Заједничка питања за интервјуе и најбоље одговоре

У многим организацијама, рецепционери су лице компаније. Сваки нови клијент, кандидат за посао, запосленик или добављач треће стране ће проћи или се пријавити код рецепционара, тако да послодавци желе да нађу некога ко ће бити одговоран, пријатељски и миран.

10 Типична питања постављена у интервјуу код рецепционара

Овде ћете наћи често постављана питања за рецепционаре, примере одговора и савете о томе шта да кажете током интервјуа.

1:53

Погледајте сада: Како одговорити на 4 заједничка питања за интервјуе рецепционара

1. Шта радите да бисте остали у брзом радном окружењу?

Шта желе да знају: Ваш интервјуер жели да буде сигуран да можете да пратите. Начин на који то радите је вероватно ирелевантан, али би требало да имате јасан и сигуран одговор спреман.

Једина ствар коју ја радим је да останем мирна, јер невољни, наглашени став није од помоћи и такође није добар поглед пред било којим особљем или клијентима. Покушавам да тријажем задатке, тако да прво радим на најважнијем задатку. Обично, то је све што укључује једног од клијената компаније. Исто тако, водим списак свега што морам да урадим, тако да не занемарим никакве важне одговорности.

2. Како одржавате свој дневни распоред?

Шта желе да знају: Начин на који организујете дан није поента. Поента је да покажете да сте добро организовани и да ћете све своје дужности обављати на компетентан и благовремен начин.

Почињем сваки дан тако што ћу направити листу свега што требам постићи. Проверавам свој календар за било какве састанке или састанке, тако да могу бити свесни и добити покривеност на рецепцији ако је потребно. У мом послу, комуникација је кључна, тако да стално одговарам на телефон и провјеравам своју е-пошту за нове захтјеве, а затим ажурирам своју листу обавеза са накнадним задацима.

3. Коју улогу игра рецепционар у првом утиску клијента о организацији?

Шта желе да знају: Ваш интервјуер треба да буде сигуран да разумете позицију за коју се пријављујете, али ово питање може бити и културно, дирајући се о вашој филозофији рада.

Рецепционар може да остави велики утисак - позитиван или негативан - на купце. Пошто сам ја један од првих људи које клијенти виде, фрустрирајућа или лоша интеракција заиста може проузроковати њихово мишљење о компанији или укупном искуству које су имали. Мени је то слично када вас домаћин дочека у ресторану. Ако изгледају махнито или дјелују грубо, онда се касније може осјећати као да ваша храна једноставно није укусна. Зато увек водим рачуна да поздравим људе са осмехом на лицу и да се уверим да се сви клијенти осећају као да имају моју пуну пажњу.

4. Реците ми о времену када сте морали да се суочите са љутим клијентом или гостом, било телефоном или лично. Како сте се носили са ситуацијом?

Шта желе да знају: Ово је једно од неколико питања која се могу поставити у вези са стресним и тешким условима. Може вам се поставити питање како сте реаговали на криминалне или неетичке активности. Буди искрен буди искрена. Не претјерујте и немојте се продавати кратко.

Као рецепционар у ординацији, често сам разговарао са фрустрираним пацијентима. Једно вријеме, жена је била толико бијесна да је одјел за наплату није назвао истог дана, да је почела вриштати на мене телефоном. Било је непријатно! Оно што покушавам да урадим у овим ситуацијама је да размислим о томе како је особа коју осећај мора да осећа да се понаша на овај начин. Након минуте њеног викања, рекао сам: "Мора да сте заиста фрустрирани. Можете ли ми рећи нешто више о томе шта се дешава?" То је успорило разговор и смањило њену јачину. Објаснила је цијелу ситуацију и увјерила сам је да је наша особа за наплату напустила тај дан и да ће бити у контакту. Такође сам јој рекао да ћу ставити поруку на стол за наплату и замолити је да позове жену као свој први задатак. До краја позива била је много мирнија и извинила се због својих ранијих оштрих ријечи.

5. Да ли сте вољни да радите прековремено?

Шта желе да знају: Ако нисте вољни да радите прековремено, реците то. Ако сте вољни радити прековремено, али само у одређеним границама, реците то. Да, постоје компаније у којима прековремени рад неће коштати посла. Али обавеза коју не можете да задржите или ставите у позицију да жртвујете своју добробит или породицу за свој посао, није прихватљива опција. Потребан вам је посао који одговара вашој доступности.

Мени је удобно радити прековремено неколико пута мјесечно, све док имам унапријед обавијест о дану. Имати хеадс-уп ми олакшава да преуредим планове. У крајњој линији, вероватно и ја радим прековремени рад за исти дан, али бих волео да имам обавезу за један дан.

6. Колико је запослених радило у вашој последњој канцеларији?

Шта желе да знају: Анкетар жели да зна у каквом окружењу сте радили, како се пореди са компанијом са којом интервјуишете и да ли вам је удобно радити у малим и / или великим радним местима.

У мојој последњој канцеларији, било је пет запослених. То је довољно мало да смо почели да се осећамо као породица. Знате, сви су знали да је Марта у одјелу за наплату требала двије шалице каве прије него што сте могли поставити компликована питања. Пре тога, међутим, моја канцеларија је била прилично велика - 60 запослених. Осјећао сам се угодно у оба окружења, иако је први мјесец у великој канцеларији био мало изазован јер сам морао схватити тко је шта урадио и гдје упутити позиве с много доступних опција.

7. Опишите своје претходне дужности као административни помоћник, секретар или рецепционар.

