Како написати референтно писмо

Важно је знати како написати референтно писмо јер се од свих тражи да дају препоруку у неком тренутку током своје каријере. Било да је у питању запосленик, пријатељ или неко с ким сте радили, важно је да будете спремни да напишете ефективно писмо препоруке.

У наставку прочитајте савјете о томе како написати писмо препоруке, као и које материјале да питате кандидата и када да кажете не (и како рећи не) писању писма некоме.

Референтна писма или препоруке

Референтно писмо, познато и као писмо препоруке, је писмо које говори о нечијем радном искуству, вештинама, стручности, личним квалитетима и / или академском учинку. Написао га је бивши послодавац, колега, клијент, наставник или неко други који може позитивно говорити о тој особи.

Када вам требају референтна писма

Потребна су вам писма, обично око три, када пријављујете се за послове, стажирање, волонтерске позиције, факултете и програме дипломских школа. Референтно писмо је позитивна потврда ваших вјештина и атрибута, коју је написао нетко упознат с вашим радом, карактером и постигнућима.

Референтно писмо објашњава зашто би читатељ требао да вас одабере, и шта вас квалификује за прилику за коју се пријављујете. Организације могу затражити писма која разматрају да се појединац запосли или прихвати у установи, или их може понудити тражилац посла или подносилац захтјева.

Шта је укључено у референтно писмо

Референтно писмо је позитивна потврда ваших вјештина и атрибута. Објашњава зашто читатељ треба да одабере вас и шта вас квалификује за прилику за коју се пријављујете.

Апрофесионално референтно писмо обично је написао супервизор, колега, клијент, наставник или професор који је добро упознат са вашим постигнућима у постављању радног типа. То обично укључује опис ваше позиције и одговорности, трајање вашег времена у компанији и ваше способности, квалификације и доприносе организацији.

Карактер илиособно писмо препоруке може бити написана од стране пријатеља породице, ментора или комшије који може потврдити особине које би вас учиниле добрим кандидатом за позицију коју тражите. Он објашњава како вас писац познаје и расправља о вашим личним атрибутима онако како би се примењивао у поставкама посла.

Шта урадити пре писања референтног писма

Размислите пре него што кажете "Да".Пре него што пристанете да напишете писмо, уверите се да можете да напишете позитивно писмо за ту особу. Ако не познајете особу добро или не мислите да можете високо говорити о вјештинама или способностима особе, у реду је одбити захтјев за препоруком.

Боље је рећи не писању препоруке, него писању негативне референце за особу.

Можете да будете неодређени када одбијете захтев, једноставно кажете: “Не осећам да бих био најбоља особа да вам напишем препоруку.” Ако је могуће, предлажемо да неко други пита.

Захтевати информацију. Добро је питати особу за копију свог животописа или биографије, чак и ако сте их познавали дуго времена. Они могу имати нову акредитацију или постигнућа, а ви желите да пружите што више актуелних информација. Ово ће вам такође помоћи да дате смернице које ћете користити приликом састављања писма.

Ако је референтно писмо за одређену прилику за запошљавање, затражите и копију посла. Слично томе, ако је референтно писмо за одређену школу или програм, затражите неке информације о школи. Што више информација имате, лакше ћете писати писмо.

Узмите све детаље.Уз тражење информација о кандидату, добијте све потребне информације о томе како да пошаљете писмо. Питајте кога треба да пошаљете писму, када је рок и какав формат писмо треба да буде. Такође питајте да ли постоје неки подаци које школа или послодавац жели да укључите у своје писмо.

Шта укључити у референтно писмо

Уколико вам кандидат не достави образац на којем можете написати препоруку, требате написати референцу као формално писмо. Референтно писмо треба да започне и са вама и са контакт информацијама послодавца (име, адреса, број телефона, е-пошта), а затим датум. Ако је ово е-маил, а не стварно писмо, укључите ваше контакт информације на крају писма, након потписивања.

Информације за контакт и поздрав:Ако пишете писмо појединцу или комисији за запошљавање, укључите њихове контакт информације на врху писма иу вашем поздраву. Ако пишете опште писмо, можете писати "Коме се тиче" или једноставно започети ваше писмо са првим параграфом.

Поздрав: Започните своје писмо са "Драги Господине. Мс. Презиме." Ако не знате презиме послодавца, напишите: "Драги менаџер запошљавања." Ако се кандидат пријављује за неки академски програм, можете написати "Поштовани пријемни одбор".

Увод: Објасните свој однос са особом за коју пишете писмо. Можете укључити колико дуго познајете ту особу. Онда објасните зашто пишете писмо. Обавезно укључите назив компаније, посао, школу или прилику за коју се особа пријављује. На пример: "Ја сам супервизор Џејмса Смита у компанији КСИЗ последњих пет година. Задовољство ми је да га препоручим за позицију главног рачуновође у компанији АБЦ.

Боди Овервиев:У тексту писма, укључите специфичне информације о особним карактеристикама кандидата (креативност, стрпљење, самопоуздање, итд.), Специфичне вјештине (одличне комуникацијске вјештине, организацијске способности итд.). Будите што конкретнији.

Први параграф: Први параграф референтног писма објашњава вашу везу са особом коју препоручујете, укључујући и начин на који их знате, и зашто сте квалификовани да напишете писмо препоруке за запошљавање или дипломску школу. Спомените однос (особни или професионални) са особом коју препоручујете.

Други параграф (и трећи и четврти)

Средњи параграфи референтног писма садрже информације о особи о којој пишете, укључујући зашто су квалификовани и шта могу допринијети. Ако је потребно, користите више од једног параграфа да бисте обезбедили детаље. Будите конкретни и подијелите примјере зашто је ова особа квалифицирани кандидат. Ако можете, повежите конкретне случајеве у којима сте посматрали особу која успешно користи вјештине потребне за радно мјесто.

