10 ствари које сваки нови менаџер програма треба да зна

Управљање програмом је користан и добро плаћен избор каријере, али може бити и изазовна. Ако сте управо добили свој први посао за управљање програмом, или желите знати да ли бисте требали направити скок на каријеру за управљање програмом, важно је разумјети што каријера подразумијева. Размотрите ових 10 ствари од којих би сваки нови менаџер програма требао бити свјестан прије покретања улоге програма за управљање.

Управљање програмима није исто што и управљање пројектима

Управљање пројектом се односи на планирање рада, организовање задатака и ресурса, контролу процеса и остваривање специфичног циља. Без обзира да ли отварање нове канцеларије, покретање нове апликације или изградња олимпијског стадиона, пројекти имају дефинисан почетак, средину и завршавају се јасним циљевима.

Управљање програмом је различито и генерално много шире. Програмски менаџер може надгледати више пројеката одједном, од којих сваки може имати властити пројектни тим и водитеља пројекта. Сви ти пројекти заједно могу бити дио већег програма осмишљеног да испоручи нешто вриједно за организацију током времена.

Очекујте несигурност

Програми су сами по себи неизвесни. Иако можда знате шта је велика слика, то је само изјава о визији када почнете. Тачан пут како доћи тамо и који пројекти ће бити потребни током дужег временског периода је нешто што морате радити док идете.

Почећете са детаљним планирањем онога што знате и изградити слику о томе како да се обратите остатку док се приближавате. Постепено продужите хоризонт планирања и испоруке док не будете могли даље.

Блокирајте време у редовним интервалима да бисте испланирали следеће кораке. Такође, можете искористити ову прилику да бисте били сигурни да сте још увек на правом путу да пружите пословну вредност.

Пази на Бурноут

Док се пројекат може завршити за годину дана, програми се могу протегнути - наизглед на неодређено вријеме.

Менаџери програма морају да заштите своје тимове од изгарања. Не можете бескрајно радити на највишој брзини, како бисте осигурали да чланови особља добију адекватан застој. Ово треба да обухвати периоде тишег времена на послу са мање резултата и довољно времена за одмор.

Управљајте боловањем, пажљиво пратите извештаје о прековременом раду и будите опрезни на чињеницу да је благостање вашег тима најважније ако желите да смањите исцрпљивање и задржите своје талентоване људе за живот програма.

Морате управљати темпом

Када испоручујете програм који има датум завршетка, морате управљати темпом посла.Тешко је одржати замах током више година, тако да је ваша улога менаџера програма да манипулише приоритетима и пројектима, тако да се редовно достављају мерљиви резултати.

Помешајте брзе победе и сталан напредак ка већим циљевима. Ово помаже тиму да види да се крећете напријед и осигурава да постоје неке краткотрајније приче о успјеху које ће дијелити како би мотивација била висока. Коначно, помаже инвеститорима и извршним менаџерима да виде напредак.

Тренирајте свој тим за успех

Програми често доносе нешто ново, јединствено или трансформативно за организацију. Један од изазова рада на тим врстама иницијатива је да вероватно не поседујете вештине у кући да бисте могли да обавите све потребне задатке и пројекте.

То је у реду и може се очекивати. Ваш посао као новог менадзера програма је да обезбедите да можете да се упустите, да се поново школујете и развијете људе које имате, тако да заједно можете одговорити на све потребе за ресурсима.

Можда постоје нека подручја у којима вам је потребан само одређени ресурс у ограниченом периоду. На пример, нећете обучити једног од ваших радника како да возите виљушкар ако је то вештина која вам је потребна за само једну недељу. Међутим, ако трансформишете начин на који се управља вашим присуством на мрежи, вероватно би било корисно да поседујете вештине развоја веб-локације заједно са неким стручним знањем о друштвеним медијима или оптимизацији претраживача. То су вјештине на које ће се пословање дугорочно ослањати.

Доносите одлуке о томе који од ових елемената морате имати у тиму и који би требали бити екстернализовани, а затим осигурајте да ваш програм може пружити задатке обуке и регрутације који су потребни да би били спремни да управљају резултатима како сваки пројекат испоручује.

Управљање је сложеније

Ако сте дошли из позадине управљања пројектима, онда вас управљање неће изненадити. То је начин на који се организују и контролишу пројектне и програмске структуре како би се осигурало да се доношење одлука врши на прави начин и да су укључени прави људи. То је пресудно за осигурање да се рад напредује на начин који се уклапа са укупним пословним случајем, и помаже да људи буду одговорни.

Управљање је такође начин на који канцеларија за управљање пројектима и виши руководиоци могу да обезбеде да програм буде на путу да испоручи користи. Она такође пружа формалан пут до затварања пројеката или читавог програма ако се може показати да се те погодности више неће остваривати.

Управљање је сложеније у програмском окружењу него у пројектном окружењу. Пројектни одбори и управљачке групе обично имају чланство на извршном нивоу. Ово се може очекивати јер је крајњи резултат програма обично пословна трансформација.

Планирање је теже

Менаџери пројеката, који су укључени у програм, обично ће заједно саставити своје пројектне планове, а онда се тим за управљање програмом - под вашим руководством као менаџер програма - састаје и планови се интегрирају.

То је лакше рећи него учинити. Потребно је идентификовати зависности између пројеката и пројектних задатака. То вас присиљава да погледате захтјеве за ресурсима за цијели програм и да жонглирате активностима које одговарају расположивости кључних људи.

Када се успостави план интегрисаног програма, можете га пратити у Ганттовом дијаграму или другом софтверском алату. Како пројектни менаџери прате своје пројекте у реалном времену, морат ћете прилагодити програмски план, информирати све о промјенама и навести што то значи за њихове области рада.

Не морате да планирате сваку линију

Као програмски менаџер, ви се ослањате на ваше пројект менаџере да ураде детаљно планирање. Није практично нити пожељно да пратите програм са хиљадама задатака.

Потребан вам је поглед на пројекте на високом нивоу са довољно детаља да би вам показали да ли ће нешто имати утицај на програмски ниво.

Најлакши начин да то урадите је са наменским софтверским апликацијама. Покушај да управљате својим мултимилионским доларским програмом на основној прорачунској табели био би превише изазован.

Требате делегирати

Колико год да сте добри у делегирању, бити у улози управљача програма значи да морате бити још бољи у томе.

Добра вест је да треба да имате тим пројектних менаџера, а можда чак имате и посебну канцеларију за управљање програмом која ће подржати ваше трансформативне промене.

Много је посла да се уради на неком програму, а његово постављање како би се осигурало да се сви покретни делови крећу заједно у право време је огроман напор. Не можете то урадити сами и не бисте требали покушати. Одредите колико времена вам је потребно за покретање програма, а затим осигурајте да имате тим који вас подржава.

Ако немате никога у канцеларији за управљање програмом, замолите некога да буде ангажован у тиму за управљање програмом. Има их доста за то. На пример, неко у улози координатора пројекта би био савршено постављен да испоручи потребну координацију на нивоу програма, ослобађајући вас да се укључите у стратешке задатке.

Не плашите се сукоба

Постоји много низова програма. Од пројеката са тешким актерима до наизглед недостижних рокова, сваки дан ће вам пружити могућности за конфликт. Пазите на ствари које ометају перформансе пројекта и будите спремни да уђете у ситуацију када је то потребно да бисте се суочили са конфликтном ситуацијом пре него што почне.