Начини тражења помоћи од спонзора пројекта

Однос између руководиоца пројекта и спонзора пројекта је сличан традиционалном односу запосленик / менаџер. Спонзор пројекта не може бити директни менаџер пројекта или чак у ланцу командовања водитеља пројекта. Ипак, спонзор пројекта подржава руководиоца пројекта док пројектни тим ради на завршетку пројекта.

Као супервизор, један од највећих начина на који спонзор пројекта подржава руководиоца пројекта је кроз рјешавање проблема које може ријешити само нетко с организацијским утјецајем спонзора пројекта. Када пројектни менаџери наиђу на проблеме које само спонзори пројекта могу ријешити, овдје су ствари које менаџери пројеката требају учинити.

Екхауст Алл Отхер Оптионс

Спонзори пројекта имају тенденцију да буду на организационом нивоу гдје је већина одлука тешка јер ако је одлука једноставна, она се доноси на нижем нивоу. Морају брзо да донесу тешке одлуке понекад са ограниченим информацијама.

Као пројектни менаџер, морате бити сигурни да сте исцрпили све друге опције за рјешавање вашег проблема прије одласка спонзору пројекта. На пример, реците да имате члана пројектног тима који не испуњава своје обавезе. Пре него што ово питање проследите спонзору пројекта, покушајте да га решите један-на-један са чланом пројектног тима. Када то не успије, требате отићи до надзорника члана тима. Једном када то не успе да реши проблем, можете да пренесете проблем спонзору пројекта.

Исцрпили сте опције за рјешавање проблема одоздо према горе. Сада, спонзор пројекта може радити на том питању одозго на доле. Спонзор пројекта треба да разради проблем са својим вршњацима и да вас обавести о договореном правцу акције.

Последња ствар коју желите да се деси је да спонзор пројекта дође до резолуције коју сте могли да спроведете под вашим властитим овлашћењима без икакве помоћи. Понекад се то догоди. Сви праве грешке. Учите из ових ситуација када се оне појаве, а ви ћете бити бољи водитељ пројекта за то. Следећи пут кад се слична ситуација појави, боље ћете се носити с њом него раније.

Будите конкретни у вези онога што вам је потребно

Док су спонзори пројекта навикли да раде на основу непотпуних информација, руководилац пројекта не би требао оставити релевантне информације. Важно је да спонзор пројекта има контекст за ситуацију којој је потребна његова пажња.

Када спонзор пројекта има одговарајући контекст за доношење одлуке, будите конкретни о томе шта вам је потребно од спонзора. Да ли вам је потребан правац како да наставите? Да ли вам је потребна дозвола да предузмете одређену акцију? Да ли вам је потребан проблем решен? Да ли су вам потребни ресурси које сами не можете добити?

Ако нисте размишљали о томе шта вам је потребно, можда ћете доћи до одлуке о томе шта вам треба, али касније сазнајте да сте погријешили. Размислите о проблему пре него што га однесете спонзору да бисте смањили ризик губитка времена.

Сачувајте ваш захтев фокусиран

Спонзори пројекта су запослени људи. Безбројни проблеми повлаче свој распоред сисања времена.

Када менаџер пројекта има стварну потребу за време спонзора пројекта, то није лоша ствар или наметање времена спонзора. Време проведено са пројектним менаџером и спонзором пројекта треба бити високо продуктивно. Сачувајте свој захтев тако да користите само онолико времена које имате од спонзора колико је потребно.

Будући да ваш спонзор доживљава продуктивно један-на-један пут с вама, он или она ће се радовати вашим састанцима. Људи на високим нивоима организације често троше своје време на непродуктивне састанке које морају да присуствују. Учествовање у продуктивном састанку може бити енергична промена темпа за вашег спонзора пројекта.