За и против Тимесхеетс у реклами

Многе индустрије се ослањају на временске табеле за праћење продуктивности запослених и израчунавање зарада и бенефиција. Неки користе "тактирање у" систему са званичним временским картицама, а други се ослањају на систем управљања временом који записује компликоване детаље о начину на који је време проведено сваког дана. Ово последње користе агенције за оглашавање, маркетинг и дизајн широм света.

Унос података о овим временским табелама, обично од стране особља у креативном одјелу, биљежи сате који су потрошени на сваки дио пројекта. То не значи само стварање кампање, већ и почетни брифинг, презентацију клијента, па чак и време проведено на снимању и продукцијским студијима. Само добивањем јасне слике о начину на који је време потрошено, агенција може ефикасно да се носи са радним оптерећењем, аранжманом за фактурисање клијента и начином на који је време распоређено између тимова.

Тимесхеет у кратким цртама

У раним данима рекламирања, као и многи задаци из тог доба, време је ручно бележено на папиру са оловкама и оловкама (и много брисања). Ових дана се уноси време у рачунар или таблет помоћу софистицираног софтвера који може да извлачи извештаје свих врста. Већина продавница има веома сличан шаблон који укључује:

• Број посла
• Клијент
• Задатак при руци
• Било које и све додељено особље
• Датум и број сати рада
• Цена по сату
• Током времена

Када покрећете пројекат за клијента, менаџер налога или менаџер саобраћаја ће отворити број посла и почети да прате сате. Они ће обично одговарати приједлогу или понуди која се даје клијенту, и бит ће подијељена на сати проведене првенствено у истраживању, планирању и стратегији, креативном развоју, производњи и управљању пројектима.

Ако све иде по плану, стварни сати проведени на пројекту ће се добро корелирати са процјеном, али то обично није случај. Креативни развој често изједа више времена него било који други дио процеса, због промјене смјера, повратних информација од стране клијената или немогућности да се направи грешка. То може да постане спорна тачка са клијентом зато што они не желе да троше пуно додатног новца на креативно време, јер креативно одељење има проблема да идентификује решење.

Међутим, временски распоред мора бити исправно попуњен да би се пратило то време и показао клијенту како је новац потрошен и како је агенција функционисала. То је добар начин да се види да ли су неки пројекти превише радно интензивни да би се остварио профит, или ако су други тако уносни да заслужују улагање у тог клијента за даљњи рад. Укратко, то је улога временског плана.

Прос

Ево зашто су распореди животна снага сваке агенције:

• Новац: Тимесхеетси показују агенцију (чак и интерну) колико је сати било забиљежено за сваки дио сваке кампање. Лако је онда видјети да ли је клијентов послужитељ вриједан тога, или ако је вријеме да клијента стави на пројект по пројект. Са властитом агенцијом, то вријеме можда неће директно довести до фактурисања, али показује да менаџмент учинковито користи вријеме креативног одјела. Ако се открију, они троше 90% свог времена на само један аспект пословања, који може створити неке црвене заставе.

• Транспарентност: Ако су временске табеле исправно обављене, лако је видјети гдје ствари функционирају глатко, и гдје се уска грла или неучинковитост увлаче. Зашто је један цопивритер трошио пола времена на једног клијента него други? Ако је потребно више креативаца, брз поглед на временску табелу ће видети да ли је одељење преоптерећено.
• Преданост и одговорност: Већина клијената очекује да се одређени број сати потроши на пројекат. Ако не верују да је прави посао уложен у посао, временски распореди могу да пруже податке који говоре другачије. То је такође начин да се покаже неким клијентима колико добијају од агенције.

• Анализа: Досадашњи резултати су често добар показатељ будућности. Ако клијент извуче живот из агенције и учини га пакленим на свима, подаци из временских таблица могу показати да ли је вриједно задржати тог клијента около, или ако је вријеме да их пустимо. Са друге стране једначине, она може показати агенцији профитабилност неких клијената, која захтевају минималан креативни рад и труд, али максимални поврат инвестиције.

Цонс

Са свим тим плус бодовима, у чему је проблем? Па, постоји разлог због којег су временски листови универзално презрени од стране скоро свих, осим броја брошура агенције:

• Време: Многи људи у агенцијама, посебно у креативним одељењима, не желе да посвете своје време администрацији. Као креативан, може бити штетан за одвајање од великог креативног мозга за попуњавање сати. Многи менаџери имају исте проблеме. То је иронично, али вријеме за распоред је ријетко додијељено.
• Грешке: Ово иде директно на прву тачку. Многи огласи ће напустити временске табеле до последњег минута пре извештаја о наплати на крају месеца. А то значи да тачност временског плана иде од прилично добрих до ужасних. Тешко је запамтити колико сте минута провели на једном послу пре две недеље, тако да је то често нагађање. Ако се све погађа, то их чини готово бескорисним.

• Лош фокус: Време није велики показатељ одличног оглашавања. Једна радња би могла да проведе 40 сати и да не произведе ништа што би имало на уму; други би могао радити 10 и произвести ремек-дјело. Тимесхеетс не бележе квалитет размишљања; само време проведено у томе.

Будућност

Роковници су овдје да остану, и морају се обавити ручно. Аутоматско праћење времена не функционише, јер захтева ручно покретање и заустављање. Ако заборавите да покренете сат, губите сате. Заборавите да га зауставите, а неки сиромашни клијенти добијају рачуне за сате рада који су потрошени на други пројекат. То би, са своје стране, могло довести до проблема (па чак и судских поступака) са претераним исплатама и губитком вриједног клијента.

Једини начин да се гарантује добро праћење времена је да се инсистира да сви у агенцији ажурирају табеле најмање два пута дневно, једном прије ручка, а затим поново прије одласка кући. Ако се то уради, распореди ће бити тачни и корисни. А ако се то не уради, агенције би требале бити креативне са мотивацијом. Пронађите начин да подстакнете процес праћења времена.

Дајте тим запосленима који воде педантан запис свог времена тједни бонус, или неколико сати офф петком. Може изгледати као губљење времена и новца, али точне процјене могу бити вриједне за агенцију много више од неколико стотина долара овдје или тамо сваке седмице.