10 Безвременске технике управљања временом

Свако има истих 24 сата на дан, али неки људи изгледају много продуктивније у односу на друге. Ако се не осјећате продуктивно, уобичајено рјешење које вам падне на памет је да морате боље управљати својим временом. Међутим, не можете заиста "управљати" временом, јер постоји 24 сата дневно, 60 минута у сату, 60 секунди у минути, а то се никада не мијења.

Међутим, можете да контролишете где и како трошите своје време и да предузмете мере да смањите или елиминишете расипнике времена. У ствари, управљање временом је заправо само управљање собом.

Следи десет безвремених начина да сваки дан преузмете контролу над својим распоредом како бисте максимално искористили време које имате на располагању.

1) Успоставити приоритетне циљеве

Без циљева, можда ћете открити да сте склони ловити за оним што вам се чини најхитнијим или вас гледа у лице. Тешко је не ометати се сјајним предметима. Да бисте то спречили, одредите своје истинске приоритете у животу и крените према њима постављајући годишње, месечне, недељне и дневне циљеве или жељене резултате. Поредајте сваки од њих користећи следећи систем:

• Важност: (А = висока, Б = средња, Ц = ниска)
• Хитност: (1 = висока, 2 = средња, 3 = ниска)

Увек радите на најхитнијим и најважнијим циљевима и задацима (А1), а затим идите доле на своју листу.

2) Пратите правило 80/20

"Правило 80/20", познато и као Паретов принцип, каже да 80% ваших резултата долази од 20% ваших акција. То је начин да погледате време коришћења, одредите приоритете изабраних задатака у односу на најважније циљеве. Да ли се фокусирате на 20% активности које производе 80% жељених резултата?

3) Научите рећи Не

Када други постављају захтјеве од вас, ови задаци могу бити важни за њих, али су у сукобу с најважнијим циљевима. Поготово када је то нешто што желите да урадите, али једноставно немате времена за то, може бити веома тешко рећи не.

Иако је сјајно бити тимски играч, важно је да знате када и како да будете упорни и пустите особу да зна да не можете да обрадите њихов захтев у овом тренутку. Ако се слажете да преузмете задатак, договорите рок који ће им помоћи да остваре своје циљеве без жртвовања сопствених циљева.

4) Прекорачење одуговлачења помоћу “4Д” система

• Избриши то: Које су последице неиспуњавања задатка? Размотрите правило 80/20; можда то уопште није потребно урадити.
• Делегирање: Ако је задатак важан, запитајте се да ли је то заиста нешто за шта сте одговорни. Може ли се задатак дати неком другом? Погледајте “10 ствари које менаџер никада не би требао делегирати”.
• Урадите то сада: Одлагање важног задатка који треба да се уради само ствара осећај анксиозности и стреса. Урадите то што је могуће раније.

• Дефер: Ако је задатак онај који не може бити завршен брзо и није приоритет, једноставно га одложите.

5) Једите жабу

Из књиге Бриан Трацеи, Једите ту жабу, "Ако прва ствар коју сваког јутра радите је да једете живу жабу, можете проћи кроз дан са задовољством знајући да је то вероватно најгора ствар која ће вам се догодити цео дан."

Свакодневно су ваше жабе задаци који ће имати највећи утицај на постизање ваших циљева и задатке које ћете највјероватније одуговлачити.

6) Смањите број састанака

Лоше одржани састанци су расипници времена, умножени бројем људи на састанку. Погледајте “Како водити састанак тима”.

7) Стаклена посуда: стијене, шљунак, пијесак и вода

Категоризирајте своје задатке на овај начин, а затим се прво позабавите "стенама". Ако наставите да се бавите малим стварима (песком, шљунком и водом), а не важним стратешким предметима, стенама, онда ће се ваша посуда брзо попунити без места за још камења.

8) Елиминишите електронске губитке времена

Свако има одређене сметње које их прекидају и одузимају им време од посла. Је ли ваш Фацебоок? Твиттер? Провера е-поште? Континуирано слање порука са пријатељима и породицом? Престаните да их проверавате тако често тако што ћете поделити ове врсте задатака. Подесите време, а затим проверите и обрадите све одједном. Дајте себи 30 минута и онда се вратите на задатак. Скупите их и направите паузу једном или два пута дневно да бисте одговорили.

9) Организујте се

Да бисте ефикасно управљали својим временом и били продуктивни сваки дан, морате створити праву околину. Уклањањем бескорисних сметњи, поставите ефикасан систем архивирања, имате место у близини за све радне ставке које су вам потребне често и користите алате за управљање радним током који ће вам помоћи да створите продуктивно окружење.

10) Пазите на своје здравље

Добар ноћни сан, здрава исхрана и вежбање пружиће вам енергију, фокус и издржљивост потребну за максимално искоришћавање вашег дана. Може се чинити да је посао важнији и да ћете касније моћи надокнадити спавање, храну и вјежбе. Међутим, ако изгубите здравље, не можете радити, или чинити много тога за ту ствар, зато не штедите на томе да се бринете о себи.