Сазнајте више о записницима о састанцима и зашто су важни

Записници са састанака су писана или забиљежена документација која се користи за информирање присутних и оних који не присуствују састанцима о томе што се расправљало или што се догодило током састанка. Записници са састанка или белешке се обично састављају у одређеном записничком записничком записнику током поступка, тако да постоји тачан запис о ономе што се догодило током састанка.

Записници обично укључују:

• Имена учесника
• Ставке дневног реда обухваћене
• Одлуке учесника
• Пратеће акције које су учесници обавезали
• Рокови за испуњење обавеза
• Било који други догађај или дискусија вриједна документирања за будућу ревизију или повијест

Записник састанка као историјски документ

Као историјски документ, записници су корисни за документовање кључних идеја или тачака за дискусију које су довеле до одлуке. На пример, ефективни записници са састанака могу да одреде пет алтернатива о којима је тим разговарао и кључни разлог због кога је један од њих изабран.

Минуте за типични пословни састанак не морају да бележе сваку дискусију или детаљно наводе ко је шта рекао. Наравно, ово правило је другачије за друге врсте састанака, као што су судске расправе и ситуације у којима се расправља о судским поступцима. Ови типови састанака захтевају тачан запис разговора и изјава. Али, ако људски ресурси не расправљају о тужби, типични састанак на радном месту не документује сваку јоту.

Када и како поделити записнике са састанака

У идеалном случају, састанци се снимају на електронском уређају, као што је лаптоп или иПад, а након брзог прегледа правописа, граматике и јасноће, дистрибуирају се учесницима састанка електронским путем на крају састанка. На овај начин, учесници одмах примају обавештење о својим обавезама и роковима и могу постављати питања или тражити појашњења. Ако то није могуће јер снимач жели да препише записнике или их провери у погледу грешака, треба да их дистрибуира у року од 24 сата након састанка.

Записници такође служе као подсетник за обавезе које су чланови тима направили током састанка и помажу учесницима да преносе ове ставке у своје календаре и дневне листе задатака.

Диктафон би увек требало да прегледа претходне минуте састанка на почетку следећег састанка, тако да људи могу да их провере за тачност и наредне кораке.

Како организације руководе записницима о састанцима

Од пресудне важности за успех састанка, записници дају забележену историју састанка за учеснике и за запослене који нису били у могућности да присуствују. Без потпуног састанка, изгледи за успјех састанка су умањени јер људи, у равнотежи, не могу апсорбирати и задржати богатство информација одједном.

Запослени који води записник састанка је обично члан тима и води белешке док учествује на састанку. На састанцима који укључују правне или владине поступке или на састанцима управних одбора, особа која не учествује узима званичне записнике и често евидентира поступак.

Да бисте тачно снимили кључне информације, снимач записника о састанцима мора имати ухо за детаље и способност да остане фокусиран. Овај запосленик такође мора да има више задатака како би био у могућности да учествује на састанку током снимања записника.

У неким организацијама исти радник води записник на сваком састанку. Или одговорност може прећи са запосленог на запосленика. Улога записничара гради ефикасне вјештине лидерства и комуникације и може бити пожељан посао.

Захтеви за снимач записника о састанцима

Захтјеви за снимач укључују могућност:

• Бележите тачно одлуке, обавезе и главне тачке за дискусију са састанака
• Забиљежите радње и рокове за које су се чланови састанка обавезали (ставке у вези с акционим ставкама, али у записницима не наводи се тко је рекао што на неформалним састанцима на радном мјесту)
• Прегледајте главне одлуке и задатке или добровољне обавезе и акционе ставке на крају састанка како би се учесници могли договорити о њима прије одласка
• Будите тимски играч и будите флексибилни јер полазници могу додати или исправити све што се не слаже у записнику

• Радите експедитивно да дистрибуирате копије записника са састанка у року од 24 сата након састанка