Дајте свом шефу поверење у план управљања ризиком

Најбољи пројектни менаџери имају пуно повјерење свог линијског менаџера и спонзора пројекта. Извршитељи који стоје иза њихових пројеката вјерују им када кажу да им је потребно додатно финансирање, више ресурса или помоћ у рјешавању проблема.

Када радите у ризичним ситуацијама, потребан вам је одговарајући комплет. Попут пјешака са руксаком од конопа и црампона, потребни су вам и алати за рјешавање пројектног ризика.

Можете повећати повјерење вашег менаџера у ваш пројекат са планом управљања ризиком. Једноставан процес у 5 корака може огромно трансформисати како ваш шеф види ваш пројекат (и вас).

Шта је управљање ризиком у управљању пројектима?

Управљање ризиком у управљању пројектима је процес идентификације, процјене и реаговања на ризике пројекта.

Пројектни ризици су ствари које могу утицати на пројекат (позитивно или негативно, али људи углавном тумаче ризик као догађаје који би имали негативан утицај на пројекат).

Било да је ваш пројекат велики или мали, то ће имати ризике повезане са њим. То може бити било шта, од ризика да ваша школска парада буде кишна до ризика повећања цене до критичне компоненте ваше нове плоче.

Ризик пројекта, ако се не управља исправно, може отежати успјешну реализацију вашег пројекта. Неконтролисани ризици могу додати вријеме вашем распореду, радити за своје вријеме и новац за свој буџет. Менаџери су нервозни због оваквих ствари. Све то се може избећи планом управљања ризиком.

Планирање управљања ризиком

План управљања ризиком је сјајан начин да повећате ваше самопоуздање у способност вашег пројектног тима да достави - и то се прелије у повећање повјерења вашег менаџера. Желите да верујете да то можете да урадите, и да желите да буду свесни онога што вас може спречити да успешно изведете пројекат. План управљања ризиком је савршен алат за то.

И погодите шта? Врло је лако почети.

Управљање ризиком пројекта је једноставан процес у 5 корака. Нека не буде компликованије него што треба. То је нешто што можете да започнете данас, припремите се да разговарате о томе на вашем следећем састанку и да га завршите док неко откуцава записнике.

Процес управљања ризиком у 5 корака

Као и са многим деловима управљања пројектима, управљање ризиком је процес. 5 корака су:

1. Инитиате
2. Идентифи
3. Проценити
4. План Респонсес
5. Имплементирај

Ако вам ови термини тренутно не значе много, молим вас држите се тога - све ћу објаснити.

Корак 1: Покрените

Прво, желите да поставите контекст за управљање ризиком у окружењу за управљање пројектима.

Вероватно нема пуно посла овде јер ће неко у вашој компанији већ припремити политику корпоративног ризика и све што треба да урадите је да је пратите. Ово ће објаснити приступ компаније ризику и можда чак одредити шаблоне које су вам потребне. Предлошци вам увек штеде посао, зато пазите и на њих!

Чак и ако немате корпоративну политику ризика, неко други који управља пројектима поред вас може имати план управљања ризиком пројекта који можете копирати. Зашто измишљати точак? Поновна употреба докумената је неопходна ако желите да уштедите време и учините више.

Користите оно што сте сазнали да бисте израдили план управљања ризиком за ваш пројекат. Ово је дио вашег цјелокупног плана управљања пројектом и говори о томе како ћете приступити управљању ризиком на вашем пројекту.

Ако не знате шта да ставите у њу, читајте даље! Следећи кораци ће вам дати бољу идеју о томе шта да говорите у вашем плану управљања ризиком.

Ово побољшава повјерење: Показујући вашем менаџеру да имате приступ рјешавању неизвјесности на вашем пројекту и да ћете активно управљати ризиком.

Корак 2: Идентификујте

Једном када имате описани приступ, можете почети да радите на њему.

Сада идентификујете ризике који ће утицати на ваш пројекат. Ово је само један снимак у времену и ваш регистар ризика је нешто што ћете желети да се вратите на вријеме и поново да бисте осигурали да се и све остало стави тамо.

Можете идентификовати ризике користећи контролну листу уобичајених ризика, интервјуисати заинтересоване стране у пројекту (посебно тешке учеснике, јер они обично имају много тога да кажу о томе шта би могло поћи по злу), браинсторминг сесије и користећи ваш здрав разум.

Тражите ствари које могу изазвати проблеме ако се икада десе. (Запамтите, још се нису догодили ризици. Питања пројекта су ствари које су се већ догодиле.)

Како год то радили, свакако бисте требали укључити друге људе. Сама, немате целу слику и на крају ћете изгубити ствари.

Ризици могу и треба да буду идентификовани од стране било кога. Као пројектни менаџер, ваш посао је да подстакнете своје колеге да подижу ризике са собом, тако да као тим можете нешто учинити у вези са њима.

