Кораци које треба да укључите у план пројекта

01 Циљеви пројекта

Циљеви пројекта су дефинисани у повељи пројекта, али треба да буду укључени у пројектни план. Постоји неколико начина да то урадите. План пројекта могао би додатно објаснити циљеве пројекта, или би могао укључити повељу као додатак. Без обзира на то како менаџер пројекта изабере да укључи циљеве у план пројекта, важно је да се одржи јасна веза између пројекта - првог кључног документа пројекта - и другог кључног документа пројекта, његовог пројектног плана.

02 Обим пројекта

Као и циљеви пројекта, опсег је дефиниран у повељи. Међутим, руководилац пројекта треба додатно да побољша опсег у плану пројекта. На пример, пројекат за аутоматизацију ручног процеса би требало да дефинише опсег дефинисањем где тај процес почиње и завршава.

Дефинисањем обима, руководилац пројекта може почети да показује како ће циљ пројекта или завршни производ изгледати на крају. Ако опсег није дефинисан, може се проширити кроз пројекат и довести до прекорачења трошкова и пропуштених рокова.

На пример, ако водите маркетиншки тим да креира брошуру за производну линију компаније, колико ће страница бити? Који су неки примјери како изгледа готов производ? За неке чланове тима, брошура може значити двије странице, док за друге може значити десет страница. Дефинисањем опсега можете добити цијели тим на истој страници на почетку.

03 Прекретнице и главни резултати

Кључна достигнућа пројекта се називају прекретнице. Кључни радни производи називају се главни резултати. Они представљају велике компоненте рада на пројекту. План пројекта треба да идентификује ове ставке, дефинише их и одреди рокове за њихов завршетак.

Ако организација предузме пројекат за развој новог софтвера, главни резултати могу бити коначни списак пословних захтева и како их имплементирати. Након тога, пројекат би могао имати прекретнице за завршетак дизајна, тестирање система, тестирање прихватљивости корисника и датум објављивања софтвера. Ови прекретници имају радне производе повезане са њима, али они се више баве процесима него самим производима.

Прекретница и главни рокови за испоруку не морају бити тачни датуми, али што је прецизније, то боље. Прецизни датуми помажу руководиоцима пројеката да прецизније распореде радне структуре.

У овој фази плана, ви ћете стварати прекретнице, тако да можете узети велике или високе резултате и подијелити их на мале испоруке, што се може навести у сљедећем кораку.

04 Структура рада

Структура рада, или ВБС, деконструише прекретнице и главне резултате у пројекту у мање комаде, тако да једна особа може бити задужена за сваки комад. Приликом израде структуре рада, руководилац пројекта разматра многе факторе као што су снаге и слабости чланова пројектног тима, међуовисности између задатака, расположивих ресурса и укупног рока пројекта.

Менаџери пројеката су у крајњој линији одговорни за успјех пројекта, али они не могу сами обавити посао. ВБС је алат који руководилац пројекта користи како би осигурао одговорност за пројекат јер говори спонзору пројекта, члановима пројектног тима и дионицима који су одговорни за шта. Ако је руководилац пројекта забринут за неки задатак, она тачно зна с ким да се састане у вези са тим проблемом.

05 Буџет

Буџет пројекта показује колико је новца издвојено за завршетак пројекта. Менаџер пројекта је одговоран за одговарајуће расипање ових ресурса. За пројекат који има добављаче, менаџер пројекта осигурава да се испоручени производи заврше у складу са условима уговора, при чему се посебна пажња посвећује квалитету. Неки буџети пројеката повезани су са планом људских ресурса.

Важно је утврдити трошкове за сваку прекретницу и испоручити тако што ћемо погледати колико ће времена и трошкова рада бити укључено у извршавање задатака. Трошкови пројекта ће бити везани за трајање пројекта, који се враћа у опсег пројекта. Обим, прекретнице, задаци и буџет морају бити усклађени и реални.

06 План људских ресурса

План о људским ресурсима показује како ће особље бити запослено. Понекад се назива и планом особља. Овај план дефинира ко ће бити у пројектном тиму и колико времена се очекује од сваке особе. У изради овог плана, водитељ пројекта преговара са члановима тима и њиховим супервизорима о томе колико времена сваки члан тима може посветити пројекту. Ако је потребно додатно особље за консултације о пројекту, али су дио пројектног тима, то је такођер документирано у плану особља. Поново се консултују одговарајући супервизори.

07 План управљања ризиком

Многе ствари могу поћи по злу на пројекту. Иако је свака могућа катастрофа или мала штета непредвидива, многи се могу предвидјети. У плану управљања ризиком, руководилац пројекта идентификује ризике за пројекат, вјероватноћу да ће се ти ризици догодити и стратегије за ублажавање тих ризика. Менаџер пројекта тражи информације од спонзора пројекта, пројектног тима, заинтересованих страна и интерних стручњака.

Стратегије ублажавања су успостављене за ризике који се могу појавити или имају високе трошкове повезане са њима. Ризици за које је мало вероватно да ће се десити и они који имају ниске трошкове наведени су у плану; међутим, они можда немају стратегије ублажавања.

08 План комуникација

План комуникације описује како ће се пројекат комуницирати различитим публикама. Слично као и структура структуре рада, план комуникације одређује одговорност за комплетирање сваке компоненте за члана пројектног тима.

У овом кораку, важно је скицирати како ће се питања комуницирати и ријешити унутар тима и колико често ће се комуницирати са тимом и заинтересираним странама или шефом.

Свака порука има циљану публику. Комуникацијски план помаже пројектним менаџерима да осигурају да праве информације дођу до правих људи у право вријеме.

09 План управљања заинтересованим странама

План управљања заинтересованим странама идентификује како ће се учесници користити у пројекту. Понекад заинтересоване стране само требају да добију информације. О томе се може водити рачуна у комуникацијском плану. Ако је потребно више од заинтересованих страна, план управљања заинтересованим странама описује како ће се то постићи.

10 План управљања променама

План управљања промјенама поставља оквир за измјене пројекта. Менаџери пројеката желе да избегну промене у пројекту, али понекад су неизбежни. План управљања променама обезбеђује протоколе и процесе за промене. Од кључне је важности за одговорност и транспарентност да спонзори пројекта, пројектни менаџери и чланови пројектног тима слиједе план управљања промјенама.