Улоге и одговорности руководиоца састанка

Вођа састанка је запосленик који је одговоран за планирање, организовање, управљање детаљима и позивање учесника на састанак. Они су запослени који је задужен и одговоран за напредак самог састанка. Они предузимају акције пре, током и након састанка како би се осигурало да састанак постигне своје циљеве успешно.

Ко води састанак?

Вођа састанка је кључан за успешне састанке и тимове. Запослени који служи као вођа састанка је од кључне важности. На неким састанцима, вођа је шеф одељења, вођа тима или особа коју је поставило више руководство да води иницијативу. Ови запослени су изабрани за своју лидерску улогу због њиховог доживљавања вјештина као менаџера или лидера.

У другим случајевима, запослени се природно може појавити као лидер. Ови лидери су запосленици које остали запослени гледају и поштују. У другим случајевима, тим може одлучити да ротира водећу улогу међу свим члановима. Ово омогућава свим члановима тима да наставе да развијају своје вештине као вође састанака и да стварају успешне састанке, уопште.

Одговорности вође састанка

Слиједе кључне одговорности водитеља састанка.

• Одређује циљ, задатак или сврху која се мора постићи. Ово је често задатак или део описа посла лидера.
• Одлучује да ли је састанак најбољи могући метод за постизање циља или сврхе или постизање жељеног исхода. Одговорите на питање: да ли је потребан састанак?
• Одређује ко треба да помогне у планирању састанка.
• Са тимом или вођом, одлучује о дневном реду састанка. (На текућим састанцима, овај задатак се завршава на крају текућег састанка.)
• Одређује датум, време и локацију најчешће користећи заједнички организациони календар.

• Састаје се заједно са претходним радом као што су читање, финансијске информације, историја, повезани састанци тима и тако даље.
• Позива учеснике и расподељује задатке и предрадњу, омогућавајући што је могуће више времена како би учесници били спремни за састанак.
• Обезбеђује да састанак има записничара или записничара да документује поступак и све обавезе, акционе ставке или одлуке. Именује мериоца времена када је то потребно за уредно вођење састанка.
• Може користити ледоломац да загреје учеснике и створи окружење у којем учесници састанка могу комуницирати међусобно и размјењивати идеје и информације.

• Долази рано и води састанак држећи га на задатку, на правом путу, и укључује све судионике тако да сваки осјећа да је њихово присуство било битно на састанку. Тиме се осигурава њихово учешће на наредном састанку
• Зачините састанак компаније тако да се учесници не осјећају досадно и досадно. Било да се ради о ледоломцима, хумору или забавним примјерима, ниједан састанак не би требало завршити без смијеха.
• Обезбеђује додељивање и руковање следећим корацима и ставкама акције.
• Разматра састанак и планира дневни ред за сљедећи састанак.

• Пратите учеснике између састанака како бисте били сигурни да су ставке акције на правом путу и ​​да пруже помоћ и / или ресурсе ако волонтер има проблема.

Додатне улоге лидера

Вођа састанка преузима ове одговорности, али има и улоге везане за комуникацију, извјештавање и перформансе тима.

Сваки члан тима или састанак који је међусобно функционалан има обавезу да информише своје одељење или функцију о активностима и напретку састанка или текућег тима. Они такође имају одговорност да траже информације од сарадника који нису у тиму или на састанку. Не може сваки запослени присуствовати сваком састанку.

Лидер има додатну одговорност да укључи и информише више менаџере кроз ефикасну комуникацију и повратне информације. Изградња власништва од запослених изван тима или састанка, посебно вођа организација, осигурава да тим или састанак буду успјешни у развоју, имплементацији и интеграцији својих рјешења или идеја.

Ако учесник на састанку не делује ефикасно на састанку, вођа има одговорност да исправи понашање кроз ефикасне технике вођења састанка током састанка и ефективног тренирања ван састанка. Учесник састанка који монополизира састанак са својим или њеним мишљењима или критикује друге чланове за своје, мора се исправити прије него што појединачни саботира успјех састанка.

Ове акције су неопходне док учесници на састанку не достигну ниво удобности и зрелости који им омогућава да помогну лидеру тако што ће сами себе схватити док се неефикасни догађаји развијају и дисфункционални чланови прекидају напредак.

Ефикасан вођа састанка не гарантује да ће пројекат или тим бити успјешан, али он или она је кључни фактор који доприноси када пројекти, одјели, састанци или тимови успију.

Записници са састанака представљају ефективан допринос успешним састанцима када су записници на одговарајући начин написани и дистрибуирани на време.