Сви идентификовани ризици треба да се евидентирају у регистру ризика. Ако имате координатора пројекта у тиму или особу за подршку пројекта, они то могу учинити. У супротном, то је део административних задатака за вас.

Ово побољшава повјерење: Показујући да сте свесни кључних ризика који могу утицати на ваш пројекат и да имате средства на располагању да бисте стално били свесни нових ризика.

Корак 3: Процијените

Ризици се затим процењују за вероватноћу и утицај. Овај детаљни чланак о томе како проценити ризик пројекта покрива вас за то. Добро прочитајте ако нисте упознати са процесом.

Као додатну меру, такође можете процијенити близину, што значи колико је кратко вријеме могуће да ће се тај ризик догодити. Ризик са великом близином би се ускоро могао десити. Ризик са малом близином може се догодити у неком тренутку у далекој будућности. То вам може дати још један фактор за одређивање приоритета вашег времена и енергије када је у питању рјешавање ризика.

Ово побољшава повјерење: Осигуравање да ваш менаџер и сви у тиму имају јасну идеју о томе шта ће се десити ако се било који од ових ризика заиста материјализира.

Корак 4: Планирајте одговоре

Сада долазимо до месног дела вашег плана управљања ризиком. У овом кораку утврдите како управљати ризиком тако што ћете идентифицирати одговарајући одговор.

Ми то радимо зато што све до сада имате све што би се могло догодити да убаците ваш пројекат у будућност и колико би то био велики посао. Оно што ваш менаџер жели да зна следеће је: Шта ћете учинити у вези са тим?

Генерално, постоје 4 ствари које можете да урадите да бисте адресирали и управљали ризиком пројекта. Су:

• Избегавајте
• Трансфер
• Ублажити (тј. Смањити)
• Прихвати.

Они су детаљно обрађени у овом дубоком потезу у стратегијама одговора на ризик за негативни ризик.

Неки од ваших ризика могу имати позитиван исход. На пример: постоји ризик да толико продате свој нови производ да рушите телефонске линије. То би био добар проблем, али то је још увек ризик за који бисмо требали да планирамо.

Постоји неколико начина на које можете да се припремите за позитиван догађај ризика, укључујући:

• Експлоатисати
• Објави
• Побољшати
• Прихвати.

О њима се детаљније говори о стратегијама одговора на ризик за позитиван ризик.

Мораћете да утврдите која је стратегија одговора најбоља за сваки ризик у вашем регистру. На пример, можда ћете одлучити да ће ризик од кварења фабричког крова бити нешто што ћете једноставно прихватити јер се вероватно неће десити. Међутим, ризик од тровања храном одузима половину радне снаге је нешто што ћете активно ублажити поновном обуком свих ваших угоститељских радника. Ако се то десило и раније и ако је заиста вероватно ако не урадите нешто поводом тога, пожелећете да ублажите ризик.

Када је одговор идентификован и усаглашен, власници ризика могу бити именовани да спроводе акциони план за управљање ризиком. Другим речима, потребан вам је неко ко ће бити одговоран за сагледавање задатака које слажете.

Ово побољшава повјерење: Показујући вашем менаџеру да сте размотрили шта треба да урадите у вези са стварима које могу изазвати проблеме за ваш пројекат и да постављате планове да бисте смањили неизвесност и ризик на пројекту.

Корак 5: Имплементирајте

Ваш план управљања ризиком би до сада требао укључивати ко ће бити одговоран за активности ублажавања ризика за сваки ризик. Сада би требало да раде на тим задацима тако да активно управљате отвореним ризицима.

Ово побољшава повјерење: Показујући да ви и ваш пројектни тим можете пратити оно што сте рекли да ћете учинити. Извештајем о томе шта сте постигли и ризицима које сте ублажили, ваш менаџерски тим показује да озбиљно размишљате о томе како ћете испоручити и учинити оно што је потребно да би ваш пројекат био отпоран на будуће проблеме.

Када је ризик прошао - када више није релевантан јер се или догодио или се више не може догодити - можете га затворити из регистра ризика.

Постављањем овог плана управљања ризиком пројекта можете се издвојити од других менаџера. Ваш шеф ће имати доказе да можете размишљати стратешки и креативно о томе шта би могло проузроковати да се ваш пројекат распада, и - што је најважније - да урадите нешто по том питању. Ви ћете бити особа која активно управља проблемима пре него што се деси, уклањајући барикаде и припрему за било шта!

Бити виђен да буде добар у управљању пројектним ризиком је сигуран начин да га менаџмент види као сигуран пар или руке. Не треба вам много искуства или сертификата да бисте успешно започели управљање ризиком пројекта (иако постоје формалне квалификације за управљање ризиком). Овај једноставан процес од 5 корака ускоро ће значити да је управљање пројектним ризиком уграђено у ваше пројектне планове.