Зашто је комуникација важна у управљању променама

Не можете претерано комуницирати када тражите да се ваша организација промијени. Сваки успјешан извршни руководилац који је водио успјешан процес управљања промјенама изражава потребу за прекомјерним комуникацијама тијеком искуства промјене и чини ову изјаву ретроспективном.

Не постоји организација у којој су запосленици потпуно задовољни комуникацијом. Комуникација је једно од најтежих питања у организацијама. То је област на коју се запослени најчешће жале током организационих промена и свакодневних операција. Разлог?

Ефективна комуникација захтева четири компоненте које савршено функционишу како би се створило заједничко значење, омиљена дефиниција комуникације.

• Појединац који шаље поруку мора представити поруку јасно и детаљно, и исијавати интегритет и аутентичност.
• Особа која прима поруку мора одлучити да слуша, поставља питања ради јасноће и вјерује пошиљатељу поруке.
• Одабрани начин испоруке мора одговарати околностима и потребама пошиљатеља и приматеља.
• Садржај поруке мора резонирати и повезати се на неком нивоу са већ одржаним увјерењима примаоца. Мора садржавати информације које запослени жели да чује. Мора одговорити на најзабрављивија и најзанимљивија питања запосленог.

Уз све ово што се дешава у комуникацији, чудо је да организације то раде добро. Срећом, практичари у управљању промјенама пружили су широк спектар приједлога о томе како добро комуницирати тијеком било каквих организацијских промјена.

Препоруке о комуникацији за ефикасно управљање промјенама

Развити план писане комуникације како би се осигурало да се у наставку процеса управљања промјенама догоди све сљедеће.

• Комуницирајте доследно, често и кроз више канала, укључујући говор, писање, видео, обуку, фокус групе, огласне табле, интранет, и још много тога о промени.
• Комуницирајте све што је познато о променама, што је брже могуће. Објасните да је ваша пристрасност према тренутној комуникацији, тако да се неки детаљи могу променити касније. Реците људима да је ваш други избор да држите сву комуникацију док не будете позитивни у погледу одлука, циљева и напретка, што је погубно у ефективном управљању промјенама.

• Обезбедите довољно времена људима да постављају питања, траже разјашњење и дају допринос. Ако сте икада били део сценарија у којем је лидер представио промене великој групи преко прозирних фолија и затим побегао, знате шта је ово лоша вест за интеграцију промена. Људи се морају осјећати укљученим у промјену. Укљученост ствара посвећеност - ништа друго није тако значајно током процеса промјене.
• Јасно саопштите визију, мисију и циљеве управљања промјенама. Помозите људима да схвате како ће те промене утицати на њих лично. Ако не помогнете у овом процесу, људи ће измислити своје приче, обично негативније од истине.

• Схватите да је права комуникација разговор. То је двосмјерно, и мора доћи до стварне расправе. То не може бити само презентација.
• Лидери или спонзори промјена морају проводити вријеме разговарајући један на један или у малим групама с људима од којих се очекује да направе промјене.
• Разговарајте о разлозима промјена тако да људи разумију контекст, сврху и потребу. Практичари су ово назвали „изградњом незаборавног, концептуалног оквира“ и „стварањем теоријског оквира за подупирање промјене“.

• Дајте одговоре на питања само ако знате одговор. Лидери уништавају свој кредибилитет када пружају нетачне информације или се чине да се спотакну или потегну када дају одговор. Много је боље рећи да не знате и да ћете покушати да сазнате.
• Лидери морају слушати. Избегавајте одбрану, изговор и одговоре који се дају пребрзо. Понашајте се са пажњом.
• Ослободите лидере и промените спонзоре на располагању, свакодневно када је то могуће, да се мешају са другима на радном месту.
• Одржите интерактивне радионице и форуме у којима сви запослени могу заједно истраживати промене док уче више. Користите обуку као облик интерактивне комуникације и као прилику за људе да сигурно истраже нова понашања и идеје о промјенама и управљању промјенама. Сви нивои организације морају учествовати у истим сесијама.

• Комуникација треба да буде проактивна. Ако је гласина већ у акцији, организација је предуго чекала да комуницира.
• Обезбедите људима могућност да међусобно комуницирају, како формално, тако и неформално, да размењују идеје о променама и управљању променама.
• Јавно прегледајте мјерења која су на снази да бисте забиљежили напредак у управљању промјенама и промјенама.
• Објавити награде и признања за позитивне приступе и постигнућа у управљању промјенама и промјенама. Прославите сваку малу победу јавно.