5 Разлике између пројеката и пословања као уобичајених

Радите на пројекту? Или је оно што радите део свакодневног пословања вашег пословања?

Када разговарам са људима у тимовима, често ми кажу да нису сигурни да ли раде на пројекту или пословању као што је то уобичајено. Оба су потребна у организацији и подједнако су валидна, али вам помаже да разумете на чему радите како бисте боље видели где се он уклапа у организацији.

Постоји пет главних разлика између рада на пројекту и пословања као и обично (често скраћено као БАУ).

Промена у односу на идентификацију бизниса

Прво, постоји разлика у начину на који се управља изменама.

Пословање као уобичајени послови воде посао. Они држе светла упаљена, служе купцима и погађају мете. БАУ тимови су такође први који знају када постојећи процеси не раде и више нису корисни. Када се то догоди, тимови БАУ препознају потребу за промјеном.

Менаџер, као дио стратешког прегледа, може предложити које промјене треба направити како би јединица постигла своје циљеве. Или члан тима може дати приједлог за промјену. На другом крају спектра, ви можете имати пуну пословну ситуацију коју је направио виши менаџер да достави промјене које су потребне како би помогли њиховој подјели да достигне своје годишње циљеве.

То није само рационализација пословних процеса. Они који раде у БАУ улогама такође могу да схвате да је промена од суштинског значаја због промена у регулаторном оквиру или као део конкурентног окружења за организацију. Особље на фронту ради на изради стратегије и зна шта жели да буде другачије да би тамо стигло.

Пројекти, с друге стране, помажу у имплементацији свих ових промјена. Пројекти доносе промене на и кроз БАУ функције користећи управљање пројектима. Ми ћемо разјаснити шта је управљање пројектом даље. Организација пројекта ради на достављању промјена које су БАУ тимови утврдили. Ово се дешава када пројекат прође кроз процес одобравања, што је обично пословни случај и одобрење вишег руководства.

То не значи да људи у пројектној улози никада не могу предложити побољшања у пословној пракси, али то ће чинити под својом улогом запосленика, а не као дио њихове пројектне улоге.

Ова подела, коју ћете такође чути сумарно као "промена пословања, вођење бизниса", приметна је и на крају пројеката. Промена коју пројекат имплементира је испорука резултата. То би могао бити нови софтвер, зграда, нова услуга или нешто друго. БАУ тим је одговоран за то и добро га искористи за остваривање користи. Другим речима, пројекат пружа могућност добијања бенефиција, а БАУ операције користе ту способност да би оствариле користи.

Управљање наспрам ублажавајућег ризика

Да би пословање било уобичајено да би било ефикасно, наћи ћете да БАУ тимови настоје ублажити све ризике за операције. Узимање неизвјесности из пословања за бољу организацијску стабилност и поновљиве процесе је добра ствар.

По својој природи да су јединствени и неизвјесни, пројекти захтијевају елемент ризика. Компанија је направила мали скок у непознато само тако што је урадила пројекат јер уводи промене и испоручује нешто што раније није било.

Пројектни тимови, дакле, приступају ризику на другачији начин од БАУ тимова. Менаџери пројеката настоје да управљају ризиком - и позитивним и негативним - како би добили најбоље резултате. То може укључивати ублажавање ризика како би се покушала ограничити вјероватноћа да ће се то догодити, али то укључује и друге стратегије управљања ризиком. Мало је вероватно да ћете икада угасити ризик за неки пројекат, али то можете урадити из добрих оперативних разлога за ваш рад на БАУ.

Један је везан за време, други је у току

Пројекти имају почетни, средњи и завршни датум и представљају једнократни догађај. Ово је животни циклус пројекта. У ствари, најважнија карактеристика пројекта је да завршава. Руководилац пројекта и тим раде на пројекту током овог периода. На крају, тим је распуштен.

БАУ се не зауставља и траје. Наравно, можете затворити функцију или зауставити процес ако то више није потребно за посао - иако би се њиме управљало као пројектом! БАУ функција производи текући рад без предвидљивог датума завршетка.

Да капитализујете или не капитализујете

Пројекти се могу капитализирати и често БАУ не могу бити - ослањате се на оперативне трошкове за ваше текуће пословање као и обично. Другим ријечима, рачуноводствени третмани за пројекте и друге задатке су различити.

