Опсег, ризик и претпоставка у управљању пројектима

Област управљања пројектима, баш као и свака друга област експертизе, има јединствен речник испуњен акронимима и специјализованим терминима. Три основна термина и концепти које морате разумети укључују:

• Обим
• Ризик
• Претпоставке

Ово је преглед ових трију битних термина управљања пројектима и укључује линкове и приједлоге за додатно читање.

Обим

У управљању пројектима, опсег је скуп граница које дефинирају опсег пројекта. Обим описује шта треба да се достави купцу као резултат пројектне иницијативе.

Разумијевање опсега омогућава водитељу пројекта и пројектном тиму да схвате што се налази унутар или изван граница пројекта. Ако нешто није "у обиму", оно се не урачунава у планирање пројекта. Активности које спадају у границе изјаве о опсегу сматрају се “у обиму” и обрачунавају се у распореду и буџету. Ако активност пада изван граница, сматра се да је изван домашаја и није планирана.

Било да сте пројектни менаџер или део пројектног тима, желите да размотрите да ли је нешто у опсегу или ван опсега док се крећете напријед. На пример, замислите да је клијент од вас тражио да направите веб сајт. Док оцртавате опсег (или постављате границе) пројекта, означавате следеће ставке у опсегу:

• Дизајн сајта и графички дијаграм
• Успостављање пробног стола
• Кодирање одобреног жичаног оквира
• Развој графике за тему веб сајта
• Тестирање и отклањање грешака пре него што је сајт објављен

Током пројекта, клијент тражи од вас да укључите видео преглед компаније. Видео није наведен у оквиру пројекта и стога је изван опсега. Иако ћете можда бити задовољни да радите видео рад за додатну накнаду, то ће захтијевати ревизију опсега и процјену трошкова и времена за пројект.

У одсуству јасног и договореног документа о опсегу, питање видео снимка могло би постати спорно између вашег тима и представника клијента. Јасна изјава о опсегу вам је омогућила да ублажите ситуацију и да се бавите променом на уредан начин.

Како онда да одредите шта је у или изван опсега? Прво ћете желети да опишете све детаље пројекта који тренутно знате на основу разговора са клијентом или власником пројекта. Тада ћете желети да направите кључне претпоставке које ће покренути оно што се разматра у оквиру или изван досега.

Претпоставке

У неком тренутку у вашем животу вероватно вам је речено: "Никада не правите претпоставке." Међутим, претпоставке у управљању пројектима је свакодневна активност. Претпоставке вам помажу да дефинишете обим и ризике и фино подесите своје процене за време и трошкове. Наравно, неопходно је документовати и потврдити своје претпоставке.

Размотрите нешто једноставно, као што је креирање књиге. Рецимо да ваш пријатељ има идеју за књигу стола за кафу и замолио вас да управљате пројектом. Његов први захтев је за буџет да би могао да обезбеди средства. Док дефинишете опсег, јасно је да је ваш пријатељ несигуран у многе детаље, укључујући бројање страница, укључивање слике, стил покривања и тежину папира који ће се користити за странице.

Пошто ће сви ови фактори утицати на трошкове и сложеност производње, мораћете да направите претпоставке о спецификацијама и да потврдите те претпоставке као прихватљиве или неприхватљиве за вашег пријатеља. Након даљње расправе, ваш пријатељ вам каже да планира укључити 50 фотографија у књигу. Можете претпоставити на 50 слика или, претпостављајући да ће се тај број повећавати током времена, можете претпоставити да ће бити између 75-90 страница са сликама.

Видите како претпоставке директно утичу и на распоред. На пример, замислите да водите пројекат у парку који подразумева изградњу љуљашке. Приликом постављања вашег пројекта добијате буџет и додељујете члановима тима, од којих је један задужен за материјале. Када креирате свој распоред, питајте особу задужену за материјал када стигне цемент. Ова особа одговара да није сигуран када ће цемент стићи, али да вјерује да ће бити између 1. јуна и 10. јуна.

Док градите свој опсег и распоред, претпостављате да ће цемент стићи најкасније до 10. јуна. Овај примјер показује двије користи за стварање претпоставки.

Прва предност је да претпоставка о пријему цемента најкасније до 10. јуна омогућава планирање активности које се ослањају на долазак цемента. Друга корист је да се особи која је задужена за материјале обезбиједи рок за испоруку цемента, који онда може пренијети свом добављачу. Она је нехотице поставила кључни рок за напредак пројекта.

Израда претпоставки поставља мјерила која се често ревидирају тијеком пројекта како би се помогло пројектном тиму да остане у оквиру, на вријеме иу оквиру буџета. Али шта се дешава када су претпоставке погрешне? Овде се појављује ризик.

Ризик

Када изградите свој опсег и идентификујете претпоставке које стоје иза обима и процена, пожелећете да почнете да процењујете области ризика. Ризик је исти у управљању пројектима као у стварном свијету; то је опасност или шанса која може створити штету.

Сви пројекти садрже ризик и ако сте менаџер пројекта или власник пројекта, није само ваша одговорност да предвидите ризик, већ је и ваш посао да пренесете потенцијални утицај тих ризика на пројектни тим и да се припремите за ублажавање ризика.

Ризик долази у различитим степенима. Понекад ризик може само да значи да ће се пројекат одвијати мало другачије или да ће направити мали неочекивани заокрет. У неким случајевима, међутим, ризик може довести до катастрофалних резултата који ваш пројект претварају у главу.

Хајде да употребимо сценарио за игралиште из горе наведеног примера цемента. Један од ризика је да цемент не стиже до претпостављеног датума 10. јуна. Који су потенцијални ефекти овог ризика? Све активности које су уследиле након што је цемент изливен касне као резултат овог проблема.

Ризици могу бити и позитивни. Размотрите утицај на пројекат ако се цемент појави раније него што се очекивало. Иако се то чини као позитиван исход, још увијек ствара проблем за временски распоред и редослијед свих других корака у пројекту.

Руководиоци пројеката раде са својим пројектним тимовима како би осмислили и идентификовали потенцијалне ризике. Они предузимају процес корак даље и разматрају могућу озбиљност ризика и његову вероватноћу појаве. Штавише, они идентификују оне појединце који су најпогоднији за идентификацију када се ризик појављује и они развијају договорене планове за ублажавање ризика.

Многе фирме имају детаљне обрасце ризика које су развили током времена и из искуства са другим пројектима. Неке индустрије су саставиле профиле ризика који се користе као полазна тачка за анализу ризика. Многе индустрије практикују веома детаљну статистичку анализу за планирање ризика.