Освојите подршку руководства у управљању пројектима

Менаџери пројеката имају тежак посао. По природи њихове улоге, они преузимају одговорност за формирање ефикасног тима који ће наставити и успјети са новим иницијативама. Пошто пројекти обухватају сав посао обављен у фирми, укључујући привремене и јединствене иницијативе, као и рутину свакодневних операција, сваки пројекат је нова авантура.

Додајте у стварност да су пројекти како ми иновирамо; како извршавамо стратегију и како градимо инфраструктуру и способности наше организације, очигледно је да старији руководиоци морају учинити све што је у њиховој моћи да подрже пројектне менаџере своје фирме.

Један од најважнијих фактора који подстиче успех пројекта је присуство ефикасног, ангажованог извршног спонзора. Ова позиција је одавно повезана са успехом пројекта у индустријским студијама, али преглед литературе која описује стварне праксе око спонзорства сугерише да имамо дуг пут до институционализације присуства и праксе улоге спонзора у нашим организацијама. Мало контекста је прикладно. Прво, погледајмо основне одговорности спонзора.

Примарне одговорности извршног спонзора пројекта

• Преузети одговорност за исход пројекта. (Ова тачка се често описује као заједничка одговорност са пројектним менаџером.)
• Повељујте пројекат и додељујте овлашћења руководиоцу пројекта и члановима главног тима.
• Подршка пројектном тиму за ресурсе и видљивост.
• Осигурати присуство и подршку ефективних тимских вриједности, укључујући одговорност и транспарентност.
• Пружите подршку тиму суоченим са изузетним тешкоћама.
• Водите пројектног менаџера.
• Обранити пројектни тим од организационог ометања.

Шта се дешава када је Извршни спонзор ван слике

У одсуству подршке извршног спонзора, све горе наведене одговорности спадају у већ преоптерећеног менаџера пројекта, који обично нема пропусност и политички значај да би испунио ове задатке. Недостатак ефикасног спонзора повећава ризик од проблема у пројекту, укључујући, али не ограничавајући се на: неуспјех, недовољне перформансе у односу на временске, трошковне и квалитетне циљеве и повећани немир у тиму.

Једноставно речено, присуство ефективног извршног спонзора је позитиван фактор за комплексан рад на доносењу наших најважнијих привремених и јединствених иницијатива на успјешан закључак. С обзиром на очигледну важност те улоге, може бити разумно претпоставити да већина организација озбиљно схвата свој рад са извршним спонзорима. Нажалост, мало времена проведеног у стварном свијету показује другачије.

Поглед у начин на који наше организације третирају улогу извршног спонзора

Као дипломирани инструктор за управљање пројектима, имам срећу да редовно учим о пракси управљања пројектима послодаваца мојих ученика у главном градском подручју. Од Фортуне 100 фирми до малих, предузетничких стартупа и непрофитних организација, представљене организације представљају пресјек наше економије.

Иако би било разумно очекивати у овој ери у којој су праксе управљања пројектима добро утврђене да ће већина фирми показати зрелу праксу око улоге извршног спонзора, у стварности, ситуација је управо супротна. Неколико не-научних налаза из мог годишњег неформалног истраживања МБА студената о улози извршног спонзора у њиховим фирмама:

• У просеку, више од педесет процената ученика описује своју фирму као да нема формалну праксу око извршног спонзорства.
• Неколико фирми има формализовану обуку или стандардизовани опис улоге и одговорности спонзора.
• Још увек немам извештај о ученику да његова фирма обезбеђује обуку за њихове извршне спонзоре.
• Постоји мало конзистентног договора о одговорности спонзора за успјех пројекта.
• Када студенти интервјуишу менаџере пројеката у својим фирмама о свом задовољству радом и подршком својих спонзора, већина испитаника изразила је фрустрацију.

Преглед формализованих анкета од стране индустријских удружења и приватних консултантских фирми учвршћује општу валидност инпута мојих студената. И док тренутно стање праксе извршног спонзорства може оставити простора за побољшање, пројектни менаџери немају избора него да наставе са својим иницијативама. Међутим, постоје неки кораци које менаџери пројеката могу подузети како би регрутирали пријеко потребну подршку извршне власти.

Како да добијете извршну подршку за ваш пројекат

1. Рецруит спонзора. Ако ваш пројекат има стратешке импликације за вашу фирму, било директно за клијенте или индиректно, омогућавајући ефикасније и ефикасније интерне активности у подршци купцима, требали бисте запослити спонзора. Директно радите са својим извештајем-менаџером или шефом канцеларије за управљање пројектима како бисте појачали значај пројекта и затражили помоћ. Нагласите улогу и одговорности спонзора као што је горе наведено, и покажите на индустријска истраживања која корелирају успјех пројекта и ефективно спонзорство.

1. Тренирајте свог спонзора. Нагласите улогу као стратешку, а не тактичку или као фигуру. Већина руководилаца долази у улогу спонзора без формалне обуке или чак контекста за њихове одговорности. Док сте у помало неугодној улози обуке извршне власти, већина тих појединаца ће ценити ваш контекст и смернице. Питања одговорности, јачања вриједности и заштите тима требају бити ваш примарни фокус када се укрцате на свог извршног спонзора.
2. Активно ангажујте и укључите свог спонзора. Најбољи односи између менаџера пројекта и спонзора су веома интерактивни. Важно је да двије стране успоставе јасан комуникацијски протокол за ажурирање пројектних активности, као и означавање и реагирање на ванредне ситуације. Менаџер пројекта треба охрабрити извршног спонзора да присуствује састанцима статуса или тимова с времена на вријеме како би показао искрен интерес и да служи као активна навијачица за организацију за тимске успјехе.

1. Затражите подршку тренера од вашег спонзора. Увијек је корисно имати некога с више искуства од вас који проматра и нуди конструктивне и позитивне повратне информације и тренирање о вашем учинку. Дозволите свом спонзору да зна да ли сте добродошли у вашем напору да се побољшате, а када га примите, прихватите га грациозно.
2. Пажљиво искористите спонзора за велике проблеме. Пазите да не гледате или третирате вашег спонзора превише на тактичка питања. Највећа и најбоља употреба вашег спонзора је да помогне у осигуравању ресурса; служи као портпарол пројектног тима за ширу управљачку групу и помаже вам да ојачате битне вриједности тима. Постоји равнотежа која руководилац пројекта мора поштовати када разматра привлачење спонзора у активности тима.

Доња граница

Улога извршног спонзора је један од важних дијелова загонетке за успјех пројектних иницијатива. Успешни пројектни руководиоци схватају колико је ова улога важна и раде на томе да добију подршку на одговарајућем нивоу и интензитету. Ако је улога спонзора одсутна или нејасна, узмите на себе да регрутујете и обучавате своје извршне спонзоре да подрже вас, ваш тим и вашу фирму за успјех.