Финансирање пројекта често се односи на довођење средстава у употребу - што значи да се трошкови могу капитализирати. У неким случајевима, у зависности од тога где се налазите у свету и ваших локалних рачуноводствених прописа, можете чак узети трошкове пројекта испод линије.

Трошкови БАУ обично се сматрају оперативни (оперативни трошкови) и прате се у билансу успеха компаније.

Финансирање пројеката и финансирање бизниса, генерално, је веома специјализовано подручје, тако да је увијек најбоље узети савјет од ваших финансијских стручњака прије доношења пресуда о томе што би требало и не би требало капитализирати у вашој организацији. Рачуноводствена правила се разликују од земље до земље, па чак и од организације у којој појединачна предузећа имају одређене процесе и начине рада.

Када сте у недоумици, увек проверите!

Цросс-Фунцтионал вс. Фунцтионал Теамс

Коначно, постоји велика разлика у саставу пројектних тимова. Пројекти имају тенденцију да укључују мултидисциплинарне тимове експерата који су окупљени како би пружили одређени резултат. Знати како да мотивишемо пројектни тим је важно јер сви не знају специфичан циљ на самом почетку. Ако људи немају јасно разумијевање о чему раде, онда су склони да не раде најбоље што могу.

Пројектни тимови су састављени од људи који попуњавају одређене улоге. То нису радна мјеста већ позиције унутар пројекта са различитим одговорностима. Главне улоге пројектног тима су:

• Спонзор пројекта
• Вођа пројекта
• Виши добављач (организација одговорна за обављање посла, која може бити интерни тим као што је ИТ или вањски извођач или продавац)
• Корисник (то може бити интерни клијент, као што је други менаџер одељења, или, у организацији за услуге клијента, клијент коме испоручујете пројекат)
• Стручњаци за одређену тему (људи су довели у тим за време трајања пројекта или његовог дела који користе своју стручност да допринесу успеху пројекта).

Сазнајте више о улогама у пројектном тиму.

БАУ рад, с друге стране, обављају функционални тимови. Они су сами по себи стручњаци, али групирани заједно као подјела. Уобичајено је да постоји мање преклапања у функцији са другим одељењима од пројектних тимова.

Обично је врло јасно на чему би БАУ тимови требали радити и циљеви су јасни. Они ће имати дефинисане циљеве и визију улоге коју одељење игра у компанији. Један примјер би био тим за корисничку подршку који ради као дио веће подјеле корисничких услуга која управља позивима и порукама е-поште од купаца о вашем производу.

То је компликовано јер се може преклапати. На пример, вођа тима у том позивном центру је специјалиста у тој области. Они могу бити упућени у пројектни тим за управљање радним пакетом и ресурсима који се односе на испоруку дијела пројекта који се односи на контакт са купцима. Али у свом раду на пројекту, они преузимају улогу стручњака за предмет, а не вођу тима за услуге клијентима. Као члан пројектног тима, они ће бити одговорни за свој дио буџета пројекта и имају висок степен дискреције око начина на који се рад обавља како би се постигли крајњи циљеви.

Можда то немају у својој БАУ улози.

БАУ и пројектни конфликти

Рад на пројектима и рад на БАУ-у могу добро сједити један поред другог, али често може доћи до напетости. То се дешава зато што пројекти покушавају да промене статус куо. Статус куо ради прилично добро, и људи углавном не воле промјене.

Друго, када тражите од људи да се придруже вашем пројектном тиму, они могу патити од сукоба лојалности. Да ли је њихова прва одговорност на њиховом дневном послу или на пројекту? Јасни циљеви и снажна посвећеност пројекту од стране руководства могу да помогну овде, као и да задрже линије комуникације отворене, тако да знају који би приоритети требало да буду.

Треће, одржавање пословања је увијек приоритет. То има импликације за пројектне тимове који би могли видјети да им је финанцирање смањено, кључни ресурси повучени на БАУ улоге и временски рокови кашњени због одржавања свакодневних активности организације која се фокусира.

Менаџери пројеката могу бити фрустрирани тиме, али увек ће бити тако, и требало би да буде. Нема смисла испоручивати фантастичан пројекат ако је компанија у међувремену пропала и нема никога да користи оно што сте изградили!

Имајући у виду ове смернице, требало би да буде лако видети да ли радите на пројектима или БАУ или на оба.