Како смањити ризик од крађе запослених

Стратегије сигурности и надзора посљедњих су се година знатно побољшале због напретка у технологији. Опрема за надзор вишеструке употребе и мање упадљиве апликације за праћење трендова су ефикасније у идентификацији могућих рупа у систему сигурности. Ове рупе пружају могућност лоповима или проневјерима да добију неовлаштени приступ благајни и инвентара.

Крађа запослених је у успону

Према подацима из Привредне коморе САД-а, 75 посто запослених признало је крађу од својих послодаваца барем једном, а 38 посто их је признало да су крађу од послодаваца најмање два пута. ФБИ се односи на крађу запослених као најбрже растући криминал у САД-у, коштао је предузећа око седам посто њихових очекиваних маржи. Проблем постаје тако страшан за неке компаније које су погођене крађом запослених, а око 33 посто их се прогура у банкрот због губитка од крађе или преваре.

Извештаји прикупљени од Статистичког мозга указују да се више од 28 процената пословних губитака кретало од 100.000 до 499.000 долара, а 25 процената губитака прешло је милион долара. Ове бројке су узнемирујуће јер показују да пословни губици због крађе запослених нису тривијални. Средња вредност новца или украдене робе је била 75.000 долара.

Само у 2014. години, више од 1,2 милиона продавача из продавница и неправедних запосленика било је ухваћено у том чину, наводи се у студији коју је спровела Јацк Л. Хаиес, консултантска кућа за спречавање губитака и контролу контаминације инвентара. Још значајније, ови бројеви су генерисани од 25 великих трговаца, што сугерише да је проблем још распрострањенији и да су губици значајнији ако су мали и средњи трговци укључени у ту комбинацију. Према неколико студија, губици од крађе запослених надмашили су губитке од крађе у трговини.

Методе крађе запослених

Крађа запослених може бити тешко открити, јер је починилац инсајдер упознат са системом. Поред тога, ови запослени имају приступ кључевима краљевства због својих позиција и репутације као поузданог тимског играча. Ово су неке од метода које се обично користе за крађу из компаније.

• Особље за рачуноводство и финансије може преусмерити чекове примљене на личне рачуне. Пошто одржавају књиге, они могу да прикрију крађу мењајући уносе.
• Са приступом корпоративном текућем рачуну, запослени могу да пишу чекове за фиктивна плаћања која се преусмеравају на личне рачуне.
• Крађа готовог новца захтијева планирање јер благајници морају уравнотежити своју благајну приликом затварања смјене. Они могу да пребаце готовину намерним пребројавањем промена клијентима и задржавањем разлике. За компаније које нису скениране, запослени могу да наведу вишу цену за необележену робу и да оставе биланс.

• Крађа робе се врши путем прикривеног коришћења канти за смеће, система за рециклажу или личних врећица да би се изашла пословна роба. У малопродаји, процес повратка и поврата доноси многе шансе да се украде из компаније са или без помоћи треће стране.
• Крађа залиха се може чинити ситничавом, али се тај износ брзо повећава када запослени постану брузенији са преузимањем канцеларијског материјала за личну употребу.
• Крађа плата се односи на плаћање незарађеног времена и надокнаду за не-пословне трошкове.

Разумевање мотивација за крађу запослених

У већини компанија, запосленици пролазе кроз строге процесе скрининга, укључујући провјере знања, историју запошљавања и провјере кредита. Процес је осмишљен тако да искључује неприкладне појединце из групе кандидата. Сигурно је претпоставити да су запослени који пређу препреке пре запошљавања квалификовани, поуздани и поуздани.

У многим случајевима, починиоци су дугогодишњи поуздани радници који се мијењају од марљивих типова запосленика до подмуклих лопова који стварају прецизне планове за преусмјеравање средстава на властите рачуне или помоћ у инвентару. Шта би могло мотивисати ове појединце да ризикују своју каријеру и средства за живот како би зарадили неколико хиљада долара?

1. Драстичне промене у животу: Губитак вољене особе кроз смрт, развод или раздвајање је поражавајући развој за свакога. То би могло смањити ток прихода запослених и повећати трошкове. Суочен са повећањем рачуна, запосленик користи прилику да узме мале износе новца. Често, они верују да могу да га врате без да их ухвате.
2. Живот изван платне скале: Највећи губици обично настају због проневера који желе да живе изван својих могућности. Они желе да живе добар живот, али нису у стању да сами себи приуште робу и погодности. Украдени фондови користе се за набавку скупих аутомобила, кућа и луксузне робе. Запослени може да користи скупе празнике и да се ангажује у активностима које коштају више од онога што могу да приуште.

1. Прилика: Запослени могу започети са сакупљањем ситних износа јер се прилика представља. Клијенти могу да забораве да пријаве своју промену или књиговође могу да нађу прилику да прилагоде књиге без да их приме. Искоришћавање ових могућности може постати формирање навике и ускоро спирати ван контроле.
2. Овисности: Појединци који се баве компулзивним понашањем који кошта новац нису добри кандидати за послове који укључују управљање готовином или рачуноводство. Присиле могу превазићи чак и најбоље намере, а запослени завршавају са финансирањем бизниса како би нахранили коцкање, дрогу и друге зависности.

