Смернице за писање и писање е-поште

Који је најбољи начин за писање професионалног писма - са папирним писмом или е-маилом? Један није бољи од другог. У неким случајевима има смисла комуницирати путем е-поште и понекад ћете можда морати да пошаљете традиционално откуцано, одштампано и потписано писмо. Које год да изаберете, важно је да пратите најбоље професионалне смернице за писање и формат писма и е-поште.

Е-пошта је бржа и једноставнија, али неке е-поруке се никада не отварају и, у зависности од тога коме пишете и због чега пишете, можда ћете морати да пошаљете писмо са потписом или чак и да га пошаљете на мрежи.

Врста поруке коју одаберете зависи од тога са ким комуницирате и сврхе ваше кореспонденције.

Смернице за писање и писање е-поште

Сва добро написана писма укључују неколико секција. Информације које укључите у сваки одељак и укупни формат зависе од тога да ли шаљете откуцано писмо или е-поруку.

Битно је да знате различите делове писма и шта треба да се наведе у сваком од њих. Такође морате да знате како да адресирате и потпишете и откуцане и е-маил комуникације. Различити дијелови писма су сљедећи:

• Контакт информације
• Поздрав (поздрав)
• Тијело писма
• Завршни
• Потпис

Контакт информације

Начин на који уносите своје контакт информације ће се разликовати на основу начина на који шаљете писмо. У поруци е-поште, ваше контакт информације ће бити на крају поруке, док су у писаном писму ваше контактне информације на врху странице. Ево шта треба да укључите у одељак са контакт информацијама, плус узорке за писма и е-поруке.

Поздрав

Поздрав је део који поздравља ваше писмо са нечим као што је “Драги г. Петерсон” или “За кога би се требало бринути.” Ево списка примера писама који добро функционишу за професионалну кореспонденцију.

Тијело писма

Тијело вашег писма ће садржавати неколико параграфа. Први параграф треба да садржи увод и кратко објашњење вашег разлога за писање. Други параграф (и наредни параграфи) треба да објасне даље ваше разлоге писања. Последњи параграф треба да тражи од читаоца акцију, ако нешто тражите, или наведете како ћете пратити. Будите сигурни да је сврха вашег писма јасна. Читалац ће морати да зна шта тражите и како вам може помоћи.

Или, ако нудите услуге или помоћ, уверите се да је јасно шта можете дати.

Завршни

Писмо се затвара термином као што је "Срдачан поздрав" или "С поштовањем", а затим зарезом, затим потписом ако шаљете откуцано слово.Ако шаљете поруку е-поште, једноставно унесите своје име након затварања. Ево листе закључних примјера који су прикладни за кореспонденцију везану за посао и запошљавање.

Потпис

Завршни додир вашег писма је ваш потпис, који ће у поруци е-поште садржати ваше контакт информације. Ево како потписати писмо и како подесити и потписати е-пошту.

Како адресирати писмо

Важно је да се формално обратите појединцу којем пишете, осим ако их добро знате. Ево како да адресирате писмо укључујући генеричке информације које можете користити ако немате контакт особу у компанији.

Форматирање кореспонденције

Сада када имате све информације које требате укључити у своју поруку, прегледајте стандардни формат који ћете користити за писма и поруке е-поште.

Смернице за писање писама

Следећи корак је да исполирате писмо. Требало би да има довољно простора између пасуса и врха и дна странице. Такође желите да изаберете читљив, професионални стил и величину фонта. Оно што кажете ће зависити од разлога због којих пишете, па будите сигурни да прилагодите своје писмо да одговара вашем личном и професионалном стању. Ево корак по корак водича за писање различитих типова слова, укључујући маргине страница, фонтове, размаке и детаље о томе шта да укључи, заједно са примерима сваке од њих:

• Како написати пословно писмо
• Како написати пропратно писмо
• Како написати писмо о апликацији за посао
• Како написати референтно писмо
• Како написати писмо о оставци
• Како написати писмо захвалности
• Смернице за ЛинкедИн поруке и позиве
• Смернице за професионалне поруке е-поште

Примери и предлошци

Коришћење шаблона је одличан начин да покренете сопствено писмо или е-поруку јер почињете са основним форматом на месту. Једноставно унесите своје податке у одговарајући одељак писма.

Гледање примјера је такођер корисно, јер ћете добити идеје о томе што рећи у властитој кореспонденцији.

• Узорци слова:Прегледајте ове писане узорке писама, укључујући пословна писма, пропратна писма, интервју, захвалнице писма, писма за наставак посла, писма о прихватању и одбијању посла, писма о оставкама, писма о признању, пословна писма и више узорака писама и образаца.
• Примери поруке е-поште:Ови примјери е-поште укључују примјере запошљавања, тражења посла и пословне е-поште, плус предлошке е-поште, примјере форматиране поруке и редак тема, плус поздраве и примјере потписа.

Провера и провјера правописа

Коначно, пре него што одштампате или пошаљете своје писмо или пошаљете поруку е-поште, проверу правописа, проверу граматике и проверите је.

Савет да се уверите да нема грешака је да га прочитате наглас. Можда ћете приметити грешке које сте пропустили само читањем.