Како организовати папирологију

Једини пут када размишљате о важним документима је када вам требају. А, често их не можете наћи када их требате, јер или немате организован и централизован систем за чување ваших важних докумената и / или када сте их последњи пут требали, једноставно сте га бацили назад у море папире у кућној канцеларији уместо да га враћате тамо где је припадала.

Почетак

Уз све ваше важне документе који се шире у вашој кући, губите много времена и енергије у потрази за њима. Такође сте у опасности да изгубите неке од њих у потпуности. Али са неколико једноставних корака, можете организовати важне папирне документе за један сат овог викенда!

Потребан вам је мали ормар за архивирање са две фиоке или преносива кутија за висеће фајлове, вишебојне висеће датотеке (6 различитих боја), манила треће резане горње картице и ватроотпорни сеф (опционално). Или можете купити велики регистратор и плочице. Једном када добијете робу овдје су шест корака које ћете слиједити како бисте организирали своје папире.

Прикупите документе

Пре него што можете да организујете све важне документе, морате их лоцирати. Понекад је лакше рећи него учинити.

Проверите своју кућну канцеларију у ладицама и папирима наслаганим на вашем столу или столу. Проверите гомиле папира који затварају кухињске радне плоче, као и кухињске фиоке и корпе. Погледајте комода спаваће собе и ноћни ормарић (могли сте их оставити тамо у јутарњим сатима и заборавити на њих). На крају, али не и најмање важно, провјерите своју торбицу или актовку за важне документе које случајно још увијек носите.

Цатегоризе

Најважнији документи спадају у једну од следећих шест категорија. Сортирајте све прикупљене документе на следећи начин:

1. Хоме анд Проперти Рецордс - хипотеку, имовинске документе, пројекте за побољшање станова и рачуне, приручнике и гаранције за опрему, информације о порезу на имовину, полисе осигурања куће и приручнике
2. Ауто Рецордс - називи, евиденције о одржавању, полисе осигурања и информације, информације о зајму и евиденцији о плаћању
3. Хеалтх Рецордс - полисе осигурања, приручнике за здравствено осигурање, објашњење здравствених бенефиција, рачуне лекара, листе прописа, флексибилне информације о трошковима, медицинске потврде, медицинске директиве, полице осигурања живота

1. Финансијски извештаји - банковне изјаве, пореске пријаве, евиденције пореских олакшица, евиденције о инвестицијама, евиденције о кредитима, изјаве о кредитним картицама
2. Елецтроницс Рецордс - уговори и приручници за мобилни телефон; потврде о продаји и гаранције за рачунаре, лаптопове и иПадс; кабловске и интернет планове и рачуне; бежични рутер пријемни рачун и приручник
3. Персонал Рецордс - извод из матичне књиге рођених, извод из брака, потврда о разводу, документи о старатељству, подаци о социјалном осигурању, евиденције о имунизацији, пасоши, евиденције о војној служби, записници о крштењу и потврђивању, опоруке, план сахране и информације о мјесту сахране Ако имате кућне љубимце, у ову категорију можете укључити и њихове важне документе као што су ветеринарска и вакцинска информација.

Пронађите своје виталне документе

Већина ваших важних докумената може се похранити у обичан ормар за архивирање или у пријеносну кутију за вјешање. Постоје неке. Међутим, то би требало да се чува у ватроотпорном или безбедном складишту као што је сеф.

Витални документи су документи који би били веома тешки или веома дуготрајни за замјену. Они могу да садрже осетљиве личне информације које би могле бити угрожене у случају провале или пљачке. У случају да је ваш дом уништен ватром или поплавом, желите да ти витални документи остану нетакнути.

За већину људи, сљедећи документи ће се сматрати виталним: информације о социјалном осигурању, извод из матичне књиге рођених, полисе осигурања заједно са контакт информацијама вашег агента, опоруке, имовинска документа, наслови аутомобила, ваш пасош и било који уговор или споразум који су захтијевали ваш оригинални потпис.

Направите главну листу свих виталних докумената које ставите у свој ватроотпорни сеф или у некој другој локацији.

Умножите новчаник

Већина нас свакодневно носи критичне информације у нашим новчаницима. Да ли знаш све што ти је у новчанику? Шта бисте урадили да је ваш новчаник изгубљен или украден?

Направите копије возачке дозволе, донаторске картице, картице здравственог осигурања, чланске картице као што су картице за лојалност продавница намирница, клубови складишта и, што је најважније, све кредитне и дебитне картице (копирајте напријед и назад). Ове копије чувајте са другим важним папирним документима:

Пети корак: Направите једноставан систем архивирања

Што је систем архивирања једноставнији, то је већа вјероватноћа да ћете га користити на досљедној основи. Узмите сваку категорију важног документа и доделите јој боју висеће датотеке:

• Хоме анд Проперти Рецордс
• Ауто Рецордс
• Хеалтх Рецордс
• Финансијски извештаји
• Елецтроницс Рецордс
• Персонал Рецордс

Додајте одговарајући број висећих датотека у ваш систем архивирања за број докумената које имате у свакој категорији.

Користите манила фолдере и креирајте фасциклу за сваки појединачни документ унутар сваке категорије. Ставите фасцикле у одговарајућу секцију за висеће датотеке у боји.

Ако сте купили велики троделни регистратор и уметке за плочице, обележите језичке горњим именима записа, пробушите рупе за папир све документе и организујте их. Ако папири не би требали бити пробушени рупицом за папир, рупа за папир пробија мапу и ставља документе у фасциклу.

Сада, ако папирологија није ваша ствар, ово може бити тренутак за вас. Можете скенирати све те документе, сачувати их на чврстом диску, а затим све уништити. Али употребите сопствену дискрецију, јер је нека папирологија боље остављена сачувана. Користите своју најбољу просудбу.

Текуће одржавање

Сада када се организују ваши важни документи, организујте их. Сваки мјесец када плаћате рачуне, поднесите све нове документе у одговарајући дио вашег система архивирања. У исто време, потражите све документе које сте уклонили из система током месеца које би могле бити ван система архивирања. Поново их унесите. Најмање два пута годишње прегледајте документе у вашем систему архивирања да видите да ли се неки од њих могу очистити. Добар распоред који треба пратити је први у години и на крају сваке школске године.

Уз мало труда, можете жети дугорочне користи организовањем ваших важних папирних докумената.

Уредио Елизабетх МцГрори.