Политика приступа линковима и линкови на узорке

Сва одељења за људске ресурсе воде опсежне евиденције. Закон налаже да се многи од њих задржавају у одређеним временским периодима. Запослени су свесни да те евиденције постоје (а неке имају утисак да их фајл прати од компаније до компаније, што није тачно).

Будући да запослени знају да ови записи постоје, они ће их хтјети гледати с времена на вријеме да виде што датотека садржи.

Када одлучујете како да обезбедите запосленом (и бившем запосленом приступ), имајте на уму све законе који се односе на ваше пословање. Многе државе имају законе који од компаније захтевају да одређене делове документа учине доступним садашњим и бившим запосленима. Проверите са својим адвокатом да ли је ваша политика у складу са свим законима.

Савезни закон, на пример, захтева да се документи који се односе на Закон о Американцима са инвалидитетом држе одвојено од евиденције особља. Ако ваша компанија подлеже ХИПАА-и, побрините се да ваше здравствено стање буде у складу са тим.

Можда имате много мане у ономе што дозволите запосленима да виде у свом досијеу. Али, имајте на уму да чак и ако утврдите да запослени не може да има приступ одређеним информацијама, као што су референтне провере, у случају тужбе, информације су видљиве.

Стога, упутите своје особље да тачно бележи ствари и да у сваком тренутку поштују закон. Записи о запосленима нису место за шале или шаљиве коментаре. Они не пролазе добро на суду.

Као опште правило, имати једног портира у евиденцију осигурава да се поступци прате и да су конзистентни. Не желите да један ХР менаџер допусти људима да враћају своје записе на своје столове, док други одбијају приступ уопште.

Захтев да сви прођу кроз један извор помажу да ствари буду доследне и легалне. Закони у вези са чувањем података и евиденцијом и приступом су незгодни. Побрините се да останете у току.

Доња политика је добар почетак за ваше пословање, али имајте на уму да се ваши државни и локални закони могу разликовати.

Примјер политике приступа евиденцији запосленика

Сви запослени, бивши запослени и представници запослених могу да погледају одређени садржај свог досијеа особља уз претходну најаву особљу за људске ресурсе. Документи који се односе на запослене квалификације за запошљавање, као што су апликација, промоција, дисциплинске мјере и трансфер, могу се прегледати. Поред тога, запослени може прегледати обрасце за потписивање политике и записе о обуци.

Документи које запослени не могу прегледати укључују референце или референтне провере, записе о свакој истрази коју предузима управа, медицинску документацију, документе везане за судски поступак, било који документ који крши повјерљивост другог запосленог и документе који се користе за планирање запосленика.

Процедура

Запослени који жели да прегледа допустиви садржај свог персоналног досијеа треба да контактира људске ресурсе са обавештењем од 24 часа (искључени викенди). Бивши радници, или људи који су непознати службеницима за људске ресурсе, морају предочити идентификацију и / или доказ о дозволи за приступ досијеу особља.

Запослени морају прегледати досије особља у присуству особља особља.

Запослени не смију уклонити из канцеларије било који дио досијеа особља.

Запослени може тражити фотокопије списа или дијелова списа. У оквиру разлога, особље за људске ресурсе ће обезбиједити фотокопије. За опсежно копирање, запослени ће морати да плати фотокопије.

Ако је запослени незадовољан документом у свом досијеу, у присуству особља особља, запосленик може написати објашњење или објашњење и приложити га спорном документу. Ни под којим околностима особље ХР-а или запослени неће промијенити актуални документ.

Запослени може такође тражити да се документ уклони из досијеа особља. Ако се особље људског особља сложи, документ се може уклонити. Ако се особље Људских ресурса не слаже, на жалбу се може уложити жалба на начин прописан Политиком отворених врата.

Надамо се да сте ову политику сматрали корисном док развијате властиту политику приступа датотеци особља за вашу организацију. Прилагодите политику тако да одговара потребама и култури ваше организације.