Попис вјештина и примјери управљања временом

Шта су вјештине управљања временом и зашто су оне важне за послодавце? Управљање временом значи ефикасан рад, а послодавци у свакој индустрији траже особље које може оптимално искористити вријеме које им је на располагању. Уштеда времена штеди новац организације и повећава приходе.

Запослени који добро управљају својим временом су продуктивнији, ефикаснији и вјероватније испуњавају рокове. Они се фокусирају на најважније и временски осјетљиве задатке и ограничавају количину времена које се троши на не-битне дужности.

Ефективно управљање временом захтијева од особља да анализира своје радно оптерећење, одреди приоритете и одржава фокус на продуктивне напоре. Запослени који су одлични менаџери у времену могу да елиминишу ометања и добију подршку од колега како би помогли да остваре своје циљеве.

Током интервјуа за посао

Вештине управљања временом, као и остале меке вештине, су тражене. Анкетари ће постављати питања како би процијенили вашу способност да управљате својим временом и временом вашег тима ако сте у надзорној улози.

Прегледајте ова питања за интервју за управљање временом пре интервјуа за посао, тако да сте спремни да одговорите конкретним примерима како ефикасно управљате својим радним оптерећењем.

Топ Скиллс

Приоритизинг

Обично је немогуће направити сваки који вам је потребан и желите да одрадите све одједном, али ако добро одредите приоритете, требали бисте бити у стању да извршите најважније задатке у редоследу који има смисла. Када додјељујете приоритет, размислите о факторима као што је сваки задатак потребно урадити, колико дуго може потрајати, колико је то важно за друге у организацији, шта би се могло догодити ако се задатак не изврши, и да ли се неки задатак може прекинути потребу да се сачека неко други.

Заказивање

Заказивање је важно, и то не само зато што се неки задаци морају обавити у одређено време. Распоред утиче на ваш дан, вашу недељу, месец, као и на друге људе, њихове пројекте и њихове краткорочне и дугорочне планове за пројекте и задатке. Већина људи такође има одређено доба дана када су све више и мање енергични и постају продуктивнији када се распореде у складу са тим. Распореди могу бити добар начин да се избјегне и одуговлачење.

Чување листе обавеза

То-до листе (исправно приоритетне и интегрисане са вашим распоредом) су одличан начин да се избегне заборављање на нешто важно. Они су такође одличан начин да се избегне читав дан размишљајући о свему што треба да урадите. Сећање на задатке захтева енергију, а размишљање о свему што треба да радите целу недељу може бити исцрпљујуће и неодољиво. Поделите све потребне задатке на листу за сваки дан, и више нећете морати да бринете о њима. Само погледајте данашњи списак.

Одмарати се

Одмарање, иако изгледа контрадикторно, важна је вјештина управљања временом. Иако рад на дужим сатима или прескакање паузе може понекад побољшати продуктивност у кратком року, ваша исцрпљеност касније ће осигурати да ваша просјечна продуктивност заиста опадне. Осим за ретке ванредне ситуације, важно је да се одупремо искушењу да прекомерно радите. Укључите неопходне паузе и разумно време престанка у свом распореду.

Делегација

У зависности од типа посла који радите, можда ћете моћи да делегирате неке задатке. Знајући шта да делегирам и када је вештина. Неки људи се опиру делегирању, било зато што желе да задрже контролу или зато што желе да уштеде новац не ангажујући помоћнике. Оба приступа у коначници штете продуктивности и повећавају трошкове.

Запамтите, међутим, да ако марљиво практикујете управљање временом и још увек не можете да урадите све, можда покушавате да урадите превише. Боље је успети у неколико задатака него покушати и онда пропасти на многим.

Примери на радном месту

А - Е

• Прилагодити планове променљивим околностима
• Додељивање времена за одређене задатке
• Анализирање процеса и одабир најједноставнијег начина за извршење задатка
• Тражење помоћи када су преплављени захтјевима
• Асертивност да се каже не неадекватним захтевима који одвлаче пажњу од централних дужности
• Напад на сложеније задатке када имате највише енергије и најоштрије концентрације
• Ревизија времена утрошеног времена
• Избегавање прекомерног разговора са сарадницима
• Избегавање одуговлачења; делују уместо да брину
• Разбијање ширих циљева на мање делове и фокусирање на корак по корак

• Разлагање пројеката у делове којима се може управљати
• Креирање дневних, недељних и месечних листа за обављање
• Креирање распореда
• Делегирање рутинских задатака на особље нижег нивоа
• Добро јести за одржавање енергије
• Елиминисање губитака времена
• Вежбање и учествовање у другим активностима за смањење стреса током слободног времена како би се максимизирала енергија када је на послу

Ф - З

• Олакшавање ефикасних састанака; придржавање временских оквира за састанке
• Груписање сличних задатака заједно како би се ограничило вријеме пријелаза
• Одржавање организованог радног простора
• Мултитаскинг; глатко пребацивање из једног задатка у други
• Отвореност за ефикасније начине рада
• Организовање дигиталних датотека ради лакшег проналажења
• Планирајте дан пре или ујутру
• Давање приоритета захтевима и захтевима
• Давање приоритета листи пројеката и фокусирање на задатке веће вредности са непосредним роковима

• Тачност
• Стављање мобитела на страну како би се елиминисало ометање личних порука, осим ако је то потребно за рад
• Преглед перформанси и елиминисање одступања од приоритета
• Постављање дневних, недељних и месечних циљева
• Постављање реалних стандарда за квалитет и избјегавање перфекционизма
• Постављање одређеног времена за одговарање на е-пошту
• Узимајући кратке паузе да обновимо енергију
• Додиривање сваког папира или читање сваке е-поруке само једном, кад год је то могуће