Како написати захтјев за понуду или РФП

Захтев за предлог, који се понекад назива РФП или РФК ("захтев за понуду"), је документ који компанија издаје када жели да купи производ и жели да своје спецификације учини доступним јавности. То је обично случај када више компанија предложи понуду за рад, а РФП позива конкурентније цијене. Али, ако не припремите РФП исправно, ваши напори би могли произвести понуде које су губљење времена, или још горе, без икаквих понуда. Ево како да креирате РФП да бисте осигурали најбоље резултате.

Тешкоћа: Просек

Потребно време: Неколико дана

12 корака

1. Уради свој домаћи:Одредите шта вам је потребно, шта желите и шта је могуће пре него што почнете да пишете свој РФП. Немојте издавати РФП за машину која може да произведе 1.500 видгета на сат ако никада нисте продали више од 25 месечно. Нема сврхе да се издаје РФП за аутомобил са снажним погоном када гласник може да прође кроз саобраћај једнако брзо на бициклу.
2. Разликујте своје потребе и жеље: Ако желите да купите апликацију која може да преноси слике између седишта и комбија на сајту посла, можете навести број слика које су вам потребне у секунди, максималну величину слика које су вам потребне и неопходну резолуцију. Иако би било лепо имати те слике у боји, одлучите да ли је то заиста потребно. Ако заиста требате одређену специфичност, употријебите ријечи као што су "воља", "треба" и "мора". Ово указује да су то захтјеви. Спецификације које су само "жеље" треба идентифицирати ријечима као што су "може", "може" и "опционално".

1. Одлучите како ће победник изгледати: Предлози које добијете као одговор на ваш РФП ће се разликовати. Свака компанија која одговара ће имати различите предности и слабости. Неки ће се фокусирати на најниже трошкове. Други ће се фокусирати на најбољи квалитет. А други ће понудити комплетан сет функција. Одлучите шта тражите - најнижу цену, најбржу испоруку или неку комбинацију ова два.
2. Организујте документ: Све што пишете за посао треба да се размотри и треба организовати. Скица је добро место за почетак. У најмању руку, биће вам потребни одељци за увод, захтеве, критеријуме за избор, временске рокове и процесе. Многе од ових секција ће имати подсекције.

1. Напишите увод: Овде ћете објаснити потенцијалним понуђачима зашто објављујете РФП и шта се надате да ћете постићи тиме. Увод може садржати и сажетак кључних тачака из других секција, укључујући и рок. Увођење РФП-а за систем за пренос слика може прочитати нешто слично овоме: "КСИЗ компанија тражи приједлоге за високо поуздан, једноставан за кориштење сустав који може преносити слике из главне канцеларије у комбије било гдје у градском подручју. мора бити примљена до понедељка, 5. марта 2007, у 8 сати ПСТ. "

1. Објасните захтеве: Овај део је један од најважнијих и обично траје највише времена. Мораћете да наведете величину и јасноћу слика које желите да пренесете и потребну брзину. Будите конкретни, али не кажите понуђачима како желите да се посао заврши, осим ако је то неопходно. Можда бисте желели да подијелите овај дио на пододјељке. На пример (а) величина слике и квалитет (б) пренос, који може укључивати и жељену брзину и све захтјеве који чине пријенос сигурним (ц) жељеним опцијама, гдје можете навести боју као пожељну опцију.

1. Критеријуми за избор: Ево где ћете рећи понуђачима како ћете изабрати најповољнију понуду. Можете открити колико или колико желите. Добра је идеја укључити реченицу попут: "Побједнички понуђач, ако га има, ће бити изабран искључиво на основу пресуде КСИЗ компаније." Можда ћете желети да креирате табелу која свакој понуди додељује одређени распон поена у свакој категорији.Онда, нека екипа одабере најбољу понуду од оних са три најбоље оцјене.
2. Тимелинес: Овај одељак говори компанијама о томе колико брзо морају да делују и колико дуго се очекује да ће тај процес трајати. Будите разумни када одредите рокове. Немојте тражити приједлоге за сложене системе, а затим дајте понуђачима само неколико дана да одговоре. Дозволите више времена да припремите понуду ако је ваш РФП велики, ако је ваша жељена куповина компликована, или ако вам је потребан веома детаљан одговор. Ово је такође место где можете да кажете понуђачима колико дуго ће процес евалуације трајати када буду обавештени да ли су успешни и колико брзо морају да испоруче оно што су обећали.

1. Процес: Користите овај одељак да објасните како ће процес функционисати - од слања РФП-а до доделе уговора и када ће посао почети. У овом одељку може се рећи: "Понуде се доспијевају на датум наведен у 8. кораку. Све понуде ће бити прегледане како би се осигурало да испуњавају све захтјеве и да одговарају. Све одговарајуће понуде ће се оцјењивати у Кс категоријама (можете именовати категорије ако по жељи), а три главне понуде ће бити оцијењене од стране тима за приједлоге како би одабрали најповољнијег понуђача и алтернативу. Преговори са побједником ће резултирати додјелом уговора у року од двије седмице. "

1. Одлучите како да пошаљете РФП: Већина РФП-ова се шаље поштом, али не морају бити. Можете послати РФП путем е-маила, или га можете објавити на веб страници ваше компаније. Само будите сигурни да наведете име (или број понуде) које понуђачи треба да користе за идентификацију РФП-а на који одговарају.
2. Одлучите ко ће примити РФП: Можда сте већ идентификовали добављаче од којих желите да купите. Ваша компанија може чак имати и листу прихватљивих добављача. Ако то није случај, можете пронаћи могуће добављаче путем своје професионалне мреже, претражујући на мрежи или тражењем поузданих добављача других материјала за њихове препоруке. Не ограничавајте своју листу оних који примају ваш РФП само на велике компаније или успостављене продавце. Можда ћете наћи боље идеје и још боље цене од мањих добављача који су често жељнији да освоје ваш посао.

1. Обавести победника: Када завршите све горе наведене кораке, време је да направите скок и обавестите победника РФП-а да је време да кренете напред са пројектом.