Знати како, зашто и када документовати учинак запосленика

У свету људских ресурса и запослености, документација о учинку запосленог може учинити или прекинути вашу способност да дисциплинујете, окончате или праведно промовишете, награђујете и препознајете запослене.

Документација је од суштинског значаја за менаџере и кадрове за људске ресурсе, зато што морате озбиљно да уложите напор да региструјете све догађаје у историји запослености ваших запослених - и позитивне и негативне инциденте у раду.

Овдје је све што менаџери и особље за људске ресурсе требају пажљиво документирати перформансе запосленика.

Зашто треба да документујете учинак запослених

• Документација пружа доказе да су се питања у вези са перформансама дискутовала са запосленим на правовремен и концизан начин.
• Документација нуди историју побољшања запосленог или неуспеха у побољшању учинка током времена. То је хронолошки и прецизан опис радњи запосленика, поступака руководиоца и догађаја који се дешавају.
• Документација пружа доказе који подржавају одлуке управе да предузму неповољне акције као што су дисциплина или престанак са запосленим.
• Документација нуди доказ да запосленик заслужује доступну промоцију или прилику за друге запослене који су такође подобни.

• Документација пружа доказе који оправдавају повећање плата, смањење или зашто запослени није добио повишицу.
• У случају тужбе, потпуна и детаљна документација штити интересе послодавца. Документација може подржати поступке руководства у случају прекида неуспјешног запосленика. Такође се може доказати да је запосленик престао због разлога који су легални, за разлику од других, као што је илегална дискриминација.

Шта документовати

Менаџери морају да документују учинак запослених, и позитивне доприносе и неуспехе у перформансама. Они морају да документују тачно шта је запослени урадио и рекао и шта је менаџер урадио и рекао у одговору током састанка или разговора.

Потребно је документовати све споразуме који су направљени током разговора, постављене циљеве, потребна побољшања и очекивања, као и временски рок за побољшање. Документација треба да садржи и обавезе које менаџер чини да би помогао запосленом.

Како документовати

Документација треба да буде написана током или непосредно након састанка или разговора са запосленим. Ни у једном тренутку не би требало да пропустите да запишете разговор на дан када се стварно десио. Чекање до каснијег утиче на квалитет документације јер се заснива на меморији.

Једна од најгорих грешака које менаџери чине је да верују да могу реконструисати историју саветовања запослених, по потреби. Ниједна ХР особа која има било какво искуство пристојне, правовремене документације никада није заварана реконструисаним записом. Менаџери који реконструишу памћење доносе непотребан и неприхватљив ризик за своју компанију, јер измишљена историја неће се задржати у потенцијалној тужби.

Потребно је да ваша документација изгледа професионално, уредно и организовано. Пишите документацију као да говорите о историји трећој страни. Никада не знате ко може читати вашу документацију једног дана, зато се побрините да то одражава ваш професионализам. (Повратак салвете за коктел, коверте или лепљиве ноте се не квалификује као професионална документација.)

Ваша документација треба да буде послата новом руководиоцу запосленог ако запослени добије нови посао - или ви - у вашој организацији. За ваше памћење и за информисање новог менаџера запосленог, потребно је да име и наслов запосленог, ваше име и наслов и пуни датум ставите на сваки документ.

Пишите документацију која је чињенична, поштена, правна, објективна, потпуна и конзистентна. Избегавајте мишљење (Мајк је неуредан. Алице је лењ. Том ми је лагао.), Називајући име, уредник (Џон је кретен. Марк има проблем са ставом.), И означавање (Марија је неодговорна. Џорџ није тим плаиер.).

Избегавајте и покушај тумачења понашања запосленог. (Марсха не сме да се допада овом задатку. Паула изгледа као да је над главом.) Минимизирај своју употребу описних речи као што су придеви и прилози (полако, немарно, несретно, ћудљиво, непристојно). Наведите специфично понашање и поступке запосленог, а не ваше мишљење или тумачење.

У документацији, оно што је потребно је тачан запис о разговору. Држите се чињеница и запишите само оно што сте рекли и оно што је запосленик рекао. Побрините се да ваша документација буде недвосмислена и да се чињенице исправљају. (У било којој могућој правној ситуацији, грешке у било којем документованом догађају чине да је сва документација сумњива.)

Коначно, документујте све споразуме, обавезе, временске рокове, потребна побољшања, бодове за пријављивање и друге детаље који би могли да прођу кроз меморију. Побрините се да поставите датум и вријеме за рокове и рокове како не би дошло до неспоразума.

Упознајте се са документационом политиком вашег одељења за људске ресурсе, која ће вам рећи која документација треба да се смести у досије особља запослених Свака документација о дисциплинским мерама свакако треба да буде укључена.

Где документовати и складиштити

Пошто је документација о запосленима поверљива и приватна за запосленог, потребно је да водите рачуна да било која документација остане поверљива менаџеру, ХР-у и потенцијално следећем менаџеру запосленог. Стога се не препоручује стављање документације на заједнички рачунар. Ручно писана документација и документација руководиоца одштампана је најбоље чувана у закључаном складишту.

Ако пратите ове смернице, када одете у ХР да тражите помоћ у дисциплиновању, престанку или премештању запосленог на посао са бољим потенцијалом, ХР ће вам помоћи да решите проблем или побољшате ситуацију. Када вам ХР каже да документујете, документујете, документујете или вам не могу помоћи; покриће се све ваше базе.

Дисцлаимер: Имајте на уму да достављене информације, иако су ауторитативне, нису гарантоване за тачност и законитост. Сајт чита светска публика, а закони и прописи о запошљавању варирају од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас да потражите правну помоћ, или помоћ од државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе као смернице, идеје и помоћ.