пројекат може изгледати веома различито у средини своје временске линије него што је то био случај у фазама планирања, тако да је важно осигурати да се водећи документи пројекта промијене ако околности то захтијевају.

Пример

Ево примера како се план управљања заинтересованим странама може променити током пројекта. Државна агенција креће у пројект израде правила. Пошто почне, спонзор пројекта и пројектни менаџер износе списак заинтересованих страна које ће ставити у план управљања заинтересованим странама. Један од првих задатака пројектног тима је да испуни план. После неколико месеци, члан пројектног тима идентификује заинтересоване стране о којима нико није размишљао на почетку пројекта. Менаџер пројекта додаје нову заинтересовану страну у план и позива састанак пројектног тима како би разговарали о томе како да се укључи нови актер.

Када тим одлучи шта да ради, менаџер пројекта ће обавестити спонзора пројекта.

План управљања заинтересованим странама је живи документ. Како се пројекат мења, план управљања заинтересованим странама може да се промени са њим како би боље служио потребама пројекта. Са брзим планом управљања заинтересованим странама, пројектни тим може на прикладан начин да прикупи информације и повратне информације од заинтересованих страна, као и да информише заинтересоване стране.