Како организовати састанак за све запослене

Да ли ваша компанија одржава састанке са свим рукама? Ако не, можда ћете желети да размислите о организовању таквог састанка. Наравно, никада не би требало да одржавате састанак само зато што желите да се нека ставка прегледа са ваше листе обавеза, па ево зашто, када и како организовати састанак са свим рукама.

Зашто бисте желели да одржите састанак свих руку?

Понекад морате да добијете информације целом особљу, а састанак са свим рукама је одлична прилика за то. Да, можете послати информације путем е-поште, али у зависности од информација, можда ћете открити да је испорука лично ефикаснији начин за комуникацију.

Поред тога, у зависности од тога колико је велика и распрострањена ваша компанија, састанак са свим рукама је добра прилика за изградњу тимова и омогућавање запосленима да се међусобно повезују. и омогућити запосленима да се међусобно повезују. Ако ваша фирма има неколико локација, запослени на локацији А може имати проблем који неко на локацији Б може ријешити, али ако не знају да та особа постоји, неће тражити помоћ.

Коначно, састанак са свим рукама омогућава вашим запосленима да постављају питања у присуству својих колега. Ово вам ослобађа време, јер можете једном да поделите одговарајући одговор уместо да га понављате изнова и изнова за различите запослене.

Која су питања најбоље обухваћена на састанку свих руку?

Ове врсте питања се углавном боље комуницирају када се достављају на састанку са свим рукама, а не путем е-поште или траже од локалних менаџера да информишу своје особље.

• Представљање новог високог руководства. Ако имате новог предсједника или извршног директора, желите да се представи цијелом особљу. Велика је разлика за људе да знају лице иза имена и промена политике.
• Нови циљеви компаније. Када ваш виши тим жели да подели циљеве компаније са особљем, имати свима у истој соби је одлична идеја. Омогућава људима да постављају питања, тако да разумију логику и разлоге који стоје иза циљева.
• Када постоји значајна промена. То може бити набавка нове компаније, дезинвестирање, реорганизација или било шта што се дотиче свих подручја компаније. Опет, циљеви су отворена и искрена комуникација.

То, наравно, нису једини разлози да сазовете састанак са свим рукама, али се побрините да је састанак са свим рукама најбољи начин да доставите информације прије него што се потрудите да организирате састанак са свим рукама.

Како организовати састанак свих руку

Први корак, као што је горе наведено, има корисну сврху за састанак са свим рукама. Када имате сврху, можете планирати и одржати састанак.

Прво, размислите о логистици. Можда ћете наћи да је забавно одабрати и позвати говорнике, припремити документе и планирати вријеме умрежавања, али ако не успијете на логистичкој страни, ваш састанак са свим рукама неће радити. Морате да се бавите овим питањима за успешан састанак са свим рукама.

• Локација. Ако је ваш посао мали и можете се уклопити око конференцијског стола, онда је овај проблем ријешен. Ако је ваша компанија велика - чак и ако сви радите у истој згради, вероватно ћете морати да изнајмите аудиторијум или конференцијски центар за ваш састанак. Побрините се да имате мјеста за свакога.
• Травел. Да ли ће људи морати да путују на велике удаљености да би дошли на ваш састанак са свим рукама? Ако људи треба да возе из даљине, побрините се да почнете састанак довољно дуго да ваше особље не мора да напусти кућу у 4:00 ујутро да дође на састанак. Запамтите, напуштање дома раније је тешкоћа за многе.

• Практичност. Састанак лицем у лице са свим рукама може бити најбољи начин за увођење новог извршног директора. Али, ако то укључује летеће људе са више локација, и стављање у хотеле, док су ваше канцеларије на овим локацијама затворене више дана, то вероватно није најбоља идеја. Уместо тога, размислите о видео конференцијама. Немојте дозволити људима да гледају видео конференцију са својих столова, али замолите их да се споје по локацији како би имали прилику да тимски тим гледа увод.

• Храна. Ако је ово кратки једносатни састанак с представником ЦЕО-а, требат ће вам само локација. Ако се ради о једнодневној конференцији која укључује више говорника и радионица, морате организирати храну за ручак и паузе.

Ко треба да присуствује састанку свих руку?

Када се ова логистика сортира, само требате уредити звучнике. Желите да имате промене у целој компанији које је увео ЦЕО / Власник / Председник. Начелници одјела могу објаснити питања која су релевантна за њихове одјеле, али објашњења о иницијативама на нивоу цијеле компаније морају доћи од врха.

Наравно, промена у политици људских ресурса може доћи од стране главног службеника за људске ресурсе, а промена у маркетингу може доћи од директора маркетинга, али општи план, укључујући циљеве, стратегију и визију, мора доћи од врха.

Уверите се да су сви запослени укључени - или није састанак са свим рукама. Ако су информације релевантне само за менаџере, зашто онда доводите поједине доприноситеље на састанак? Ако промене утичу само на ИТ, зашто рачуноводство узима време да присуствује овом састанку?

Шта се мора догодити на састанку свих руку?

Све информације које дате на састанку са свим рукама морају бити релевантне, правовремене, критичне и (надамо се) занимљиве. Наравно, увођење начина на који ће се ваша компанија придржавати нових владиних прописа мало је вероватно да ће резултирати навијањем публике. Али запамтите, већа је вероватноћа да ћете ангажовати људе ако представите информације на занимљив начин.

Поред говорника и радионица (ако је примјењиво), осигурајте да имате времена за умрежавање. Умрежавање се често сматра нечим што ви радите да бисте пронашли нове послове, али можете користити и интерно умрежавање. Желите да се ваше особље познаје. Наведите ознаке имена (ако обично не носите значке) које приказују имена и наслове и локације.

Општи циљ састанка са свим рукама је да се запосленици компаније повежу заједно. Желиш да људи напусте осећај да је састанак вредан њиховог времена. Ако не можете да добијете добар осећај, прескочите састанак са свим рукама и пошаљите нам е-поруку са информацијама.