Покушајте описати квалитете и вјештине које се односе на специфичан посао, школу или прилику. На пример, ако се особа пријављује за посао менаџера, фокусирајте се на лидерске и комуникацијске способности особе.

Леттер Цлосинг

У задњем параграфу, понудите додатне информације и укључите своје контакт информације (телефон и е-пошту) како бисте били доступни да дате усмену препоруку или одговорите на додатна питања ако је потребно. Такође можете поновити да препоручујете ову особу “свесрдно” или “без резерве”.

Потпис: Завршите писмо својим потписом, руком исписано, а затим унесите име. Ако је ово е-пошта, једноставно унесите своје куцано име, а затим контактне информације.

Препоручено писмо Дужина, Формат и Фонт

Пре него што почнете да пишете писмо: Замолите кандидата да вам пошаље свој животопис, транскрипт, биографију или било који други материјал који ће вам помоћи да прецизно опишете особу. Такође можете тражити опис позиције за коју се пријављује и информације о компанији. Што више информација имате, лакше ћете написати јаку препоруку.

Дужина: Писмо препоруке треба бити више од једног или два параграфа; ово писмо упућује на то да или не познајете особу добро или да је не подржавате у потпуности. Међутим, желите да писмо буде сажето и да се усредсредите на неколико кључних тачака, тако да избегавате писање више од једне странице. Три или четири одломка који објашњавају како познајете особу и зашто их препоручујете је одговарајућа дужина.

Формат: Писмо препоруке треба да буде једнокомпонентно са размаком између сваког од параграфа. Користите око 1 "маргине за горњу, доњу, леву и десну страну странице, и поравнајте текст на лијево (поравнање за већину докумената).

Фонт: Користите традиционални фонт као што је Тимес Нев Роман, Ариал или Цалибри. Величина фонта треба да буде између 10 и 12 тачака, тако да је лако читати. Подешавање величине фонта је добар начин да задржите писмо на једној страници.

Уредити:Обавезно прочитајте писмо пре него што га пошаљете. Можете заменити неког другог, али сакрити име кандидата да би сачувао његову приватност.

Референце Леттер Сампле

Овај примјер референтног слова можете користити као модел. Преузмите предложак (компатибилан са Гоогле Доцс и Ворд Онлине) или прочитајте текстуалну верзију испод.

Преузмите Ворд предложак

Пример референтног писма (текстуална верзија)

Мелисса Брадлеи

123 Бусинесс Рд.

Бусинесс Цити, НИ 54321

555-555-5555

мелисса@абмедиа.цом

1. септембар 2018

Јим Лее

Људски ресурси

Сабер Маркетинг & ПР

321 Бусинесс Аве.

Бусинесс Цити, НИ

Поштовани господине Лее, Одушевљен сам што могу да препоручим Сарах Јонес за позицију менаџера за дигитални маркетинг у Сабре Маркетинг & ПР. Као директор маркетинга у А & Б Медиа, имао сам задовољство да радим као Сарахов супервизор када је била овде запослена као маркетиншки сарадник. Одговорна, тачна и изузетно светла, Сарах је била међу најбољим талентима у А & Б медијима, и апсолутно подржавам њену квалификацију и њене вјештине.

Непрестано сам био импресиониран знањем које је донела на сто и њеној посвећености да остане на врху најновијих на терену. Сара комбинује оштре аналитичке способности са јаком интуицијом, и одувек сам знао да се могу ослонити на њу да испуни рокове и превазићи наша очекивања. Током две године са нама, она је постигла бројна достигнућа, од повећања ангажовања друштвених медија за 20%, до снижавања наше стопе одскакивања за 10%, до повећања РОИ за дигиталне кампање за 15%.

Док је Сарахова професионална способност била изузетно корисна за А & Б Медиа, она је такође била одличан тимски играч. Оптимистична, привлачна и лака за слагање, Сарах је била права радост да има у уреду и подстакла многе позитивне односе у нашем одјелу као иу цијелој компанији.

С тим речима, веома сам сигуран у своју препоруку и верујем да ће Сара бити одлична за Сабре Маркетинг & ПР. Ако желите да говорите даље о мом искуству рада са Сарах, молимо вас да ми пошаљете е-маил на мелисса@абмедиа.цом или ме назовите на 555-555-5555.

С поштовањем, Мелисса Брадлеи

Директор маркетинга, А & Б Медиа

Форматирање писма

Ако писмо шаљете послодавцу или школи, обавезно пратите одговарајући формат пословног писма. Ово укључује попис информација о контакту, датум и контакт информације за особу која прима ваше писмо (обично, менаџер за запошљавање) на врху писма. Такође укључите свој рукописни потпис на дну физичког писма.

Међутим, ако шаљете ово писмо е-поштом, не морате да уносите никакве податке за контакт или датум на врху писма. Уместо тога, наведите своје контакт податке након потписивања е-поште. Такође будите сигурни да имате јасан, концизан редослед који садржи име кандидата, посао за који се пријављује (ако је примењиво) и сврху вашег писма. На пример, ред за тему може да прочита: "Препорука за име - презиме - помоћник за људске ресурсе".

Користите предложак референтног слова

Ако нисте сигурни шта да напишете, користите предложак референтног писма и персонализујте га тако да укључује информације. Шаблон је користан начин да видите како да форматирате писмо и шта да укључите у писмо.

Такође можете погледати више примера референтних писама за идеје о томе шта да укључите у своје писмо. Међутим, не заборавите да промените писмо тако да се односи на одређену особу за коју пишете писмо.