Шта желе да знају: Анкетар жели да преиспита одговорности које сте навели на свом резимеу и потврдите да се уклапају у позицију која се нуди. Ово је такође добра прилика да се прошири на тачке истакнуте у вашем радном искуству.

Као рецепционер у АБЦ Финанциалс-у, био сам прва особа за клијенте. Одговорио сам на општу телефонску линију, као и на телефонске позиве петорице ВП-а. Такође сам био задужен за примање пакета и дистрибуцију поште, поздрављање и пратњу купаца и продаваца у просторије за састанке, и праћење корпоративне е-адресе компаније. Имао сам и много административних одговорности: руководио сам календарима тих ВП-а, уредио њихова пословна путовања и помогао у креирању и усавршавању ПоверПоинт презентација и других материјала за дистрибуцију на догађајима.

8. Како одређујете приоритете позива, клијената, испорука и других питања која се морају одмах ријешити?

Шта желе да знају: Тхе интервиевержели да зна колико сте добри у мултитаскингу, организовању времена и одређивању приоритета задатака. Ово је такође добра прилика да се укаже на то како сте се суочили са вишеструким приоритетима и објаснили како сте их све обрадили.

Мултитаскинг је неопходан када је канцеларија заузета. Кад год то није непристојно, покушавам да обавим неколико задатака истовремено. На пример, могу лако да одговорим на телефонски позив док потписујем пакет од испоручиоца. Када вишезадаћност није могућа, фокусирам се на клијенте и клијенте као на приоритет број један. Ако буде потребно, питат ћу вас могу ли ми дати минут да обавим још један задатак - а ако су ствари стварно заузете, покушавам да позовем колегу да ми пружи извјештавање.

9. Колико су јаке ваше компјутерске вјештине?

Шта желе да знају: Анкетар жели да потврдите које компјутерске вјештине имате, да ли је ваш ниво компетентности компатибилан са очекивањима компаније и који програми вам највише одговарају. Ако је могуће, добро је истражити које програме компанија користи прије интервјуа.

Имам веома јаке компјутерске вештине. Поред тога што сам упознат са Мицрософт Оффице-ом, такође сам користио и ажурирања сајта компаније у својој последњој улози, тако да ми је удобно користити и ВордПресс. Када почнем да користим нови програм или апликацију, обично нађем да се на већину мојих питања може одговорити онлине претрагом, иако ценим добијање туторијала од колеге.

10. Причајте ми о вашем искуству са услугама за кориснике.

Шта желе да знају: Анкетар жели преглед вашег корисничког искуства - колико година, конкретних примјера и које вјештине вам је угодно користити за рјешавање проблема.

Радио сам у служби за кориснике од тинејџера. Мој први посао је био рад у књижари, гдје сам помогао клијентима да пронађу књиге и понекад покрију благајну. За време колеџа, имао сам и посао на мало, овај пут, продају одеће. Онда сам, наравно, као рецепционар у компанији АБЦ, имао посла и са клијентима, иако у овој улози нисам директно вршио продају. Осјећам се заиста угодно у интеракцији с клијентима и рјешавању њихових проблема, било да се ради о проналажењу књиге коју траже или мијењању времена састанка са извршном особом.

Савети за одговарање на питања рецепционера

Најбољи рецепционери су детаљно оријентисани, организовани и одлични комуникатори. Стога, кандидати би се требали појавити спремни да одговоре на питања отвореног интервјуа која ће процјењивати искуство, познавање алата, процеса и скупа вјештина на радном мјесту, укључујући рад са услугама за кориснике, мултитаскинг и способност доношења брзих одлука о просудби.

У овом случају, анкетари не траже нужно да или не одговоре. Умјесто тога, они очекују да кандидати одговоре специфичним примјерима који описују како су се бавили прошлим ситуацијама на радном мјесту и постављају пажљиво истражена питања о приоритетима, очекивањима, циљевима и изазовима компаније.

Због све већег технолошког напретка на радном мјесту, рецепционери такође морају имати јаке техничке вјештине. Требало би да имате искуства у коришћењу телефонских система и канцеларијских машина као што су штампачи, фотокопирни уређаји, скенери и факс машине (да, још увек), поред рачунарских апликација као што је МС Оффице и софтвер специфичан за индустрију.

7 Питања која треба питати анкетара

Анкетари ће од вас очекивати да постављате питања. Ево листе питања која можете поставити током или на крају интервјуа:

1. Можете ли ми рећи нешто више о свакодневним одговорностима за овај посао?
2. Које квалитете тражите код особе коју желите запослити у компанији?
3. Каква су ваша очекивања од овог посла, и како мерите успех?
4. Зашто је последња особа која је држала овај посао отишла?
5. Коме ова позиција одговара?
6. Које су могућности за напредовање у каријери у компанији?
7. Да ли компанија нуди могућности за обуку запослених?

Како направити најбољи утисак

Положај рецепционара може се сматрати почетним, али може бити и први корак ка корпоративној љествици. Будући послодавац ће бити привучен самоувереном, самоувереном особом. Често ћете бити прва особа коју ће њихови клијенти или пацијенти упознати када први пут уђу у канцеларију.

Будите сигурни да је ваш први утисак најбоље што може бити. Ево како се припремити за интервју. Уз стандоут животопис, узмите времена да одјенете дио када интервјуирате. Ако добијете посао, ви ћете бити особа на првој линији и важно је послодавцу показати ваш професионални имиџ.

Ако нисте сигурни шта ћете обући у интервјуу, погледајте ове савете о томе како да се обучете за интервју. Ако су и ваш животопис и професионална одјећа на мјесту, а ви сте спремни да одговорите на могућа питања, бићете успјешни у добијању позиције за коју интервјуирате.