Надокнада трошкова када путујете на посао

Надокнада трошкова је метод за враћање запослених назад када троше свој новац док раде на компанијском времену. Ови трошкови се обично јављају када запослени путује за посао.

Путни трошкови могу укључивати смјештај, летове, копнени пријевоз, савјете за службенике, оброке и друге случајне трошкове које би запосленик могао доживјети док путује на посао. Остали пословни трошкови могу укључивати ставке као што су узимање клијената или будућих запосленика на ручак или вечеру, куповина потребних књига или другог образовног материјала који послодавац покрива, или трошкове вожње.

Врсте трошкова које ће организација надокнадити налазе се у пословним путовањима, забави и општим политикама трошкова које компанија плаћа у приручнику за запослене. У неким случајевима покривени су трошкови као што су хемијско чишћење и чланство у теретани на дуже путовање. Док је забава за клијенте на пословним путовањима чест трошак који се може надокнадити, већина компанија поставља ограничења потрошње на храну и забаву.

Како запослени плаћају трошкове

Све више, пословни субјекти поверавају запосленима од ниског до средњег нивоа који често путују са корпоративним кредитним картицама. Уместо да плаћају трошкове сопственим новцем, запослени наплаћују све, осим случајних и савета, кредитној картици компаније.

Ово је згодан приступ надокнади трошкова за запосленог, јер рачуни за кредитне картице документују тачне трошкове, а да запослени не мора да чува рачуне и да попуњава извештаје о путним трошковима.

Други начин за плаћање запосленика за трошкове пословних путовања је дневница. Дневнице су унапријед утврђене дневнице које се исплаћују запосленима за трошкове који су настали током путовања за посао. Ови трошкови могу бити за смештај, исхрану, напојнице, такси и друге накнаде за земаљски превоз.

Попуњавање извештаја о трошковима

И у случају коришћења кредитних картица компаније и плаћања готовине, запослени ће вјероватно морати да попуне извјештај о накнади трошкова по повратку са путовања. Са кредитном картицом компаније, они ће морати да објасне мање од очигледних трошкова који се појављују на рачуну кредитне картице (као што је касни оброк). Такође ће компанији наплатити додатне инцидентале које су платили својим новцем или кредитном картицом.

Када запослени плаћа готовину, он или она ће морати да наброје и повремено оправда сваки трошак за који се тражи накнада. Већина компанија одређује датум до којег се морају поднијети извјештаји о надокнади трошкова и сви трошкови се прегледавају рачуноводствено, као и изјаве издаватеља кредитне картице. Било који неоправдани трошак, или они који су искључени из политике компаније, се не надокнађује - што узрокује проблеме за запосленог.

Необичне ситуације

Рецимо да један продајни представник узима са собом кућног љубимца на путовање и наплаћује накнаду за хотелски љубимац кредитној картици компаније, тврдећи да хотел неће раздвојити накнаду и да планирају да надокнаде компанију.

Да ли је то злоупотреба средстава компаније? Тако изгледа. Било да је у писаној форми или не, прилично је јасно да се употреба кредитне картице компаније користи само за трошкове компаније. У неким случајевима, лична употреба корпорације може довести до прекида. Међутим, ево шта треба да размотрите. Да ли је запослени отишао у рачуноводство и објаснио проблем да хотел није могао издвојити трошкове за кућне љубимце? Или је запослени ухваћен пажљивим прегледом трошкова у рачуноводству?

Још једно разматрање је да ли су у прошлости компанија надокнађена за сличне трошкове? Ако је тако, дисциплинске мјере нису у реду. Међутим, ако политика компаније јасно наводи да одређени трошак није дозвољен, а запослени је ухваћен (не искрено), онда би ХР требало да предузме неку врсту тешке дисциплинске мере. Није свака ситуација јасна. Понекад морате да се распитате и урадите мало копања пре него што предузмете акцију.