Како учинити састанак са досадним радом више узбудљивим

Састанци су неизбјежан дио посла. Ви делите информације, размишљате о идејама, стварате решења и стварате процесе и системе. Проблем је у томе што су многи од ових састанака болно досадни, што значи да људи који су присутни имају своје мозгове искључене.

Ако људи не обраћају пажњу и фокусирају се, састанак је само губљење времена свих. Како можете учинити досадне састанке узбудљивијим тако да они нешто постигну? Ево 5 практичних савета:

Бан СмартПхонес

Да, то је као да говорите људима да бацају своју децу у вукову јазбину пре доласка на састанак. Људи ће инсистирати да морају имати своје телефоне - на крају крајева, може доћи до хитне ситуације. Да. Свијет би могао да се заврши током тромесечног планског састанка, али је мало вероватно.

Проблем са данашњом технологијом је што вам омогућава да се фокусирате на оно што није пред вама - састанак. Занимљиво је да, ако су људи били лицем у лице са људима које су писали током вашег састанка, они би слали поруке неком другом. Телефони остају на столовима.

Без телефона, током састанка се дешавају две ствари. Присиљени сте да останете у садашњости, а застоји се троше у комуникацији са осталим учесницима. Зашто је то важно? Зато што ћете видети да су ваши састанци занимљивији када познајете ваше колеге.

Како их упознајете? Разговарајући са њима. Шта радите када имате телефон? Не разговараш са новим људима.

Припремите се, припремите се, припремите се

Састанак на којем се води или модератор касни нема никакав програм и крила га, досадан је и досадан. Добро припремљен састанак може бити фасцинантан и занимљив. Када вођа има план и сврху, састанак ће бити занимљивији. Када нема правца или циља, састанак неће бити занимљив.

Други део припреме је да побољшате своје вештине. Били сте на састанцима који су били продуктивни и интерактивни и учинили да се осјећате као да можете ићи напријед и остварити велике ствари. И, ви сте присуствовали састанцима на којима сте прилично сигурни да вам, ако заспите, нико не би недостајао, и не бисте пропустили ништа важно. Разлика је особа која води састанак.

Ако су ваши састанци досадни, погледајте у огледало. Пронађите начин за побољшање. Можете узети формални час (ваш ХР одјел вам може помоћи са сугестијама), можете затражити повратну информацију и менторство од стране сарадника чије се вјештине састајања дивите, или можете узети онлине час. Доста вам је помоћи, а много тога је бесплатно за узимање када желите да ваше уобичајене досадне сусрете буду узбудљивије.

Еверионе Партиципатес

Зашто сви треба да учествују? Па, ако учешће није неопходно, можете ријешити цијело ово питање путем е-поште. Озбиљно. Постоји врло мало времена када треба да доведете групу да пренесе информације.

Да, постоје неке ствари као што су масовна отпуштања или комплетно реструктурирање компаније које ће прећи боље ако имате директора који говори цијелој групи, али у већини случајева састанци би увијек требали бити интерактивни.

Колико интерактивно? Па, то зависи од сврхе састанка. Ако се ради о браинстормингу, свако треба да говори. Ако неко не говори, позови ту особу. Интроверти можда не воле тај тип састанака - и не би требало да вршите састанке под високим притиском за интроверте тако што ћете их поставити на лицу места.

Али ваша култура сусрета треба да осигура да сви учествују у овим браинсторминг сесијама и да треба да знају да је њихово учешће потребно унапред.

Ако се ради о састанку за планирање, или састанку за постављање циљева, или чак састанку о кварталном извјештају, треба имати времена за унос, било да постављате питања или дајете коментаре. Атмосфера треба да подстакне учешће, али са неколико ограничења (види доле).

Не дозволите да било која особа доминира

Ако водите састанак, природно је да говорите највише. Након вас, ипак, не желите да друга особа доминира разговором. То може учинити састанак заморно. Запамтите да преусмеравате коментаре и позивате људе за које знате да су стручњаци у том подручју да би распршили компулзивног говорника.

На пример, када је Џејн дала свој четврти коментар и почела да иде на петину, одсекла је што је могуће лепше говорећи: „Хвала, Џејн, знамо твоју позицију. Волео бих да чујем шта Карен има да каже. А Јим и Боб још нису имали прилику да говоре.

Понекад ћете морати разговарати са Јанесом у вашој канцеларији прије састанка како би их подсјетили да је сврха окупљања као групе да подијеле идеје са свима, а ако она доминира, састанак неће бити тако успјешан. Или, одмах након састанка, добро ради, јер ћете имати свеже примјере ако је потребно.

Људи који су одвојили вријеме да присуствују састанку доносећи своје знање и искуство заслужују прилику да говоре и дијеле своја мишљења. Као вођа, можете научити да контролишете понашање које подрива састанак.

Направите активне ставке

Састанак који се завршава без акције био је само губљење времена. То је инфо рупа, у том случају састанак није био најбољи начин за наставак. Занимљив и узбудљив састанак завршава се стварима које људи могу и треба да раде - или да би побољшали своје индивидуалне циљеве или циљеве компаније или, идеално, обоје. Ако људи не одлазе знајући шта су њихови следећи кораци, онда састанак није успио.

Поред тога што има предмете који се могу извести, потребно је да се настави са праћењем. Може се догодити на другом састанку или појединачно, али то се мора догодити. Људи ће се искључити ако знају да су све акције за приказивање.

Састанци никада неће замијенити путовања у Диснеиланд због узбуђења, али можете их учинити узбудљивијима, занимљивијим и продуктивнијим. Учините ових пет промена и учините ваше уобичајене досадне састанке узбудљивијим за људе који присуствују. И то је добра ствар за успјех ваше организације.