Писање за бизнис - менаџмент и лидерство

Сврха пословног писања је преношење информација неком другом или тражење информација од њих. Да бисте били ефикасни у писању за посао, морате бити потпуни, сажети и тачни. Ваш текст треба да буде написан на такав начин да читалац буде у стању да лако разуме оно што им причате или питате.

Много писања за посао је неуредно, лоше написано, неорганизовано, препуно жаргона и непотпуно. Често је или предуго или прекратко. Сви ови атрибути доприносе неефикасном пословном писању.

Било да пишете приједлог продаје, е-маил Вашем шефу, или упутства за софтверски пакет, постоје одређени кораци које морате слиједити да бисте били учинковити. Следите ових пет корака:

1. Организујте свој материјал
2. Размислите о својој публици
3. Запишите своје мисли
4. Проверите свој материјал
5. Уредите свој материјал

Организација је кључ

Ако не организујете свој материјал, неће добро проћи и неће имати смисла. Писање може бити једноставно или компликовано. Када пишете е-маил са најавом састанка особља, ово је једноставно као прикупљање мисли. С друге стране, вероватно ћете морати да развијете комплексну структуру унапред за готови материјал ако пишете резултате иновативног фармацеутског испитивања. Без обзира на задатак, без одговарајућег нивоа организације (чак и организовања ваших мисли), можда нећете укључити све што вам је потребно да бисте истакли најважније теме.

Пропусти или погрешан фокус ће учинити ваше пословање писањем мање јасним.

Кнов Иоур Аудиенце

Пре него што почнете да пишете, размислите о својој циљној публици. На пример, презентација о новом 401 (к) програму ваше компаније може имати исти оквир када се даје вашем ЦФО-у као и запосленима, али ниво детаља који укључите ће се разликовати. Такође треба да размотрите тон. Брза е-пошта вашем тиму, подсећајући их на годишњи пикник компаније, неће имати исти тон као и ваша порука у вези годишњег извештаја ваше компаније.

Такође, запамтите да ћете ефикасније комуницирати са својом публиком ако се фокусирате на оно што желите да чују, а не на оно што ћете рећи.

Реч о добром писању

Добри писци имају различите стилове писања. Неки преферирају да све напишу, а затим се врате и уређују. Други више воле да их уређују док иду заједно. Понекад њихов омиљени стил варира у зависности од тога шта пишу.

Док пишете (или када уређујете) будите свесни дужине. Требало би да користите довољно речи да би ваше значење било јасно, али немојте користити непотребне речи само да би то било цветно. Пословно писање треба да буде јасно и концизно, не претерано и цветно. Запамтите, нико у послу нема времена да чита више него што је потребно.

С друге стране, немој да твој комад буде прекратак. Морате написати довољно да би ваше значење било јасно и неће бити погрешно схваћено. Замислите да је комад опреме у складишту означен као "употребљен, али добар". Било би нејасно да ли је то значило да се део опреме користио много, или да опрема више није била нова, али још увек функционална. Неколико додатних речи би учинило значење јасним. Такође, избегавајте коришћење жаргона или скраћеница јер оне могу значити различите ствари различитим читатељима.

Без обзира на ваш стил писања, сви писци морају да изврше лектуру и уреде све писане материјале, чак и е-поруке.

Проофреад и Едит

Без обзира на ваш стил писања, сви писци морају да изврше лектуру и уреде све писане материјале, чак и е-поруке. Након што завршите са писањем, проверите свој рад. Тада ћете можда морати да га уредите. Коректура је поново прочитала оно што сте написали да бисте били сигурни да су све речи у вашој глави исправно написане на папиру. Пошто наш мозак ради брже од наших прстију, можете изоставити речи, оставити крај, или користити погрешан хомоним (нпр. "Тамо" уместо "њихов"). Исправљање хвата ове грешке. Очигледно је да је лектура једноструке е-поште једноставна и да је само погледате док је куцате довољно.

Међутим, ако пишете упутство за употребу, ваша лектура ће бити компликованија и трајати дуже.

Након што сте лекторисали свој материјал, време је да га уредите. Понекад се коректура и уређивање могу вршити истовремено, али је учинковитије када се раде секвенцијално.

Разлог због којег сте уредили је да поправите или промените оно што сте написали како бисте побољшали звук (и читање) материјала. Када пишете за посао, то значи да ћете исправити грешке и учинити текст јасним и сажетим што је више могуће.

Не пишеш роман

Када пишете за посао, не пишете следећи "велики амерички роман". Ваше писање би требало да буде описно колико је потребно, али не морате сликати живописне слике помоћу много великих речи и фигура говора. Ако мислите на "стаклене куће", немојте писати "стакласте куће", пишите "стаклене куће".