Емаил Греетингс Тхат Гет Реад

Према БусинессИнсидер.цом, просечни запослени издваја око 25% свог дана да прође кроз стотине е-порука. Док неким људима је потребна основна етикета, други праве грешке само зато што су преплављени обимом комуникације.

Током тражења посла, вероватно ћете слати много, много е-порука, укључујући и пропратна писма, захвалнице и поруке везаним за тражење посла.

Узмите си времена да избегнете неугодне грешке, као што је погрешно прављење нечијег имена, и пазите да напишете белешке које добијају одговор.

Почните са професионалним поздравом

Тежите јасности у вашој теми. Изаберите нешто директно које идентификује сврху е-поште, као што је "промењено време састанка" или "брзо питање о вашем предлогу".

Избегавајте да креснете шаргарепу са задиркивачицом као што је "Морам да вас обавестим …" која покушава да привуче читање у отворену е-пошту да би дошла до ваше намере. Људи често одлучују да ли ће отворити е-пошту на основу линије предмета, па изаберите ону која јасно наводи вашу сврху.

Користите професионални поздрав. Укључите одговарајући поздрав за околности и примаоца. Одређена поздрава раде у е-поруци, али се не користе у редовном писму, док неке поздраве раде за обоје.

Изаберите поздрав на основу тога колико добро познајете особу којој пишете и врсту поруке коју шаљете. На пример, ако пишете некоме кога познајете, "Хи Јим" је прикладно. "Драги Господине, госпођице Смит", било би прикладно када бисте се пријавили за посао или написали пословно писмо.

Избегавајте отварање е-маила са "хеј" који звучи веома неформално и углавном се не користи на радном месту. Такодје стидите се од "Хи фолкс" или "Хи гуис", цак и ако је природа вашег емаил-а опустена.

Примери поздрава

• Поштовани Име Презиме (ово функционише добро ако не знате пол особе којој пишете)
• Поштовани Име (када шаљете некога кога знате)
• Хи Име (Када шаљете некога кога знате)
• Поштовани г. Презиме
• Поштовани г. Име и презиме
• Драги Др. Ласт наме
• Да кога занима
• Поштовани менаџер за људске ресурсе
• Драги менаџер за запошљавање

Користите одговарајућу интерпункцију након поздрава. За више формалних е-порука, користите полу-зарез након имена. За особе које познајете или повремену кореспонденцију, користите зарез након назива поздрављања.

Избегавајте уобичајене грешке

Када пишете е-пошту, следеће грешке се дешавају понекад када људи журе да брзо скину поруку. Узмите си времена да прегледате поруку и извршите следеће кораке.

• Додајте последњу адресу е-поште.Ако немате могућност да откажете е-пошту, додајте адресу последњу ако желите да имате брзи прст. Унесите име примаоца само када сте сигурни да је ваша е-пошта спремна за покретање.
• Избегавајте стару грешку "одговори све".Пратите прст прстена када притиснете "Одговори свима". Размотрите да ли сви на листи заиста морају да прочитају оно што имате да кажете. Такође, имајте на уму старије е-поруке у ланцу које можда не желите да неко види на листи Одговори свима.
• Полако на хумор. Хумор може бити тешко уочити у е-маилу, јер ваш тон неће нужно засијати. Без говора тела, израза лица или ритма, хумор може пасти равномјерно или чак ненамјерно увриједити читатеља. Играјте на сигурном и оставите га ван.

• Проофреад.Немојте направити грешку мислећи да ће људи опростити грешке у неформалним порукама или да ће се грешке толерисати ако куцате на телефону. Могуће је да ћете бити оштро осуђени због грешака у е-пошти, посебно ако су необуздане. Немојте се ослањати на проверу правописа који често може да изабере погрешну реч за вас. Прочитајте е-поруке као и сваки важан документ. Посебно увек проверите и проверите да ли сте исправно написали имена људи.
• Не користите емојисе или емотиконе. Е-маил поруке су почеле да личе на текстуалне поруке. Поруке на радном мјесту сада понекад укључују "палац-уп" емојисе или смилеи лица. Иако постају све чешћи, избегавајте емојисе и емотиконе у формалној кореспонденцији. Ако ваш поздрав е-поште садржи презиме особе, то је сигуран знак да бисте требали оставити емојисе и емотиконе.

• Запамтите да е-пошта траје вечно.Размислите двапут прије него што пошаљете е-маил нечему особном или повјерљивом, отпустите некога путем е-поште, омаловажите некога или одговорите са љутњом. Чак и избрисане поруке е-поште могу бити обновљене из сигурносних копија података.

Такве врсте интеракција би се могле боље урадити лично. Примените правило од 24 сата. Ако нисте сигурни да ли треба да пошаљете поруку, сачекајте до следећег дана да бисте одлучили. Још једно добро правило: не пишите ништа у поруци е-поште коју не бисте желели да јавно поделите, као што је, на пример, излагање или на друштвеним медијима.