1. Греед: Добра старомодна похлепа покреће поуздане запослене да искористе могућности да узму за себе оно што је поверено у пословне сврхе. Крађа може бити у облику преусмјеравања средстава или присвајања опреме и друге робе за властите потребе.
2. Лоше јабуке које су прошле процес скрининга: Процес скрининга запошљавања требало би да уклони кандидате са криминалним досијеима, али понекад ће неки проћи проверу због неадекватног истраживања у позадини или пропуста у обради података. Смјештени у положај повјерења, ови појединци можда планирају своју схему да украду од компаније чак и на самом почетку.

1. Освета: Признате слабости могу да натерају запослене да потраже освету тако што краду од компаније. Појединац који је прешао у сврху унапређења или латералног трансфера на жељену локацију или некога ко је превише лично процијенио негативно, може сматрати да они тврде да им је то ускраћено крађом из компаније.

Дефанзивне стратегије за минимизирање крађе запослених

Најбоља одбрана је проактиван приступ проблему крађе запослених. Стручњаци за безбедност предлажу да власници бизниса и менаџери претпостављају да се то дешава или да ће се то десити када се појави прилика. То не значи да се са свим запосленима поступа са сумњом јер је то најбржи начин да се потопи морал. Стратегија позива на свеобухватан преглед система како би се идентификовале рупе у административним и оперативним процедурама.

• Јачање процеса скрининга пре запошљавања да би се идентификовале црвене заставе.Позиције које пружају приступ рачуноводственим и финансијским евиденцијама треба да подлежу високом нивоу провјере, које покривају кредитну историју и све сусрете са кривичним правосудним системом. Задужења за управљање готовином треба да се дају установљеним запосленима, а не новим запосленима. Будите опрезни у недоследностима у резимеу или очигледним лажима, јер то може бити знак сумњивог карактера.
• Успоставити систем провјера и равнотеже посебно за запослене на осјетљивим позицијама с приступом готовини и другим финанцијским рачунима. Имплементирајте систем за пријатељство који укључује најмање два запосленика који раде заједно у сваком тренутку. Процедуре које захтијевају поништавање продаје и издавање повраћаја за купце требају захтијевати одобрење надзорника или менаџера. У књиговодственој и рачуноводственој служби, књиге треба да одржава тим запослених, уместо да књигама повјере само једну особу. Ни под којим околностима једна особа не би требала бити задужена за контролу свих финансијских евиденција, које би требале бити предмет ненајављених ревизија од стране стручњака треће стране.
• Употријебите вањског рачуновођу за преглед кључних финанцијских података. Банкарске извештаје, издате чекове и примљене чекове, као и књиге за дуговања и потраживања треба да буду верификоване од стране треће стране. Уверите се да су примаоци проверљиви и да су потписи на корпоративним чековима легитимни.
• Инсталирајте систем видео надзора као средство одвраћања. Људи су мање склони да се упусте у непоштено понашање ако знају да су на камери. Камера је ту да обесхрабри ризично понашање пре него што се то деси. Видео надзор у реалном времену може бити од помоћи у високо ризичним и високовриједним подручјима као што су складишта и продајни подови луксузне робе.
• Успоставите рутине за уклањање смећа. Уклоните све шансе да користите систем за одлагање и рециклирање да бисте украли робу за личну употребу или за препродају негде другде. Процес може укључивати растављање и изравнавање свих кутија и сандука, користећи само чисте вреће за смеће, и осигурати једносмјерни приступ контејнерима за запослене.
• Побољшајте морал запослених. Изградња поверења је двосмерна улица. Упознајте запослене, успоставите однос и изградите односе, јер је мање вероватно да ће се људи препустити искушењу ако су сретни на послу и брину се за своју каријеру.
• Отворите линију савета за запослене. У односу на претходну сугестију, запослени који су лојални компанији могу помоћи у ограничавању губитака због преваре и крађе пријављивањем својих сумњи анонимно. Обезбедите поверљивост свих извештаја и детаљно истражите сваки извештај пре предузимања радњи.

Да судимо или не да судимо

Мала и средња предузећа су непропорционално жртве проневера и превараната. Шездесет и четири одсто малих предузећа наводи да су били жртве крађе запослених, али само 16 процената их је пријавило на основу студије коју је спровео докторанд из кривичног правосуђа на Универзитету Цинциннати. Често, власници малих бизниса не могу ништа више него да отпусте запосленог зато што је вођење парничног поступка скупо, без гаранције да ће украдена средства бити враћена. Друге компаније се суздржавају од тужбе да би се избегла контрола поверљивих података.

Када је у питању крађа запослених, превенција је најбоља одбрана. Прегледајте своје системе и процедуре да бисте идентификовали угрожена подручја и извршили потребне измјене. Можда ће вам помоћи да радите са неутралном странком са свежом перспективом да пронађете црвене заставе. Када се пронађу случајеви преваре и крађе запослених, поступите брзо, одлучно и чврсто. Пратите политику нулте толеранције да бисте заштитили своју компанију од великих губитака услед крађе запослених.