Колико дуго ХР мора да чува датотеке запослених

Једна од великих ствари у вези са људским ресурсима је да имамо тоне папирологије. Тона и тона и тона. Додуше, данас је много тога електронско, али принцип остаје. ХР води евиденцију. И морамо да водимо те записе, али колико дуго?

Ево основних смјерница за вођење евиденције о људским ресурсима. Запамтите, међутим, да се државни закони могу разликовати од ових смјерница. Ако се државни закони и савезни закони сукобљавају, увијек водите евиденцију на основу било којег дужег захтјева. Боље је задржати нешто предуго него довољно дуго.

Хиринг Рецордс

Потребно је да сачувате све те биографије, напомене за интервјуе, апликације и огласе за посао, па чак и евиденцију ваших претраживања кроз ваш систем за праћење подносиоца захтева за годину дана након доношења одлуке о понуди за посао. Дакле, ако интервјуишете апликанта, а цијели процес траје три мјесеца, то није све док се не донесе коначна одлука о запошљавању да сат почне да откуцава.

Зашто то мораш да урадиш? Ако неко икада доводи у питање вашу одлуку о запошљавању, мораћете да покажете да нисте нелегално дискриминисали ни на који начин, у облику или форми. Закони попут Закона о Американцима са инвалидитетом, Глава ВИИ и многи други захтијевају од вас да покажете да сте у складу. Одржавање ових записа вам помаже да то урадите.

Друг Тест Рецордс

Ако вам је потребан тест дроге за пре запошљавања, то је дио евиденције о запошљавању, а копију резултата треба чувати једну годину. Ако вршите додатно тестирање на дрогу, било због инцидента на послу или као дио случајне провјере, такву евиденцију требате чувати и годину дана. Међутим, ако сте подложни прописима Одељења за транспорт, онда је минимални временски оквир за евиденцију тестова на дрогу пет година.

Паиролл / Тимецардс, итд.

Закон налаже да ове евиденције чувате три године, али недавне тужбе значе да би било паметније да их задржите дуже. Желите да водите евиденцију о томе колико је сваки запосленик плаћен, и колико су сати радили за цео радни стаж у вашој компанији. Водите евиденцију најмање пет година након што запослени оде, без обзира на разлог.

За изузете раднике, наравно, не морате да водите евиденцију времена, јер је њихова плата иста без обзира на број одрађених сати. Међутим, ако сте икада погрешно класификовали запосленог као ослобођеног када је требало да буде изузета, те евиденције о радним сатима могу вас водити за плаћање прековременог рада. Побрините се да укључите како је компанија израчунавала плату. На пример, треба да пратите да ли је то била директна зарада, зарада плус провизија, прековремени рад, комадна или плата по сату.

Ово морате учинити не само за питања плата и пореза, већ се и многе друге одлуке ослањају на број одрађених сати. На пример, подобност за ФМЛА зависи од броја радних сати у години. Ако имате запосленог на пола радног времена, можда бисте требали размислити о томе да затражите снимање времена како бисте утврдили подобност ФМЛА. Такође морате бити у стању да докажете да сте плаћали своје раднике за сва радна времена.

Образац И-9

Одржавајте образац за запослене И-9, који се чува одвојено од ваших кадровских евиденција, три године након што запослите запосленог и годину дана након престанка радног односа, шта год буде касније.

Информације о здравственим / пензијским накнадама

Морате водити евиденцију о својим плановима за све ваше бенефиције за најмање шест година. Судови су сматрали да ако вас радник тужи, рекавши да он или она заслужује вишу пензију, на пример, послодавчева је одговорност да докаже да не дугују више, а не одговорност запосленог да докаже да то чини. Сачувајте све описе сажетих планова.

Ако имате бивше запослене који испуњавају услове за ЦОБРА, проширујући њихове здравствене бенефиције, те евиденције требате чувати и шест година само да би били сигурни. Закон не одређује задржавање, али пошто се то може применити у складу са Законом о пензијском осигурању запослених (ЕРИСА), овај закон захтева задржавање на шест година. Да будемо сигурни, не бацајте те плоче.

ФМЛА Рецордс

Када запослени затражи ФМЛА, морате задржати тај папирнати траг, чак и ако ускратите оставку на три године. Побрините се да пратите одсуство сваког запосленог - када је почело и колико времена се користи. Ако запослени има повремену ФМЛА, пазите да пратите свако одсуство и документујете број сати које сте користили. Датуми и број сати морају бити документовани. Запамтите, повремени допуст се може користити неколико сати дневно, или неколико дана у недељи. Све то документујте и чувајте те записе.

Запамтите, ово није свеобухватна листа и односи се само на савезне статуте. Можда ћете бити подложни додатним законима о задржавању евиденције ако, на пример, сте савезни извођач или ваша држава има различите стандарде. Када сте у недоумици, немојте га бацати.

Можете приступити додатним ресурсима о вођењу евиденције и обавезном извјештавању у Друштву за управљање људским ресурсима (СХРМ).

Дисцлаимер: Имајте на уму да достављене информације, иако су ауторитативне, нису гарантоване за тачност и законитост. Сајт чита светска публика, а закони и прописи о запошљавању варирају од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас да потражите правну помоћ, или помоћ од државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе као смернице, идеје и помоћ.